Logiciel de gestion de parc / matériel

Définir ce que vous appelez un équipement

Le premier arbitrage d’un projet de parc porte sur la granularité. Un échafaudage se suit-il complet ou par éléments ? Un ordinateur et son écran forment-ils une dotation ou deux biens ? Une caisse d’outillage se scanne-t-elle en bloc ou outil par outil ? Trop fin, plus personne ne saisit. Trop large, le suivi laisse sans réponse les questions que vous lui posez.

Nous tranchons avec les gens qui feront la saisie au quotidien. La nomenclature qui en sort porte tout le reste : les familles d’équipements, les champs propres à chacune, les contrôles qui s’y rattachent, et les états possibles d’un bien, en service, en réparation, en réserve, réformé. Une famille mal découpée se paie plus tard, quand il faut reprendre tout l’historique pour changer de maille.

Les contrôles réglementaires dans un logiciel de gestion de parc

Une partie des équipements porte des échéances qui vous engagent. Les appareils de levage passent une vérification générale périodique, la VGP, encadrée par l’arrêté du 1er mars 2004 : tous les douze mois pour les appareils de levage en général, tous les six mois pour les élévateurs de personnes motorisés, les grues mobiles, les chariots élévateurs ou les hayons, tous les trois mois pour certains appareils mus par la force humaine qui élèvent un poste de travail.

Ces dates tiennent mal dans un agenda partagé, parce qu’elles dépendent de chaque machine et pas d’un calendrier d’entreprise. Dans l’outil, la famille d’équipement porte sa périodicité, la prochaine échéance se calcule depuis la dernière visite, et le rapport de contrôle s’attache à la fiche. Un équipement dont la vérification est dépassée se signale au moment où quelqu’un tente de le sortir, ce qui vaut mieux qu’une alerte lue trois jours plus tard.

Ce que change une trace écrite au moment de la remise

Confier un équipement à quelqu’un crée une responsabilité des deux côtés. Les équipements de protection individuelle en donnent l’exemple le plus net : l’employeur les fournit gratuitement, et la fiche de dotation signée par le salarié atteste de la remise. La même logique vaut au départ d’un collaborateur, où l’attestation de restitution décrit les matériels rendus, les réserves sur leur état, et les dates de mise à disposition comme de retour.

Un logiciel de gestion de parc produit ces documents depuis les mouvements déjà saisis, avec la signature prise sur l’écran du téléphone et les photos du constat. La liste de ce qu’un salarié détient existe en permanence au lieu de se reconstituer la veille de son dernier jour.

Une GMAO qui part de votre organisation, pas d’un standard

Le marché appelle ce type d’outil une GMAO, une gestion de maintenance assistée par ordinateur. Les logiciels du marché imposent leur découpage entre équipement, intervention et pièce détachée. Le vôtre part de la façon dont votre parc se pilote réellement, avec la nomenclature tranchée plus haut et les contrôles réglementaires qui s’y rattachent nommément, pas rangés dans un module générique.

Le coût réel de votre parc apparaît une fois imputé

Tant que le matériel reste une ligne d’achat, il coûte une fois. Dès que chaque sortie s’enregistre avec un chantier, un projet ou un service, la dépense se répartit là où elle est consommée. Des choses invisibles jusque-là remontent : un poste de location externe qui grimpe pendant que le taux d’emploi de vos propres engins reste bas, une famille de matériel dont l’entretien annuel dépasse la valeur résiduelle, un site qui immobilise des équipements sans les déclarer.

Le taux d’utilisation par équipement se calcule à partir des mêmes mouvements, sans ressaisie. Quand vos engins sont équipés de boîtiers télématiques, les heures et les kilomètres remontent seuls et alimentent aussi les seuils de maintenance. Ces chiffres servent des décisions concrètes : arbitrer entre achat et location, dimensionner le renouvellement, refuser une commande de matériel qui existe deux sites plus loin. Quand les équipes réservent le matériel à l’avance, une brique de gestion de plannings se branche sur le même inventaire, chaque réservation bloquant l’équipement sur la période demandée.

Gérer un parc informatique à côté du matériel de terrain

Un parc informatique se raisonne en cycle de vie plutôt qu’en heures de fonctionnement. Un poste entre par une demande, se configure, s’affecte, part en garantie, change de main pendant un remplacement, puis se réforme. L’inventaire tient sur trois informations tenues à jour, le numéro de série, l’utilisateur affecté et l’emplacement. Autour, les licences réclament leur propre suivi, parce qu’une licence rattachée à un salarié parti continue de se facturer chaque mois.

Les entreprises qui gèrent à la fois des postes de travail et du matériel de terrain gagnent à tenir un inventaire commun, avec des règles distinctes par famille et une seule liste de détenteurs. C’est le genre d’assemblage que couvre un outil de gestion sur-mesure, là où deux logiciels du marché imposeraient deux annuaires, deux façons de compter et un rapprochement manuel entre les deux. Concrètement, une seule table de détenteurs et d’emplacements sert les deux familles de matériel, chacune gardant ses champs propres au-dessus.

À qui appartient le logiciel que nous développons

Le code source et la base d’équipements — inventaire, mouvements, historique d’interventions — vous reviennent entièrement. Concrètement, cela signifie qu’aucune licence ni aucun abonnement ne vous lie à nous une fois le logiciel livré : vous restez libre de le faire évoluer avec votre propre équipe ou de confier ce travail à un autre prestataire, et seul le suivi que nous proposons au-delà de la livraison initiale relève, à votre choix, du contrat de maintenance et d’évolution évoqué plus haut.