Caroline B.
Cheffe de marques
Une application de gestion de dossiers
Nous développons votre application de gestion de dossiers sur mesure, construite sur votre circuit de traitement : ouverture, instruction, échéances et historique dans un seul outil.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Ce qui se perd quand les dossiers se suivent dans les mails et les tableurs
Un dossier en cours de traitement se répartit presque toujours entre plusieurs endroits. La demande arrive par mail, les pièces justificatives se rangent sur un serveur partagé, l’avancement se note dans un tableur et les échanges avec le demandeur restent dans la boîte de réception du gestionnaire qui s’en occupe. Connaître l’état d’une seule affaire oblige à rouvrir ces quatre endroits, puis à vérifier qu’ils concordent.
Cette dispersion se paie à des moments précis. Une date limite de réponse passe, parce que l’échéance était notée dans une colonne que personne ne surveillait ce jour-là. Une pièce manquante se découvre au moment de conclure, des semaines après le dépôt, quand une relance envoyée tôt aurait suffi. Et le départ en congé d’un gestionnaire laisse ses collègues devant des dossiers dont ils retrouvent les pièces, mais ni les engagements pris ni les vérifications déjà faites.
Le traitement lui-même laisse peu de traces exploitables. Qui a validé cette étape, quand la pièce est-elle arrivée, quel courrier est parti et à quelle date : ces questions surgissent lors d’une réclamation, d’un litige ou d’un simple retour du demandeur, et la réponse se reconstitue à la main, mail par mail. À mesure que le volume augmente, le temps passé à chercher finit par dépasser celui que vous consacrez à instruire le dossier.
Une application de gestion de dossiers réunit ces éléments dans une fiche unique par dossier. Un gestionnaire qui reprend un dossier de subvention laissé par un collègue absent y retrouve tout en un seul écran : la pièce encore attendue, la date limite de réponse et le dernier échange avec le demandeur, sans rouvrir une boîte mail ou un tableur pour reconstituer la situation.
Vous vous reconnaissez ?
Les signaux qui mènent à ce type de projet
Ces signaux se présentent dans tous les secteurs, dès que le volume de demandes dépasse l’organisation en place.
Le tableur de suivi montre ses limites
Plusieurs personnes le modifient en même temps, chacun finit par garder sa copie, et des colonnes servent à autre chose que leur intitulé.
Deux gestionnaires traitent la même demande sans le savoir
L'attribution repose sur les habitudes de chacun. Le doublon se découvre quand le demandeur reçoit deux réponses différentes.
Un audit vous a demandé de justifier un traitement
Reconstituer qui a fait quoi, avec quelles pièces et à quelles dates, a mobilisé un gestionnaire pendant des jours, et la question reviendra.
Vos demandeurs appellent pour connaître l'avancement
Chaque appel interrompt un gestionnaire pour une information de statut. Ces interruptions s'ajoutent au traitement lui-même.
Le volume en cours reste une estimation
Combien de demandes attendent une pièce, combien dépassent le délai prévu : la réponse exige de compiler plusieurs fichiers, et elle se périme aussitôt.
Ces blocages viennent de l’outillage : une boîte mail et un tableur n’ont pas été conçus pour instruire des demandes à plusieurs. Une application web métier construite sur votre circuit donne à chaque dossier un emplacement unique, avec ses pièces, ses échéances et son historique.
NOS SERVICES
Ce que l'outil couvre
Ces fonctions se construisent à partir du circuit de traitement réel d'une équipe qui instruit des demandes, pas d'un modèle standard retouché après coup.
Ouverture et enregistrement
Un dossier se crée depuis un formulaire, un mail entrant ou une saisie interne, avec un numéro unique et les champs propres à votre activité.
Pièces et documents rattachés
Justificatifs, courriers et notes rejoignent le dossier concerné, consultables depuis sa fiche, sans classement parallèle.
Contrôle de complétude
L'application liste les pièces attendues selon le type de demande et signale ce qui manque dès l'ouverture.
Statuts d'instruction
Reçu, en cours, en attente de pièces, validé, clôturé : les étapes reprennent votre vocabulaire et votre circuit réel.
Échéances et relances
Chaque étape porte son délai. L'application alerte le gestionnaire avant la date limite et relance le demandeur pour une pièce manquante.
Attribution à un gestionnaire
Toute demande a un responsable désigné, et la charge par gestionnaire se lit avant de répartir les nouvelles arrivées.
Historique horodaté
Changements de statut, ajouts de pièces, courriers envoyés : chaque action s'enregistre avec son auteur et sa date.
Recherche et consultation
La recherche croise nom, numéro, statut, gestionnaire et dates, y compris sur les dossiers archivés.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Votre équipe passe plus de temps à chercher qu'à instruire ?
Décrivez-nous comment une demande arrive chez vous et où elle coince le plus souvent.
Le cycle de vie d'un dossier commande l'application
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Nous cartographions votre circuit de traitement réel : par où arrive une demande, qui l'instruit, quelles pièces sont exigées, quels délais s'appliquent, ce qui déclenche la clôture. Cette cartographie arrête la liste des catégories de demandes couvertes et le contour du premier lot.
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Vos gestionnaires testent le prototype sur un dossier complet, de l'ouverture à l'archivage : ils y créent une demande fictive, réclament une pièce, passent un statut. Les enchaînements d'écrans se corrigent à ce stade, avant l'écriture du code.
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Les écrans de travail séparent ce qui attend une action de ce qui suit son cours : ce critère guide le dessin des listes de dossiers, des fiches et des alertes. Votre charte graphique arrive en dernier, au service de cette lisibilité.
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Nous livrons par lots utilisables : l'enregistrement et les statuts d'abord, puis les relances, les courriers et les indicateurs. Nous reprenons l'existant au rythme de ces lots, tableurs et arborescences de serveur compris, selon ce que leur classement rend automatisable.
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Après la mise en service, vos procédures continuent de bouger : un type de demande s'ajoute, une pièce devient obligatoire, un délai change. Ces ajustements relèvent d'un contrat de maintenance et d'évolution, distinct du forfait de développement initial, et vos équipes gardent leurs repères dans l'application existante.
Questions fréquentes avant de vous lancer
Tous ceux qui suivent un circuit : demandes clients, réclamations, sinistres, dossiers de subvention, candidatures, inscriptions, dossiers fournisseurs. Dès qu’une demande passe par des étapes, exige des pièces et se termine par une décision, la mécanique de traitement est la même. L’application reprend vos catégories de demandes, leurs champs et leurs règles.
.Oui, quand votre fonctionnement s’y prête : un espace en ligne où il dépose sa demande, ajoute une pièce réclamée et consulte l’avancement sans solliciter votre équipe. Ce volet se décide au cadrage, parce qu’il change le dimensionnement du projet.
.Oui. Les tableurs de suivi s’importent avec leurs colonnes, et les documents rangés sur un serveur se rattachent aux dossiers correspondants quand leur classement le permet. Cette reprise s’évalue pendant l’audit, une catégorie après l’autre, avant le devis.
.Par profil. Un gestionnaire travaille sur son portefeuille, un responsable dispose d’une vue complète et arbitre les demandes sensibles, un intervenant extérieur accède aux seuls dossiers qui le concernent. Ces règles se posent au cadrage, poste par poste : consultation, instruction, validation.
.Oui, dans les deux sens décrits plus haut. Les modèles de relance se rédigent avec vos équipes, et les délais qui déclenchent chaque alerte se fixent au cadrage.
.Souvent si, et nous le disons quand c’est le cas. Le ticketing convient à des demandes courtes et homogènes. Ses limites apparaissent quand vos dossiers portent des pièces obligatoires, des étapes de validation, des délais réglementaires ou des règles différentes par type de demande : les tableurs réapparaissent alors à côté de l’outil. Ce point se vérifie au premier échange, sur vos cas réels, avant toute proposition.
.Elle reste soumise aux mêmes droits d’accès que le reste du dossier (voir la question sur les profils) : seul un profil autorisé la consulte, et cette consultation s’enregistre dans l’historique au même titre qu’un changement de statut. Ce journal s’écrit en ajout seul, une entrée passée ne se modifie ni ne s’efface, ce qui lui donne sa valeur en cas de contestation ou de contrôle. Le niveau d’hébergement et de sécurité se calibre au cadrage selon la sensibilité des dossiers traités, assurance ou subvention par exemple.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Application de gestion de dossiers : construire l'outil autour de votre circuit de traitement
Le cycle de vie d’un dossier, de l’ouverture à l’archivage
Un dossier naît d’un événement précis : un formulaire soumis, un mail reçu, une saisie au guichet ou au téléphone. L’application capte cet événement et crée le dossier avec ce qui est déjà connu, le mail d’origine devient la première pièce, le formulaire remplit les champs. Viennent ensuite l’instruction, la décision, la clôture, puis l’archivage : un dossier clos reste consultable avec son historique complet, aussi longtemps que vos obligations de conservation l’exigent. Ce branchement sur vos canaux d’entrée touche par ailleurs à la connexion entre outils, un sujet que notre page faire dialoguer vos outils développe.
Statuts, échéances et relances : la mécanique qui évite le dossier oublié
Un statut utile déclenche une action. Le passage en attente de pièces envoie la demande au demandeur et programme une relance automatique, le retour de la pièce ramène le dossier dans la file de son gestionnaire. Les échéances suivent le même principe : chaque catégorie de demande porte ses délais, réglementaires ou internes, et l’application les surveille pour toute l’équipe. Un dossier immobile depuis trop longtemps remonte de lui-même dans une liste dédiée, au lieu d’attendre qu’un gestionnaire pense à le vérifier.
L’historique des actions : qui a fait quoi, et quand
Cet historique, déjà signalé plus haut, couvre aussi la création du dossier et la modification d’un champ sensible. Cet enregistrement sert d’abord au quotidien, quand un collègue reprend une affaire en cours et lit ce qui a été fait, dans l’ordre. Il compte ensuite dans les moments tendus : une contestation sur une date de dépôt, un désaccord sur une pièce réputée transmise, un audit qui demande le déroulé exact d’un traitement. La réponse se lit dans le journal des actions, où chaque ligne porte sa date et son auteur.
Application de gestion de dossiers ou GED : ce que chacune couvre
Une GED répond à la question « où est le document ». Elle classe, indexe et retrouve des fichiers, avec des versions et des droits d’accès. Une application de gestion de dossiers répond à une autre question, « où en est le traitement », et porte les statuts, les échéances, l’attribution et les décisions. Une équipe qui instruit des demandes a besoin des deux réponses. Les outils que nous construisons intègrent donc la partie documentaire au dossier : déposer une pièce, la contrôler et la retrouver se fait dans l’écran d’instruction lui-même, sans logiciel documentaire séparé à maintenir.
Suivre le stock de dossiers : volume, ancienneté, délais
Trois chiffres décrivent l’état d’un service d’instruction : le nombre de dossiers ouverts, leur ancienneté, la part de ceux qui dépassent le délai prévu — la même part qui, sur un tableur, se recompile à la main et arrive déjà datée. Une application qui centralise l’ensemble produit ces indicateurs en continu, par type de demande, par gestionnaire ou par période. Pour un pilotage plus fin, nous branchons un tableau de bord sur mesure sur ces mêmes données : délai moyen de traitement, étapes qui concentrent les retards, saisonnalité des dépôts.
Une application qui reste la vôtre
Le code de votre application de gestion de dossiers vous appartient, et vos dossiers s’exportent avec leurs données et pièces jointes, dans un format réutilisable. Ce que cette propriété signifie une fois le projet livré — reprise par une autre équipe, aucun abonnement à reconduire — s’explique sur la page Application web métier.
