Caroline B.
Cheffe de marques
Un espace client pour organisme de formation
Convocations, conventions, attestations, supports de session : un espace client pour organisme de formation réunit derrière un accès personnel ce que vos stagiaires et leurs employeurs vous redemandent par mail. Nous le développons sur vos sessions et vos données réelles.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Les mêmes pièces, redemandées par vos stagiaires et par vos entreprises clientes
Une session de formation produit une pile d’écrits avant même d’avoir commencé. Convention, convocation, programme, règlement intérieur, feuille de présence, puis attestation et facture à la clôture. Ces pièces existent chez vous, datées et exactes. Elles ressortent une par une, en réponse à un message, et ressortent une deuxième fois le jour où quelqu’un ne les retrouve plus.
Votre activité ajoute un destinataire à chaque envoi. Chaque session vous met en face de deux interlocuteurs au minimum : le stagiaire qui suit la formation, et l’entreprise qui l’a inscrit et qui paie. Les deux réclament les mêmes documents, à des moments différents, pour des raisons différentes. La même convention part une fois au service formation, une fois à la comptabilité, parfois une troisième fois au salarié qui cherche son horaire.
Le volume suit votre calendrier, ce qui fait tomber la charge au pire moment. Une rentrée qui ouvre plusieurs groupes en même temps concentre tous ces messages sur une seule semaine, celle où vos équipes pédagogiques démarrent les sessions. Les demandes administratives passent alors derrière, et le stagiaire relance.
Ces envois ont pourtant une valeur qui dépasse le service rendu sur le moment. Chaque pièce transmise laisse une question ouverte derrière elle : le stagiaire l’a-t-il seulement ouverte, et quand. Y répondre suppose de rouvrir un fil, de chercher un accusé de réception, et de constater que la réponse n’existe nulle part.
Trois publics attendent une réponse de vous, et aucun ne cherche la même chose. Le stagiaire veut savoir où, quand et avec quoi. L’entreprise cliente veut savoir où en sont les personnes qu’elle a inscrites, et récupérer ses pièces sans vous solliciter. Le formateur indépendant, lui, veut déposer ses feuilles signées et ses supports au bon endroit. Un espace client sur-mesure les sert depuis le même socle, avec ce que chacun a le droit de voir.
Vous vous reconnaissez ?
Cinq situations qui décident un organisme de formation à ouvrir son espace client
Chacune des cinq se règle par un accès en libre-service plutôt que par une réponse individuelle.
Vos stagiaires réclament leur convocation la veille
Le message arrive le soir, hors de vos horaires, et personne ne peut y répondre avant le lendemain matin.
Vos entreprises clientes appellent pour un point d'avancement
Un responsable formation veut savoir qui est venu, qui a terminé, et où en est le dossier de son équipe.
Vos attestations repartent en pièce jointe des mois après
Un ancien stagiaire redemande la sienne, et il faut retrouver la session, le bon fichier et une adresse à jour.
Vos formateurs indépendants n'ont pas d'endroit où déposer leurs documents
Feuilles signées, supports mis à jour et évaluations circulent par messagerie, chacun avec sa version.
Au 1er octobre 2026, vos clients monteront eux-mêmes leur dossier de remboursement
L'entreprise qui vous réglera avant d'être remboursée par son OPCO viendra chercher sa facture et ses preuves de présence.
Ces demandes ont toutes le même point commun. La pièce réclamée est déjà éditée, parfois depuis des semaines : convocation, convention, feuille signée, attestation. Ce qui manque, c’est la porte par laquelle son destinataire irait la chercher seul, au moment où il en a besoin. Quand la production de ces pièces tient encore sur des tableurs de session, le chantier commence un cran plus tôt, du côté du logiciel de gestion pour organisme de formation, et l’espace vient s’y brancher ensuite.
NOS SERVICES
Un espace client pour organisme de formation, brique par brique
Chaque brique s'alimente de vos sessions, de vos inscriptions et de vos documents réels. Nous ouvrons celles dont votre activité a besoin et nous laissons les autres de côté.
Espace stagiaire
Le stagiaire retrouve sa convocation, son horaire, son lieu, son programme et le règlement intérieur dès son inscription confirmée.
Espace entreprise cliente
Le responsable formation consulte les inscriptions de son entreprise, les sessions à venir et la présence effective.
Documents contractuels
Devis, convention ou contrat de formation et factures se consultent sans passer par vos équipes.
Attestations et certificats
L'attestation de fin de formation et le certificat de réalisation se téléchargent à la clôture de la session.
Droits par profil
Chaque compte est rattaché à un rôle, qui détermine à la ligne près ce qu'il affiche.
Questionnaires en ligne
Le stagiaire remplit son positionnement à l'entrée et son questionnaire de fin de session directement dans l'espace.
Accessibilité et référent handicap
Chaque dossier de session rappelle les modalités d'accueil prévues et le contact de votre référent.
Supports pédagogiques
Vous déposez les supports par session et vous fixez la durée pendant laquelle ils restent consultables.
Espace formateur
Le formateur dépose ses feuilles signées, ses supports et ses comptes rendus, session par session.
Notifications de session
L'espace prévient avant le démarrage, relance sur un document manquant et signale la clôture du parcours.
Connexion à vos outils
L'espace reprend sessions et inscriptions depuis votre outil de gestion et renvoie vers votre plateforme pédagogique.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Par quel public commencer ?
Une première version sert un public avant les autres. Parlons de vos sessions et de votre portefeuille pour choisir lequel.
Trier vos sollicitations pour choisir les écrans de l'espace client
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Nous trions vos sollicitations récentes selon qui les envoie et ce qu'elles réclament. Nous en tirons les écrans à ouvrir, le périmètre de chaque profil et les documents à exposer session par session. Nous arbitrons avec vous ce qui reste hors de l'espace.
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Les trois parcours d'entrée passent d'abord par une maquette, mise entre les mains d'un stagiaire, d'un responsable formation d'une de vos entreprises clientes et de l'un de vos formateurs. Un blocage repéré sur la maquette se corrige avant qu'une ligne de code ne le fige.
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L'espace reprend les codes graphiques de votre organisme, dans la continuité de votre site et de vos supports de session. Nous traitons la lisibilité sur petit écran au même niveau que celle du poste de bureau, parce que la convocation et le plan d'accès se consultent en déplacement.
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Nous développons l'espace, puis nous le branchons sur votre outil de gestion pour que sessions, inscriptions et documents remontent sans double saisie. Nous ouvrons ensuite les accès par vagues, une entreprise cliente puis un groupe de stagiaires, avant d'étendre à tout votre portefeuille.
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Les connexions par profil et les écrans réellement consultés remontent chaque mois. Un document que personne n'ouvre signale un problème de place ou de libellé, et nous corrigeons ce point précis. Ce suivi mensuel, ainsi que les évolutions liées à votre offre ou à vos obligations d'information, s'organise dans le cadre d'un contrat de maintenance et d'évolution ; le forfait de développement de l'espace ne l'inclut pas.
Ce que les organismes de formation nous demandent avant d'ouvrir leur espace client
Les deux comptes ne servent pas la même chose. Sur Mon Compte Formation, le titulaire gère son financement et son dossier, pendant que vous gérez le vôtre depuis EDOF. Rien de tout cela ne lui donne son horaire de session, son support de cours ou son attestation. Vos stagiaires financés par leur employeur, par un OPCO ou sur leurs fonds propres n’y ont d’ailleurs aucun dossier. Votre portail couvre l’ensemble de vos inscrits, quelle que soit la porte par laquelle ils sont entrés.
.Vous tranchez cette question profil par profil, et elle mérite d’être posée tôt. La relation compte trois parties, vous, le salarié et son employeur, et deux d’entre elles sont responsables de traitement : vous pour la gestion pédagogique et administrative de la formation, l’entreprise cliente pour les données qu’elle vous transmet. Le partage courant ouvre au responsable formation la présence, l’avancement et les attestations de ses salariés, et garde les réponses individuelles aux questionnaires du côté de l’organisme. Nous écrivons cette règle une fois, et l’espace l’applique à chaque affichage.
.Un seul portail suffit. Chaque entreprise y possède son organisation, ses utilisateurs et ses salariés inscrits, cloisonnés des autres comptes. Nous prévoyons aussi le cas des groupes : une direction qui inscrit pour plusieurs filiales voit l’ensemble, chaque filiale voit son propre périmètre. Multiplier les portails multiplierait surtout les mises à jour à faire à chaque évolution de votre catalogue.
.Oui, avec un accès qui reste circonscrit à ses propres groupes. Il se ferme à la fin de son contrat, sans que vous ayez à réclamer la restitution de quoi que ce soit. Vous supprimez du même coup les envois de listes nominatives par messagerie.
.Oui, dès lors que votre catalogue et vos places disponibles sont à jour dans votre outil. Le responsable formation choisit une session, désigne les salariés concernés, et la demande arrive chez vous avec les informations utiles à son traitement. Vous validez, ou vous proposez une autre date. C’est le sujet de l’inscription en ligne pour organisme de formation, que nous développons dans le même projet quand votre catalogue est prêt à être exposé.
.Le premier travail est d’inventorier ce que le vôtre couvre déjà. Deux limites précises font basculer un organisme vers un développement propre. Le périmètre des utilisateurs d’abord : ces extranets sont conçus autour du stagiaire, pas autour de l’entreprise qui l’inscrit, et vous continuez donc à servir vos clients entreprises à la main. La structure des comptes ensuite : dès qu’un groupe inscrit pour plusieurs filiales, la hiérarchie manque et vous la tenez ailleurs. Si aucune des deux ne vous gêne, votre extranet actuel fait le travail.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Espace client pour organisme de formation : trois publics, un seul socle
Ce que votre entreprise cliente vient chercher dans l’espace
Le responsable formation d’une entreprise cliente ne consulte pas votre espace au même rythme que le stagiaire. Il y vient par à-coups, sur deux pics et un fond de veille entre les deux. Quand il inscrit ses équipes, il lui faut la convention et les convocations. Quand la session est close, sa comptabilité lui réclame la facture et les preuves de présence. Entre les deux, il veut surtout vérifier seul que personne n’a décroché.
Le second de ces deux moments changera de poids au 1er octobre 2026. À cette date, la bascule de régime de TVA côté OPCO réduira la subrogation à une exception. Deux cas continueront de la permettre : la demande expresse d’une entreprise de moins de cinquante salariés qui forme au titre de son plan de développement des compétences hors cofinancement, et les quelques OPCO qui ont obtenu le maintien de leur exonération. Partout ailleurs, votre client vous réglera d’abord, puis montera son dossier de remboursement avec des pièces qui sortent toutes de chez vous. Un portail où il les récupère à l’heure qui l’arrange lui évite d’attendre votre réponse pour boucler ce dossier.
L’information due au bénéficiaire, avant et pendant sa formation
Le référentiel national qualité, celui qui porte votre certification Qualiopi, distingue deux moments d’information. L’indicateur 1 porte sur ce que vous diffusez au public avant toute contractualisation : prérequis, objectifs, durée, modalités et délais d’accès, tarifs, contacts, méthodes mobilisées et modalités d’évaluation, accessibilité aux personnes handicapées. L’indicateur 9 porte sur ce que vous transmettez ensuite au bénéficiaire, sur les conditions de déroulement de sa prestation.
Ces deux temps se traitent à deux endroits. Le premier vit sur vos fiches de formation publiques, ouvertes à tous, indexées par les moteurs. Le second vit dans l’espace, une fois le stagiaire identifié : sa session, son horaire, son lieu, son formateur, le règlement intérieur, les modalités d’accueil et le contact de votre référent handicap. Un portail qui horodate chaque dépôt et chaque ouverture vous évite de reconstituer ces envois plusieurs mois plus tard.
Repérer un parcours qui décroche avant la fin de la session
L’indicateur 12 du référentiel attend des mesures qui favorisent l’engagement et préviennent les ruptures de parcours. Sur une journée en présentiel, la question reste simple. Sur un parcours long qui alterne distanciel et regroupements, elle devient un vrai sujet de suivi.
Le portail donne les signaux en amont de l’abandon. Un stagiaire qui n’a jamais ouvert son support, qui a laissé son questionnaire de positionnement de côté, qui a manqué deux regroupements d’affilée : chacun de ces faits existe déjà dans vos données, dispersé entre plusieurs sources. Regroupés sur une même vue, ils déclenchent une relance ciblée, par le formateur ou par votre équipe pédagogique, pendant que la situation se rattrape encore. Ce suivi garde en même temps la trace de ce que vous avez tenté.
Qui peut encore consulter un document, et jusqu’à quand
Un portail de centre de formation stocke des données de personnes : identité, parcours professionnel, présence, résultats d’évaluation, historiques de connexion. Le RGPD demande de les conserver le temps de la finalité qui les justifie, et pas au-delà. Votre certification, vos financeurs et votre comptabilité fixent chacun leur propre horizon, et ces horizons ne coïncident jamais exactement.
La durée se décide donc document par document. Une attestation de fin de formation reste utile à son titulaire des années après la session, un questionnaire de satisfaction nominatif beaucoup moins longtemps. Chaque type de document reçoit donc sa propre règle, que vos équipes ajustent depuis l’administration sans repasser par nous : effacement, sortie vers votre archivage, ou maintien en consultation pour la seule personne concernée. Le compte d’un ancien stagiaire peut ainsi ne garder que ses attestations, une fois le reste purgé.
Ce qui protège les données une fois qu’elles circulent dans le portail
Un portail qui manipule identité, présence, résultats d’évaluation et modalités d’accueil pour les personnes en situation de handicap appelle des garanties aussi concrètes que celles nommées plus haut sur la conservation. Chaque connexion passe par un canal chiffré, chaque dépôt et chaque consultation de document sont journalisés et datés, et les droits par profil déjà décrits limitent ce qu’un compte peut atteindre avant même la question d’un incident. Ce que ces garanties recouvrent précisément pour votre organisme, hébergement, sauvegardes, marche à suivre si un accès est compromis, se cadre avec vous en amont du développement, au regard de vos propres exigences de certification et de celles de vos financeurs.
Où s’arrête l’espace client, où commence la plateforme pédagogique
Les deux outils cohabitent dès qu’une partie de votre offre passe en distanciel, et la frontière se trace sans ambiguïté. Le LMS porte le contenu : modules, quiz, progression à l’intérieur du cours. L’espace porte le reste de la relation : inscription, documents, présence, facturation, échanges avec l’entreprise cliente.
Le point à traiter est le passage de l’un à l’autre. Un stagiaire qui saisit deux mots de passe pour une seule formation en oubliera un. Nous ouvrons donc le module depuis l’espace, avec une authentification unique, et nous rapatrions les indicateurs qui vous servent : temps passé, module terminé, score obtenu. Le LMS garde son rôle, l’espace redevient le point d’entrée. C’est la répartition que nous appliquons sur tout portail client qui doit cohabiter avec un outil spécialisé : l’espace tient la relation, l’outil garde sa spécialité.
Vos données de stagiaires restent les vôtres
Vous êtes propriétaire du portail développé pour vous, sources comprises, et des données qui y circulent. Vos fichiers d’inscrits en ressortent au format que vous demandez, à tout moment, sans démarche à engager auprès de nous.
Vos historiques de sessions, vos inscrits et vos résultats d’évaluation nourrissent vos indicateurs de résultats et vos dossiers de financement. Ces données valent donc bien au-delà du portail qui les affiche. Les tenir dans un outil que vous louez revient à accepter que le prix et le périmètre de cet outil se décident ailleurs que chez vous. En les gardant, vous choisissez vous-même le moment où le portail évolue.
