L’interconnexion CRM / ERP

Cela dépend de ce que vos commerciaux font vraiment. Un module commercial d’ERP suit correctement des commandes et des clients existants. Il devient étroit dès qu’il faut travailler des prospects sur plusieurs mois, gérer des relances, du marketing, une prospection terrain. Si votre équipe de vente vit déjà dans son CRM et le remplit, l’en déloger coûte plus cher que de brancher les deux. Si le CRM reste vide et sert de doublon, la question mérite d’être posée avant tout projet d’interconnexion. Nous commençons par cet arbitrage-là, il conditionne la suite.

C’est une décision d’organisation, pas un réglage technique, et elle se prend au début du projet. Le commercial crée la fiche dans le CRM, la passerelle la propose en création dans l’ERP, la comptabilité valide et complète les éléments qui l’engagent : conditions de règlement, plafond, compte comptable. Ou bien la comptabilité reste seule à créer les tiers, et le commercial travaille sur un prospect tant que le code n’existe pas. La première option raccourcit le délai entre la signature et la première facture, la seconde protège mieux votre référentiel comptable. Nous outillons celle que vous choisissez.

Uniquement si vous le décidez. Nous posons des seuils : en dessous d’un certain pourcentage, la ligne part sans intervention, au-dessus elle attend une validation. Le circuit de validation vit du côté commercial, là où la remise se décide, et l’ERP ne reçoit que ce qui a été approuvé. Les remises contractuelles, elles, font le trajet inverse : elles sont détenues par la gestion et s’appliquent automatiquement au devis, ce qui évite au commercial de les renégocier chaque année.

Vos équipes continuent de travailler normalement, et la saisie manuelle reste ouverte pendant toute la bascule. Elle sert de filet : chaque jour, nous comparons ce que la passerelle a produit avec ce que vos équipes auraient saisi de leur côté, et chaque divergence se traite avant d’aller plus loin. La double saisie s’arrête quand les deux résultats coïncident sur une semaine complète, pas à une date fixée d’avance. Cette période demande du temps à vos équipes, c’est le prix d’une mise en service sans commande perdue.

Ils afficheront deux chiffres qui s’expliquent l’un par l’autre, et c’est le bon objectif. Les deux outils comptent des choses différentes : d’un côté le montant signé, de l’autre le montant déjà facturé. L’écart tient aux commandes en production, aux livraisons partielles et aux avoirs en cours, il est normal et il bouge chaque mois. Ce que change l’interconnexion, c’est qu’il s’explique ligne par ligne devant un comité de direction. Chaque affaire porte alors son montant facturé et son reste à livrer.

Le connecteur officiel de vos éditeurs mérite un essai avant toute chose. S’il transporte vos clients, vos articles et vos commandes tels que vous les traitez, gardez-le, il vous reviendra moins cher qu’un développement. La question change de nature quand votre équipe se met à reprendre le travail derrière lui, sur une remise, sur une règle de tarif, sur un contrôle que vous êtes seuls à faire. Un connecteur d’éditeur transporte ce que son concepteur a jugé standard, et vos règles de gestion sortent de cette définition. Notre travail porte sur ce delta, pas sur votre projet entier. Quand votre éditeur ouvre une interface documentée au lieu d’un connecteur fermé, le chantier devient une intégration d’une API tierce, avec les contraintes de version et de quota qui vont avec.

La passerelle ne crée pas un troisième système d’accès : elle respecte les droits déjà définis dans votre CRM et dans votre ERP, elle n’en ouvre aucun nouveau de son côté. Quand un commercial quitte l’entreprise, retirer son compte du CRM suffit à lui couper l’accès aux données qui transitent par la passerelle, sans réglage supplémentaire à faire chez nous. Chaque échange, en revanche, laisse une trace : la date, le sens du transfert et le motif d’un éventuel rejet restent consultables après coup, de quoi reconstituer ce qui s’est passé sur une remise ou une facture contestée plutôt que de s’en remettre à la mémoire de la personne qui a traité le dossier.

La passerelle bascule alors sur le dernier encours connu, affiché comme non vérifié à l’instant présent, sans bloquer le devis en cours. Le commercial le voit clairement avant de continuer, et la ligne repasse en vérification dès que l’ERP répond de nouveau, avant la validation finale de la commande. Ce filet ne dure que le temps de la panne, la passerelle retrouve ensuite son fonctionnement normal.