Un portail collaborateurs

Les quatre chantiers de ce type de projet

Sous un même mot se rangent quatre projets qui n’ont ni le même commanditaire ni la même difficulté. Une entreprise en ouvre un, puis les suivants une fois le premier en service.

• La conception du portail : recenser les demandes que vos gestionnaires reçoivent, arrêter les modules de la première version et l’ordre d’ouverture des populations. Cette dernière décision pèse souvent plus lourd que le choix des modules eux-mêmes, une fois posée face à des populations qui n’ont pas toutes le même accès à un écran. Le déroulé de ce cadrage occupe notre page sur la conception d’un espace salariés.
• Le regroupement des accès, quand la gêne vient du nombre d’applications ouvertes chaque matin plutôt que des démarches administratives. Le gain se mesure alors au nombre de connexions qu’un salarié effectue avant midi, pas au nombre d’applications qui restent ouvertes sur son poste. Nous lui consacrons une page sur la façon de centraliser les outils internes des équipes.
• Le volet social, quand le sujet démarre aux ressources humaines : bulletins, absences, justificatifs et attestations pour tout l’effectif, branchés sur la paie. Le point de départ est toujours l’inventaire précis de ce que votre logiciel de paie produit déjà, pour ne développer que ce qu’il ne produira jamais seul. Les contraintes propres à ces données, dont la durée pendant laquelle un bulletin reste consultable, sont détaillées dans notre extranet RH sur-mesure.
• Le volet documentaire, quand vos procédures, contrats et modèles se comptent en dizaines de milliers de pièces réparties dans des dossiers partagés. La difficulté vient rarement du volume de pièces : elle vient de l’absence d’un endroit unique qui dise laquelle des dix versions d’un même modèle fait foi. Le plan de classement, les circuits de validation et les durées de conservation deviennent le cœur du projet : c’est l’objet de notre portail de gestion documentaire interne.

Ces quatre chantiers partagent un même public et une même mécanique de droits. Ils se distinguent d’un intranet sur-mesure, qui diffuse à tout l’effectif ce que l’entreprise publie sans ouvrir de dossier individuel. Les deux se mènent sur le même socle d’identité.

Le socle d’identité sur lequel le portail s’appuie

Tout le reste en dépend, dans le prolongement direct de la connexion unique déjà décrite plus haut. Un salarié rattaché à un établissement, avec une fonction et une date de fin de contrat, en tire l’essentiel de ses droits.

La difficulté apparaît quand cette identité n’a pas d’endroit unique. Les entreprises qui ont grandi par rachats gardent un annuaire de chaque côté, une paie qui connaît des salariés absents de l’annuaire informatique, des intérimaires qui ne figurent nulle part. Nous cherchons quel outil fait autorité pour chaque population et le déclarons comme référence. La question se tranche au cadrage : elle décide de qui pourra se connecter le premier jour.

Ce qu’un portail change côté données personnelles des salariés

Un portail interne manipule des données personnelles de salariés et en produit d’autres au passage. Quelques-unes relèvent de la catégorie que le règlement protège plus strictement, un motif d’absence médical par exemple, et se cloisonnent à part. Le reste appelle de la clarté sur trois usages qui se confondent vite : établir qu’une consigne a été portée à la connaissance de quelqu’un, savoir qui a ouvert un dossier individuel, mesurer quelles rubriques servent.

Leurs données et leurs durées de conservation diffèrent. Le suivi d’audience se traite par population plutôt que par personne, et les traces de connexion se gardent le temps que la sécurité justifie. Nous écrivons ces durées avec vous au cadrage et les appliquons dans le code, au lieu de tout enregistrer pour trier plus tard. Un portail qui donne à un manager le détail des consultations de son équipe fait perdre au projet la confiance des salariés dès que l’information circule.

Faire circuler l’information dans les deux sens avec vos outils

Un portail qui se contente d’afficher ne fait pas baisser le volume de demandes. Ce qui le rend utile, c’est que les actions du salarié atteignent l’outil qui décide : une absence qui arrive dans la gestion des temps, un changement de coordonnées qui parvient à la paie, un justificatif qui se retrouve dans le dossier du gestionnaire.

Chaque échange se règle sur trois questions : quel outil fait foi et donc qui écrase l’autre en cas de divergence, à quel rythme la donnée circule, et ce que voit le salarié pendant ce temps, puisqu’une demande partie sans confirmation le pousse à téléphoner. La solution la plus simple à installer se limite à faire recopier quelqu’un d’un outil à l’autre, derrière un écran qui simule un branchement. Nous posons un vrai branchement à la place.

Ce qui fait vraiment le coût de l’outil

Le nombre d’utilisateurs pèse peu. Ce qui pèse, c’est le nombre de règles différentes que le portail doit tenir. Deux entreprises de même effectif n’ont pas le même projet si l’une applique une convention unique et l’autre en applique quatre, avec ses accords locaux et ses catégories de personnel aux droits distincts.

Trois éléments font monter la charge. D’abord les populations à servir, pour les mêmes raisons déjà posées plus haut dans la page. Ensuite les outils à raccorder, chacun avec ses contraintes. Enfin les circuits de validation, qui se ressemblent rarement d’une entreprise à l’autre. Réduire le premier lot sur ces trois axes fait plus pour le budget que retirer des fonctions.

Un portail collaborateurs qui reste le vôtre

Le portail vous appartient, code compris, du jour de sa mise en service. La différence se voit la première fois qu’une règle interne bouge : une catégorie de personnel créée, un accord signé sur un seul site, une société qui entre dans le groupe. Vous le faites modifier par qui vous voulez, au moment où vous le décidez, sans attendre qu’un éditeur juge la demande assez répandue pour l’inscrire à sa feuille de route. Un outil ouvert à tout un effectif dure trop longtemps pour dépendre de cet arbitrage.