Caroline B.
Cheffe de marques
Un logiciel de gestion de clients sur-mesure
Les CRM du marché sont conçus pour vendre. Une fois le contrat signé, le suivi repart dans les tableurs et les boîtes mail. Nous développons un logiciel de gestion de clients sur-mesure qui tient la relation entière, avec vos niveaux de comptes, vos contrats et vos échéances.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Pourquoi la gestion de vos clients finit dans un tableur
Un CRM du marché repose sur une mécanique précise. Une piste devient une opportunité, l’opportunité se ferme, le chiffre remonte dans un rapport. Cette mécanique sert bien les activités qui signent un contrat puis passent au suivant. Beaucoup d’entreprises vivent l’inverse : la signature ouvre la relation, et le travail réel commence après.
La fiche client montre vite sa limite. Les grands CRM gèrent des comptes parents et des comptes enfants depuis longtemps. Ce qu’ils imposent, c’est leur découpage, pas le vôtre. Vos conditions tarifaires se négocient au niveau du groupe et s’appliquent établissement par établissement. Votre interlocuteur technique change d’un site à l’autre pendant que la facturation reste centralisée. Vos remises dépendent d’un volume consolidé qu’aucun champ standard ne calcule. Alors quelqu’un ouvre un tableur pour recomposer ce découpage, un deuxième pour les contrats en cours, un troisième pour les renouvellements du trimestre.
L’information se disperse ensuite d’elle-même. La facturation crée sa propre fiche, avec sa propre orthographe de raison sociale. Le support ouvre la sienne. Deux ans plus tard, le même client existe en quatre exemplaires, chacun avec un morceau de l’histoire. Retrouver ce qui lui a été promis suppose de fouiller la messagerie de la personne qui l’a promis.
Le coût d’accès ajoute sa contrainte. Le marché facture à l’abonnement, par utilisateur et par mois. L’accès va donc aux commerciaux, et il se referme pour les autres. Les techniciens, les assistants, les chargés de production travaillent pour ce client sans jamais voir sa fiche. Quatre manques se cumulent alors : un découpage imposé qui décrit mal vos comptes, une relation qui dure bien plus longtemps que la vente, un même client éclaté en plusieurs fiches, un accès rationné par son prix. Un logiciel de gestion sur-mesure répond précisément à ce cumul.
Vous vous reconnaissez ?
Les signes qu'il vous faut un logiciel de gestion de clients sur-mesure
Six situations où le logiciel en place cohabite avec des fichiers qui font le vrai travail.
Un tableur qui double le CRM
Le CRM garde les coordonnées, le tableur garde ce qui compte : les contrats en cours, les échéances et les engagements pris au téléphone.
Le même client sous quatre noms
La facturation, le support et le commerce ont chacun créé leur fiche. Aucune ne porte le même identifiant ni le même historique.
Un découpage de comptes qui ne rentre pas
Les niveaux existent bien dans votre CRM, mais dans son ordre à lui. Le vôtre finit dans un champ libre ou dans un fichier annexe.
L'historique dort dans les boîtes mail
Ce qui a été négocié, promis ou concédé reste dans le fil de discussion de la personne qui l'a écrit.
Des accès rationnés par le nombre de licences
Ceux qui produisent pour le client travaillent sans voir sa fiche, parce que chaque compte supplémentaire coûte un abonnement de plus.
Aucun chiffre fiable par client
Le chiffre d'affaires sort de la compta, le volume d'heures du planning, les incidents du support. Le rapprochement se fait à la main, une fois par an.
Ces six signes partagent une seule cause, déjà posée plus haut : ce sont les mêmes objets, compte, contrat, historique, qui manquent d’un endroit commun où vivre. Le jour où ils s’y retrouvent, la marge, le volume et les incidents d’un compte se rattachent d’eux-mêmes à sa référence unique, au lieu d’être recomposés à la main une fois par an à partir de plusieurs fichiers. Sortir ces chiffres cesse alors d’être un exercice annuel, c’est le rôle d’un outil de suivi et tableaux de bord branché sur la même base.
NOS SERVICES
Ce que contient votre logiciel de gestion de clients sur-mesure
Votre comptabilité et votre facturation gardent leur périmètre. Nous construisons la couche qui décrit vos clients et qui suit ce qui se passe entre deux factures.
Fiche client à votre modèle
Les champs que votre activité utilise vraiment, avec vos listes de valeurs et vos règles de saisie.
Comptes, entités et sites
Vos niveaux à vous, avec leurs règles d'héritage : ce qui se négocie en haut, ce qui s'applique en bas.
Contacts par rôle
Signataire, opérationnel, comptabilité, technique. Le bon interlocuteur selon le sujet, et la trace des changements de poste.
Dédoublonnage et référence unique
Détection des fiches proches dès la création, fusion contrôlée, un identifiant client partagé par tous vos outils.
Historique unifié
Échanges, documents, devis, interventions et réclamations rattachés au compte, lisibles par ceux qui en ont besoin.
Contrats et échéances
Dates de début et de fin, conditions négociées, tacite reconduction, alerte avant la date de préavis.
Relances et rappels
Tâches assignées, files de traitement par équipe, échéances tenues par l'application plutôt que par un agenda personnel.
Droits d'accès par profil
Qui voit quels clients, quelles marges, quels documents, avec un accès en lecture pour les équipes de production.
Reprise et synchronisation
Import de vos bases existantes, mise en correspondance des fiches, échanges avec la comptabilité et la facturation.
Cycle de vie des données
Base active, archivage, suppression : les durées de conservation s'appliquent seules au lieu d'un tri manuel.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Votre CRM sait-il ce que vous avez promis à ce client ?
Racontez-nous comment vous suivez un compte aujourd’hui, de la prise de contact au renouvellement.
Ce qu'est un compte chez vous, et ce qui le rattache à un groupe
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Nous partons de vos clients réels. Ce qu'est un compte chez vous, ce qui le rattache à un groupe ou à un site, ce qui reste à l'échelle du contact. Nous inventorions aussi les bases à reprendre et leurs doublons probables, avant d'écrire la moindre ligne de code.
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Nous maquettons la fiche client et les écrans où la donnée se saisit vraiment : création d'un compte, ajout d'un contact, enregistrement d'un échange juste après un appel. Un prototype cliquable met ces parcours entre les mains de ceux qui les tiendront tous les jours.
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Nous dessinons une interface qui affiche beaucoup d'informations sans les noyer. Hiérarchie visuelle entre le compte et ses entités, historique lisible dans une seule colonne, marqueurs d'échéance repérables d'un coup d'œil, densité adaptée aux écrans de bureau.
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Nous développons les écrans, les règles de saisie et les échanges avec la comptabilité et la facturation, une fois la référence du compte stabilisée. La mise en service se prépare avec vos équipes, formulaire par formulaire, pour que la saisie du premier jour ressemble à celle des suivants.
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Nous suivons l'application en service : corrections, évolution des règles de saisie, ajout de champs quand votre offre change, application des durées de conservation sur les données clients et prospects, et reprise des demandes que vos équipes remontent à l'usage. Ce suivi de votre base clients s'organise dans un contrat de maintenance et d'évolution, ouvert après la livraison et facturé à part du forfait de développement.
Gestion de clients sur-mesure : les questions fréquentes
Rarement. Un CRM du marché fait très bien ce pour quoi il est conçu, suivre des opportunités jusqu’à la signature, et vos commerciaux y ont leurs habitudes. Le sur-mesure prend le relais là où ce suivi s’arrête, sur la vie du compte une fois le contrat signé : contrats successifs, conditions négociées, engagements pris, incidents. Les deux se partagent le travail à une condition, qu’une seule des deux bases détienne la référence du client et que l’autre la lise.
.En traitant la cause plutôt que le symptôme. Un doublon naît au moment de la création d’une fiche, quand la personne qui saisit ne voit pas qu’un compte proche existe déjà. Nous posons donc une détection à la saisie : dès les premiers caractères d’une raison sociale, d’un numéro SIRET ou d’un domaine de messagerie, les fiches ressemblantes remontent à l’écran. La fusion reste ensuite une action volontaire et tracée, jamais un traitement automatique qui écrase le mauvais enregistrement. Les fiches créées par un logiciel voisin passent par le même filtre avant d’entrer dans la base.
.Il finit par sortir de votre base active, et la CNIL donne le repère. Les données d’un prospect se conservent trois ans à compter de leur collecte ou du dernier contact venant de lui. Passé ce délai, vous pouvez le solliciter une dernière fois pour savoir s’il souhaite rester dans votre base, et sans réponse positive de sa part, sa fiche est supprimée ou archivée. Ce qui coince en pratique, c’est la date de départ du compte à rebours. Elle se tient toute seule quand chaque appel, chaque message et chaque ouverture de devis l’alimentent, là où un fichier tenu à la main oblige quelqu’un à repasser sur des milliers de lignes une fois par an.
.En faisant circuler une seule référence de compte partout. C’est le point de départ : votre logiciel de gestion de clients détient cette référence et l’envoie à la facturation, qui renvoie les factures émises et leur statut de règlement. La fiche affiche alors l’encours, l’historique facturé et le poids réel du compte, sans que personne ne ressaisisse quoi que ce soit. Quand le logiciel comptable expose une interface de programmation, la liaison est directe. Sinon, l’échange passe par des fichiers déposés à intervalle régulier.
.Oui, en ouvrant une partie de la base sur un accès dédié. Vos clients y consultent leurs documents, leurs commandes en cours et leurs demandes ouvertes, et mettent à jour leurs propres coordonnées, ce qui fait au passage une partie du travail de qualité de données. Ce qu’ils voient reste distinct de ce que voit votre équipe : ni marge, ni échanges internes, seulement leur propre historique. Une demande déposée depuis cet accès rejoint directement la même file que celles ouvertes en interne, sans ressaisie de votre côté. Cet accès se construit avec ses propres règles de visibilité, sujet par sujet, dans un espace client branché sur la même base.
.Tant que votre portefeuille rentre dans les cases d’un logiciel du marché, gardez-le. Le basculement se repère à un signe simple. Vous créez des fichiers à côté, un pour ce que le logiciel ne décrit pas, un autre pour ce qu’il ne suit pas, et vous recopiez de l’un vers l’autre chaque semaine. À partir de là, la comparaison se joue sur la durée. Un abonnement court aussi longtemps que vous l’utilisez et monte à chaque personne ajoutée. Un développement sur-mesure coûte davantage au départ et devient votre propriété ensuite. Cette bascule et son chiffrage se détaillent dans logiciel sur-mesure ou logiciel du marché et dans combien coûte un logiciel de gestion sur-mesure. Ce point de bascule, nous le regardons avec vous en premier, avant toute proposition. Le délai suit la même logique que le périmètre : comptez de l’ordre de quelques semaines pour un portefeuille à un seul niveau de comptes, plutôt quelques mois quand plusieurs niveaux et des héritages de conditions s’y ajoutent. Le cadrage du projet arrête ensuite le chiffre exact, propre à votre portefeuille.
.Sur l’hébergement de votre choix, chez un prestataire retenu avec nous plutôt qu’imposé par un éditeur. Les échanges avec l’application transitent chiffrés, chaque compte est nominatif et protégé par un mot de passe robuste, et les connexions laissent une trace consultable en cas de doute. Une sauvegarde de la base tourne indépendamment du serveur applicatif, pour qu’un incident sur l’un n’emporte jamais l’autre. Le niveau de protection se calibre sur ce que contient réellement votre base : coordonnées et historique commercial n’appellent pas les mêmes précautions qu’un dossier médical ou qu’une donnée bancaire, nous l’ajustons avec vous au cadrage plutôt que d’appliquer le même standard à tous les projets.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Aller plus loin : structurer, reprendre et protéger votre base clients
Modéliser vos clients comme votre activité les voit
Le mot client recouvre des objets très différents d’une entreprise à l’autre. Ici, c’est une personne physique avec des bénéficiaires rattachés. Là, c’est un groupe qui signe pour vingt établissements livrés séparément, chacun avec son responsable et ses conditions tarifaires. Ailleurs, le même partenaire change de statut selon le dossier, donneur d’ordre sur un projet et sous-traitant sur le suivant. Ce découpage n’est jamais figé une fois posé. Un établissement ferme, deux sociétés fusionnent, un groupe cède une filiale à un tiers, et la structure doit absorber ce mouvement sans perdre le fil de ce qui a été facturé ou négocié avant le changement. Nous modélisons donc l’évolution autant que la photographie du jour, avec une date d’effet sur chaque rattachement plutôt qu’un lien figé entre deux fiches, pour que l’historique reste lisible même après une réorganisation.
Reprendre une base clients sans traîner ses doublons
Une base ancienne accumule les fiches créées deux fois, les raisons sociales orthographiées de trois façons, les contacts partis depuis des années et les adresses d’établissements fermés. Un cas revient souvent : la même entreprise saisie sous sa raison sociale complète par la facturation et sous une enseigne commerciale abrégée par le commerce, chacune des deux fiches portant une moitié de l’historique sans que l’une n’ait jamais vu l’autre. Recopier tout cela dans une application neuve revient à payer une interface pour les mêmes problèmes. La reprise est donc un chantier à part, avec son inventaire des sources et ses règles de rapprochement écrites noir sur blanc avant la moindre bascule. Ce que ces règles ne tranchent pas revient vers vous, et c’est normal : deux entités qui portent le même SIRET, un contact rattaché à deux comptes, une adresse modifiée sans que personne ne l’ait noté. Ces arbitrages appartiennent à votre métier. Une base reprise proprement vaut aussi comme point de comparaison, puisqu’elle vous dit enfin combien de clients actifs vous avez vraiment.
Faire appliquer les durées de conservation par la machine
Le RGPD encadre la durée pendant laquelle vous gardez une donnée personnelle, et le repère change avec le statut de la personne. Un prospect relève d’une échéance de trois ans sans contact, au terme de laquelle sa fiche se supprime ou s’archive faute de réponse. Un client relève de la durée de sa relation contractuelle, prolongée par un archivage intermédiaire tant qu’une obligation légale ou un délai de prescription le justifie. La difficulté est rarement juridique, elle est opérationnelle : dans un tableur, ces règles reposent sur la vigilance d’une personne. Une application conçue pour vous les exécute à votre place. La date de dernier contact s’alimente à chaque échange, l’échéance déclenche une alerte, et l’archivage sort la fiche de la base active sans la détruire. Le même socle sert vos obligations de tous les jours : rassembler les données d’une personne qui exerce son droit d’accès, les rectifier, ou les effacer partout où elles se trouvent, journaux et pièces jointes compris.
Ouvrir l’accès à tous ceux qui touchent au client
Chaque compte ouvert fait monter l’abonnement, donc les entreprises arbitrent. Les commerciaux obtiennent un accès, les autres se débrouillent. Le résultat se voit sur le terrain. Un technicien part en intervention sans savoir qu’un litige est ouvert sur ce compte. Un assistant confirme un délai qu’un avenant a déjà modifié. Une application que vous possédez change ce calcul, puisque le nombre de comptes ouverts laisse la facture identique. La vraie question devient alors celle des droits, posés profil par profil comme décrit plus haut, plutôt que subis dans les paliers d’une offre standard.
Faire circuler la fiche client entre vos logiciels
Un logiciel de gestion de clients devient le point de référence du compte. Sa valeur dépend de ce que les autres applications viennent y chercher. La facturation a besoin d’une référence stable et d’une adresse à jour. Le support a besoin de savoir quel contrat couvre la demande qu’il traite. La production a besoin de la liste des sites à livrer. Ces échanges se construisent au cas par cas, par interface de programmation quand le logiciel voisin en expose une, par fichiers d’échange sinon. La règle reste la même partout : chaque donnée a un propriétaire, un seul, et les autres la lisent au lieu de la recréer. C’est le travail que nous décrivons dans faire dialoguer vos outils.
Votre base clients vous appartient, le code aussi
Une base clients compte parmi les actifs les plus difficiles à reconstituer. Elle contient des années d’échanges, des conditions négociées et des informations que personne n’a écrites ailleurs. Sur un abonnement, cette base vit chez un éditeur, dans un format qu’il définit, avec les exports qu’il accepte de fournir. Nous travaillons autrement. Le code source et les données vous reviennent intégralement, hébergés là où vous le décidez, dans une base dont vous connaissez le schéma. Vous gardez la main sur la suite, avec nous ou avec une autre équipe, la même liberté que sur tout logiciel métier sur mesure.
