Caroline B.
Cheffe de marques
Votre site de réservation et prise de rendez-vous
Une disponibilité affichée engage une personne, un lieu, un équipement ou une place, parfois les quatre ensemble. Nous développons le site de réservation en ligne qui vérifie tout cela avant de proposer un moment.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Un créneau de réservation dépend de plus qu'une heure libre
Un logiciel de réservation conçu pour le plus grand nombre découpe la journée en cases identiques et les vend une par une. Ce modèle convient à une activité dont toutes les prestations durent le même temps, se vendent au même prix et mobilisent une seule personne. La vôtre s’en écarte dès qu’une prestation demande deux intervenants, dès qu’un tarif dépend du client, dès qu’une séance accueille plusieurs participants.
L’écart se voit sur la demande de vos clients. Ils cherchent un moment où leur prestation est réalisable, et votre page leur affiche un moment où l’agenda de quelqu’un est libre. Ce sont deux questions différentes, et vos équipes assurent la conversion de l’une vers l’autre, demande après demande.
Ce travail revient à vos équipes, à la main. Un appel pour confirmer le créneau que la page a affiché. Une grille tarifaire consultée ailleurs pour retrouver le bon prix. Des disponibilités retirées après coup, parce qu’elles étaient devenues impossibles. Chacun de ces gestes est court, et chacun se répète à chaque demande.
Ce fonctionnement a un coût que vous connaissez, celui des heures passées. Il en a un second, plus difficile à voir. La réservation qui n’arrive jamais parce qu’un autre site confirmait tout de suite. La place restée vide sur une séance affichée complète par erreur. La prestation retirée de la page parce qu’elle rentrait mal dans l’outil, et qui repart au téléphone. Décrire votre offre telle qu’elle est, puis construire le calcul qui la respecte : c’est par là que commence ce type de projet. Il relève des plateformes sur-mesure, ces parcours en ligne où votre client obtient sa réponse au moment où il la demande.
Vous vous reconnaissez ?
Quand un logiciel de réservation du marché commence à vous coûter du temps
Cinq situations décrivent le moment où un outil de prise de rendez-vous en ligne atteint sa limite.
Une réservation en ligne qui reste à confirmer
Votre page enregistre une demande, vos équipes tranchent ensuite. Le client attend la réponse, et son créneau reste incertain jusqu'à votre rappel.
Deux prestations, deux durées, une seule case
Votre outil découpe la journée en tranches identiques. Une prestation plus courte que la tranche l'occupe en entier, une prestation plus longue oblige vos équipes à en bloquer plusieurs à la main.
Un seul prix affiché pour tous vos profils
Abonné, adhérent, entreprise sous contrat : votre grille change selon le profil. Le site en propose une seule, et vos équipes rattrapent l'écart après coup.
Un créneau fermé alors qu'il restait de la place
Une séance qui accueille plusieurs participants, une salle qui reçoit deux groupes : votre outil traite le créneau comme occupé ou libre, et il le ferme dès la première inscription.
Votre planning se remplit sans que vous sachiez comment
Le nombre de rendez-vous s'affiche dans votre outil. L'occupation par prestation, par intervenant et par tranche horaire demande un export et un travail de recoupement à part.
Ces cinq situations ont la même origine : votre outil décrit un calendrier quand votre activité vend autre chose. Le calendrier se corrige créneau par créneau, ce qui n’aboutit jamais ; le bon point de départ regarde ce qui se vend, pas l’agenda qui l’affiche. C’est la première question que nous posons à un dirigeant qui veut créer un site de réservation en ligne.
NOS SERVICES
De quoi se compose un système de réservation développé pour vous
Chacun de ces éléments se règle sur vos propres conditions, et la réservation validée alimente ensuite ce que vous utilisez déjà, de la fiche client à la facturation. Ce raccordement au reste de votre système d'information relève du même travail que faire dialoguer vos outils.
Modèle de vos ressources
Chaque réservation dépend des ressources qu'elle mobilise à la fois : nous les modélisons, et un moment s'ouvre à la vente seulement quand toutes sont libres en même temps.
Prestations, durées et options
Chaque prestation porte sa durée et ses options. Une durée qui change avec l'option retenue se recalcule dès que le client la choisit.
Règles d'ouverture des créneaux
Horaires par jour, jours de fermeture, délai minimum avant une réservation, horizon maximum d'ouverture, quota par période. Ces règles se modifient sans nous.
Conditions par profil de client
Ce qui est réservable, à quel tarif et dans quelle limite dépend du profil. Le parcours applique la bonne grille dès que le client est identifié.
Parcours de réservation dans vos pages
Le choix de la prestation, celui du moment et la confirmation se font sur votre site, à votre adresse et sous votre charte. Le même travail sur un site déjà en ligne prend la forme d'un module de prise de rendez-vous pour site existant.
Écran de travail de vos équipes
Une réservation prise au comptoir ou au téléphone s'enregistre au même endroit que celles du site. Vos équipes déplacent un rendez-vous, ouvrent une place supplémentaire, tiennent une liste d'attente.
Encaissement et conditions d'annulation
Le règlement se place où vous le décidez dans le parcours, avec vos conditions de report et de désistement. Le prestataire de paiement encaisse à votre place et n'expose jamais un numéro de carte, ni à nous ni à vos équipes ; les données que vos clients confient restent sous votre responsabilité, consultables et supprimables sur demande. Le détail tient sur réservation avec paiement en ligne.
Raccordement à vos agendas
Les calendriers déjà tenus par vos équipes entrent dans le calcul et reçoivent les rendez-vous validés. C'est le sujet d'une réservation connectée à un agenda.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Reprenons ensemble ce qu'une réservation occupe chez vous
Un premier échange suffit pour poser vos prestations, vos ressources et vos règles d’ouverture sur une même feuille.
Comment se construit votre système de réservation en ligne
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Nous relevons ce que chaque prestation mobilise, ce qui la rend possible et ce qui l'empêche. Ce relevé sert de référence à tout le reste du projet : les écrans qui suivent s'appuient dessus, jamais l'inverse.
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Nous dessinons le parcours en écrans cliquables, puis nous le passons sur vos demandes les plus difficiles : une prestation à trois ressources, un client au tarif particulier, une séance qui affiche complet. Vos équipes le manipulent pendant que tout reste modifiable.
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Nous habillons le parcours à votre charte, en partant de l'écran de téléphone. L'écran de travail de vos équipes reçoit la même attention, avec ses vues par jour, par semaine et par ressource.
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Nous développons le calcul de disponibilité, le parcours public et l'écran de gestion, puis les raccordements à vos agendas, à votre prestataire de paiement et à vos outils de gestion. La recette se joue sur vos propres prestations, à un volume comparable au vôtre.
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Nous mettons en service sur un périmètre restreint, vos équipes en observation et votre canal habituel toujours ouvert. L'ouverture complète suit une fois les premières réservations passées sans reprise manuelle. Nous suivons ensuite les créneaux qui se remplissent et ceux qui restent vides. Ce suivi entre dans le contrat de maintenance et d'évolution, distinct du forfait initial.
Ce que vous voulez savoir avant d'ouvrir votre réservation en ligne
Oui, et c’est le premier point que nous traitons. Chaque prestation est décrite par ce qu’elle mobilise : un intervenant qualifié pour elle, un lieu adapté, le matériel qu’elle demande. Le calcul cherche ensuite un moment où ces éléments sont disponibles ensemble, et il propose celui-là uniquement. Quand une même salle convient à trois prestations différentes, elle devient occupée pour les trois dès qu’elle est prise pour l’une. Une ressource partagée entre plusieurs de vos sites suit la même règle, et vous voyez d’un seul écran où elle se trouve engagée.
.Chaque prestation porte sa propre durée, et le planning s’ajuste à elle. Prenez deux prestations de votre catalogue, l’une de vingt minutes et l’autre de deux heures : elles cohabitent sur la même journée sans découpage commun. La durée dépend parfois des options retenues par le client, et elle se recalcule au moment où il les coche. Le moment proposé se cale sur cette durée réelle, et le temps restant sur la journée demeure disponible à la vente.
.Le tarif se calcule sur le profil une fois le client identifié : abonné, adhérent, entreprise sous contrat, particulier de passage. Un quota inclus dans un abonnement se décompte à chaque réservation, et le dépassement bascule sur la grille correspondante. Les conditions d’accès suivent la même mécanique, puisqu’une prestation réservée aux clients sous contrat reste invisible pour les autres. Vos équipes modifient ces grilles et les profils qui y donnent droit.
.Elles sont reprises. Nous récupérons vos réservations à venir, vos fiches clients et votre paramétrage de planning, puis nous les rejouons dans le nouveau système avant la mise en service. Vos équipes vérifient un échantillon sur une copie, et l’ancien outil reste consultable le temps de la bascule. Le calendrier de ce chantier dépend de deux choses : l’état de vos données actuelles et le nombre de règles à retrouver. Selon le périmètre, il va de quelques semaines à quelques mois, et il est chiffré précisément au cadrage.
.Cela dépend de ce que vous vendez. Pour une place qui se compte, une prise au comptoir retire un siège du total affiché en ligne dès sa validation. Pour un rendez-vous exclusif, le créneau part une seule fois quel que soit le canal, comme le détaille prise de rendez-vous pour cabinet ou praticien. Pour une ressource louée sur une durée, c’est l’intervalle entier qui se bloque, remise en état comprise. Dans les trois cas, vos équipes gardent des gestes que le public n’a pas : ouvrir un créneau hors horaires affichés, réserver pour un client sans compte, garder une place le temps d’un accord. Chaque intervention reste tracée, avec son auteur et son heure, consultable des mois après.
.Cette limite est déjà posée plus haut ; ce qui compte ici, c’est le moment où elle devient gênante pour vous. Ce moment se repère dans les habitudes que vos équipes ont prises autour de l’outil : un calcul refait ailleurs pour retrouver un tarif qu’il ignore, un appel de confirmation devenu automatique, des disponibilités corrigées chaque matin. Nous relevons ces habitudes une par une, et certaines se règlent par un simple paramétrage. La comparaison se poursuit sur solution de réservation sur-mesure ou logiciel du marché.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Les mécaniques d'une réservation en ligne, et ce que vous en gardez
Le mot réservation recouvre trois calculs différents, et le choix entre eux décide de la forme du projet.
Réserver une place, un rendez-vous ou une ressource
La place se compte. Une séance, une session, une sortie accueille un nombre de participants, et chaque inscription en retire une. Le moment reste ouvert à la vente jusqu’à la dernière place disponible. Cette mécanique gouverne un site de réservation pour salle de sport ou de loisir comme une réservation en ligne pour centre de formation, où la session existe avant ses inscrits.
Le rendez-vous est exclusif. Quelqu’un réserve un moment avec quelqu’un, et ce moment disparaît pour tout le monde : il sort du calcul dès la validation, sans qu’une seconde demande puisse le prendre entre-temps. La difficulté se déplace vers la qualification : qui sait tenir cette prestation, dans quel lieu, avec quel matériel, et sous quel motif. Une fois cette question tranchée, le client reçoit une confirmation ferme plutôt qu’une demande en attente de réponse, et il modifie ou annule ce rendez-vous depuis cette confirmation, sans repasser par un appel. C’est la mécanique d’une prise de rendez-vous pour cabinet ou praticien.
La ressource se loue sur une durée. Un bien, un espace, un équipement part du début à la fin d’une période et revient après un temps de remise en état. Le calcul porte sur des intervalles plutôt que sur des cases. Une réservation d’activités et d’expériences repose sur ce calcul dès qu’un équipement accompagne la prestation.
Une entreprise qui vend les trois a besoin d’un moteur qui les tient ensemble, sur un catalogue unique et un seul parcours client.
Le remplissage se pilote
Un planning répond à la question de qui fait quoi et à quelle heure. La question du rendement, elle, reste ouverte, et les créneaux restés vides passent inaperçus jusqu’au bilan.
Une réservation développée pour vous produit des données que vous possédez et que vous interrogez directement : l’occupation par tranche horaire, par prestation et par intervenant, les moments de la semaine où les demandes arrivent, les prestations affichées au catalogue qui restent sans réservation. Ces indicateurs se regardent dans un tableau de bord sur-mesure, à jour en continu.
Ils servent à décider. Une liste d’attente qui s’allonge sur un horaire signale une capacité à ouvrir. Une plage creuse qui revient chaque semaine se comble par une prestation plus courte ou par une relance ciblée. Quand les demandes s’arrêtent toujours au même écran, cet écran appelle une correction.
Ce que la réservation en ligne change au travail de vos équipes
Ouvrir la réservation à vos clients déplace le travail de vos équipes. Les confirmations, les rappels et les reports partent du parcours, sans que personne décroche. Vos équipes gardent les demandes qui réclament une décision : un cas particulier, une prestation à monter sur mesure, un client qui hésite entre deux formules.
Ce déplacement se prépare. Vos équipes connaissent la réponse au téléphone, et l’écran de gestion leur demande d’autres réflexes. Nous les faisons travailler sur le prototype avant la mise en ligne, et leur écran de gestion garde les gestes qu’elles ont déjà.
Les questions qu’elles entendent le plus rejoignent ensuite le parcours, sous forme d’option à cocher ou d’explication affichée à l’écran. Chaque ajout de ce type retire un motif d’appel.
Ce qui pèse le plus dans un projet de réservation
Deux projets portent le même nom et demandent des travaux d’ampleur différente. Quatre points expliquent l’écart.
Le nombre de types de ressources. Un intervenant seul se modélise vite. Une prestation qui mobilise une personne, un lieu et un équipement multiplie les combinaisons à vérifier avant d’afficher un seul moment.
La variabilité des durées. Un catalogue à durée unique tient dans un agenda en ligne ordinaire. Des durées qui changent selon l’option ou selon le profil demandent un vrai calcul.
Les conditions de vente. Une grille identique pour tout le monde se paramètre une fois. Des tarifs et des droits d’accès qui dépendent du profil, de la saison et d’un quota déjà consommé occupent la plus grande part du développement.
Les raccordements. Un site autonome se livre plus vite qu’un système qui écrit dans un logiciel de gestion, dans un agenda et dans un outil de facturation. Ces quatre critères sont ceux que nous chiffrons en premier, et ils se détaillent sur combien coûte un système de réservation.
Le référentiel de votre disponibilité vous est remis
Le relevé de vos règles de disponibilité vaut au-delà du site qu’il sert à construire. Il décrit ce que vous vendez, ce que chaque vente mobilise, et les conditions qui ouvrent un moment à la réservation.
Nous vous le remettons sous forme de document, à jour à la livraison et tenu ensuite au rythme de vos évolutions. Il nomme chaque ressource, chaque prestation et chaque règle d’ouverture, et il explique pourquoi tel moment apparaît le jeudi matin et reste fermé le samedi.
Ce document sert le jour où quelqu’un d’autre reprend le sujet, chez vous ou ailleurs. Il vous sert aussi à vous, chaque fois qu’une nouvelle prestation arrive et que la question devient : qu’est-ce qu’elle occupe, et sous quelles conditions se vend-elle.
