Caroline B.
Cheffe de marques
Un logiciel de gestion pour assurance / courtage
Votre portefeuille, votre quittancement, vos commissions et votre réseau d'apporteurs dans un seul outil, construit sur la façon dont votre cabinet travaille vraiment.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Ce qu'un logiciel de courtage standard laisse sur vos épaules
Votre production se répartit entre plusieurs porteurs, et chacun garde ses propres outils : un extranet, un format de relevé, un vocabulaire de garanties qui lui appartient. Vos gestionnaires saisissent donc deux fois la même affaire, une fois chez l’assureur, une fois dans votre outil de gestion. Une passerelle existe parfois entre les deux, sur une partie des données seulement, et le reste se recopie à la main.
Le même écart se retrouve du côté financier. Les relevés de commissions arrivent en flux EDI chez certaines compagnies, en PDF ou en tableur chez les autres. Quelqu’un les rapproche ligne à ligne et repère les quittances manquantes bien après l’échéance. L’échéancier des renouvellements vit dans un fichier à côté. Les rétrocessions dues à vos mandataires se recalculent chaque trimestre dans un classeur tenu à part, hors du logiciel.
Pris séparément, ces contournements coûtent peu. Additionnés, ils mobilisent vos gestionnaires sur de la saisie et vous laissent sans vision consolidée. Au moment de mesurer votre production réelle par branche, votre taux de renouvellement ou ce que vous rapporte vraiment un porteur, la donnée est éclatée entre le logiciel, six tableurs et la mémoire de deux collaborateurs.
Le coût augmente à mesure que le cabinet grandit. Un confrère racheté arrive avec son stock de contrats et son plan de commissionnement. Une délégation de gestion s’ajoute et impose de gérer des sinistres que vous ne gériez pas. Une convention de rémunération se renégocie. Une nouvelle branche entre au catalogue et sort du paramétrage prévu. Chacun de ces mouvements repasse par de la gestion manuelle, sur un outil dont un éditeur externe décide la feuille de route.
Vous vous reconnaissez ?
Quand un cabinet de courtage change de logiciel de gestion
Les demandes qui arrivent jusqu’à nous se ressemblent. Voici les situations qui déclenchent le projet.
Le portefeuille a changé d'échelle, l'outil est resté le même
Le paramétrage tenait à trois mille contrats. À huit mille, chaque campagne de renouvellement se prépare à la main.
Le pointage des relevés mobilise un gestionnaire
Les relevés compagnies arrivent dans quatre formats. Le rapprochement prend plusieurs jours par mois et les quittances manquantes remontent trop tard pour être réclamées sereinement.
Vous animez un réseau d'apporteurs
Chaque mandataire a sa grille de rétrocession. Le calcul sort de l'outil, et la justification repart vers l'apporteur en pièce jointe à chaque échéance.
Vos branches n'ont pas le même cycle de vie
IARD professionnelle, santé collective, emprunteur, prévoyance. Chaque activité a son rythme de renouvellement et son vocabulaire. Un logiciel généraliste les traite comme une seule.
Vous avez racheté un cabinet
Deux portefeuilles, deux logiciels, deux conventions de rémunération. La consolidation se fait dans un tableur en attendant la vraie fusion.
Vos clients entreprises réclament de l'autonomie
Attestations, mouvements de personnel, appels de cotisation. Vos courtiers gestionnaires passent leurs matinées à envoyer des documents que le client pourrait aller chercher seul.
Vous êtes une compagnie qui anime un réseau d'agents
Grille de commissionnement par agent général ou par mandataire, suivi de leur production, consolidation par réseau : la même mécanique de gestion, vue depuis la compagnie qui anime le réseau plutôt que depuis le courtier qui le représente.
Ces situations ont un même point de départ. Votre activité a bougé, ou vos clients attendent un service que l’outil n’a jamais prévu, et l’éditeur arbitre ses évolutions pour l’ensemble de ses clients avant de les arbitrer pour vous. Un logiciel de gestion sur-mesure inverse cet ordre : vous décidez seul de ce qui entre dans la prochaine version, et le calendrier suit votre activité.
NOS SERVICES
Ce que couvre un logiciel de gestion pour assurance / courtage
Voici ce que nous développons pour les cabinets de courtage, les courtiers grossistes et les acteurs de l'assurance.
Contrats et avenants
Fiches clients, garanties souscrites, pièces rattachées et historique complet des mouvements du portefeuille.
Échéancier et renouvellements
Campagnes de renouvellement par lot, relances programmées, suivi des résiliations et des reconductions tacites.
Quittancement
Émission des quittances, suivi des impayés, relances échelonnées et lettrage des règlements.
Encaissement délégué
Primes encaissées pour le compte des compagnies, isolées de la trésorerie du cabinet, avec leurs états de reversement.
Commissions et rétrocessions
Grilles par produit, par porteur et par apporteur, calcul rejouable et relevé justifié pour chaque mandataire.
Rapprochement des bordereaux
Lecture des relevés en EDI, en tableur ou en PDF, pointage automatique et pile des écarts à traiter.
Échanges avec vos porteurs
Passerelles API et flux EDI avec les extranets des compagnies, pour saisir une fois au lieu de deux.
Documents réglementaires
Fiches d'information et de conseil, mandats, attestations et conditions particulières générées au format PDF depuis le dossier.
Sinistres
Déclaration, pièces justificatives, suivi des règlements et des recours, avec la vue par contrat et par client.
Pilotage de l'activité
Production par branche, par apporteur et par porteur, taux de renouvellement, encours de commissions à recouvrer.
Multi-entités et droits
Plusieurs cabinets, plusieurs réseaux, un accès limité à ce que chaque profil doit voir.
Recherche et historique
Retrouver un dossier, un échange ou un document en quelques secondes, y compris sur un contrat résilié depuis cinq ans.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Votre gestion tient dans combien de fichiers ?
Parlez-nous de votre organisation et de vos porteurs, même en quelques lignes.
Une journée avec vos gestionnaires ouvre le projet
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Nous passons une journée avec vos gestionnaires. Nous suivons une affaire de la souscription au renouvellement, un relevé de commissions de sa réception à son lettrage, et nous listons les porteurs à connecter. Le périmètre de la première version sort de cette journée. Connecter un seul porteur se boucle en quelques semaines ; une bascule qui couvre tout le portefeuille et plusieurs compagnies s'étale plutôt sur plusieurs mois, le calendrier se resserrant une fois ce périmètre arrêté.
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Nous prototypons d'abord les écrans que vos gestionnaires ouvrent le plus souvent dans une journée : la fiche contrat, l'écran de rapprochement des bordereaux, le tableau des rétrocessions. Ils les manipulent avant la première ligne de code, et nous corrigeons ce qui coûte un clic de trop sur un écran resté ouvert toute la journée.
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Nous habillons l'outil avec votre identité et celle de vos réseaux. La densité d'écran est assumée : un gestionnaire de portefeuille lit des tableaux toute la journée, la lisibilité des montants, des statuts et des dates d'effet passe avant le décor.
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Nous développons les modules, puis nous reprenons votre portefeuille existant : clients, contrats, quittances, historique de commissions. La bascule se prépare sur un jeu de données réel, à une date arrêtée avec vous.
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Nous suivons ce qui bouge dans votre activité : un porteur qui s'ajoute, une convention de rémunération renégociée, un format de relevé qui change. C'est vous qui arbitrez l'ordre des priorités et le calendrier des mises en production. Ce suivi relève du contrat de maintenance et d'évolution, distinct du forfait de développement initial.
Questions fréquentes sur un logiciel de gestion pour le courtage
Oui. Nous partons d’un export de votre base : clients, contrats, quittances, sinistres, historique de commissions. Le vrai travail est le nettoyage et l’alignement des référentiels, rarement le transfert lui-même : la méthode et le critère qui déclenche la bascule sont détaillés plus bas, dans « Reprendre un portefeuille sans perdre son historique ».
.Cela dépend du porteur. Certaines compagnies exposent une API, d’autres échangent par les flux EDI normalisés de la profession. Nous branchons l’outil dessus. D’autres se limitent à un dépôt de fichiers ou à un extranet sans interface machine : nous traitons alors leurs relevés par import, avec une règle de lecture par format. Nous dressons cette liste avant de chiffrer, partenaire par partenaire, parce qu’elle change le périmètre du projet.
.Par des grilles paramétrables : taux par produit, par porteur, par apporteur, par tranche de production, chacune avec sa date d’effet. Le calcul se rejoue à la demande et chaque ligne reste traçable jusqu’à la quittance qui l’a générée. Chaque mandataire reçoit un relevé qu’il peut vérifier lui-même, ce qui raccourcit les échanges de fin de trimestre. Un accord négocié au cas par cas se paramètre comme les autres, sans exception à traiter hors de l’outil.
.Oui, quand votre cabinet dispose d’une délégation d’encaissement de la compagnie. Les primes encaissées pour le compte des porteurs transitent par un compte dédié, distinct de celui du cabinet. L’outil suit ces fonds séparément, produit les états de reversement et garde la trace de chaque mouvement, ce qui rend le contrôle beaucoup plus simple à passer. Le montage contractuel, mandat écrit et garantie financière, relève de votre conformité, le logiciel se cale dessus.
.Le recueil des exigences et besoins, la fiche d’information et de conseil et la justification écrite de la recommandation se remplissent pendant le parcours de souscription, à l’endroit où le gestionnaire travaille. Chaque document produit est horodaté, archivé sur le dossier et retrouvable des années plus tard en cas de réclamation. La mécanique de production de ces pièces est détaillée du côté de l’application avec génération de documents PDF.
.Oui. Chaque entité garde son portefeuille, ses grilles de rémunération et ses utilisateurs, et vous conservez une vue consolidée sur l’ensemble. Les droits se règlent par profil : un mandataire voit ses affaires et ses relevés, un responsable voit son agence, la direction voit tout. Un courtier grossiste, qui conçoit ses produits puis les distribue par un réseau de courtiers et de mandataires à rémunérer, a besoin de ce découpage dès la première version.
.Notre réponse est parfois oui, et nous la donnons telle quelle. Le sur-mesure devient utile quand contourner l’outil vous coûte plus de temps que l’utiliser : un tableur pour les rétrocessions qu’il ignore, un fichier à part pour une branche qu’il ne sait pas suivre, une convention de rémunération qui échappe encore au calcul automatique. Décrivez-nous les contournements que vos gestionnaires pratiquent au quotidien, même approximativement : nous partons de ce que vous nous en dites pour vous indiquer si un développement se justifie, et si vous cherchez d’abord un ordre de grandeur avant d’aller plus loin, combien coûte un logiciel de gestion sur-mesure situe la médiane des budgets réellement engagés.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Construire le logiciel de gestion d'un cabinet de courtage
Reprendre un portefeuille sans perdre son historique
La reprise de données décide de la réussite d’un projet de courtage. Un portefeuille de dix ans contient des contrats résiliés, des avenants qui se contredisent, des clients en double après un rachat, des taux de commission stockés en commentaire libre. Ces surprises sortent au moment d’ouvrir le fichier d’export.
Nous traitons la reprise comme un chantier à part entière : audit de la base actuelle, règles de nettoyage écrites et validées par vos gestionnaires, puis reprises successives sur un environnement de test. Le critère d’arrêt est comptable. Tant que les encours de commissions et les totaux de quittancement de l’outil ne tombent pas sur vos états, la bascule attend.
La conduite du dossier client au jour le jour relève d’un périmètre voisin, que détaille la page application métier pour courtier / assurance.
Le rapprochement des commissions, le poste le plus lourd
Un cabinet multi-compagnies reçoit autant de formats de relevé que de partenaires. Certains arrivent par flux normalisé, d’autres en tableur avec des colonnes qui changent d’ordre d’un mois sur l’autre, d’autres encore en PDF scanné. Le gestionnaire compare ces lignes avec les quittances émises, identifie les commissions manquantes, les reprises sur commissions après résiliation, les écarts de taux.
Ce travail se modélise. Un logiciel de gestion sur-mesure lit chaque format avec sa propre règle, rapproche automatiquement ce qui correspond, et ne présente au gestionnaire que la pile des écarts. Un effet moins visible s’y ajoute : les commissions oubliées finissent par se réclamer, parce que quelqu’un les voit enfin.
Faire circuler la donnée entre vos porteurs et votre outil
Chaque compagnie garde son propre mode d’échange. Quelques API modernes, des flux EDI structurés portés par la profession, des extranets consultables seulement à la main, des envois de fichiers par messagerie sécurisée.
Un projet sérieux commence donc par la liste de vos partenaires, avec pour chacun le mode d’échange réellement disponible et le volume d’affaires concerné. Les compagnies qui portent l’essentiel de votre production méritent une intégration profonde. Celle sur laquelle vous placez quelques contrats par an mérite un import de fichier et rien de plus. Ce tri sépare un budget tenu d’un projet sans fin.
Ouvrir une partie de l’outil à vos clients et à vos apporteurs
Une fois la gestion interne assainie, la question suivante arrive vite. Vos clients entreprises veulent télécharger leurs attestations, déclarer une entrée ou une sortie de salarié, suivre leurs appels de cotisation sans écrire un mail. Vos apporteurs veulent consulter leur production et leurs relevés de rétrocession.
Les deux se branchent sur la même base de données, avec des droits différents. C’est le prolongement direct d’un logiciel de gestion, et un espace client pour assurance / mutuelle se construit sur ces mêmes fondations.
Retrouver une pièce le jour où quelqu’un la demande
Un contrôle, une réclamation client, un renouvellement d’immatriculation : la question posée est la même dans les trois cas. Où est la pièce, qui l’a produite, à quelle date. Un cabinet qui range ses mandats dans un dossier réseau et ses attestations de formation dans une boîte mail passe ses journées de contrôle à chercher.
Un logiciel de gestion ne remplace pas votre dispositif de conformité, il vous fait gagner le temps de le prouver. Registre des mandats, historique daté des documents remis à chaque client, suivi des habilitations et des heures de formation continue de vos collaborateurs, dont les justificatifs se conservent cinq ans : ces éléments vivent au même endroit que le portefeuille et ressortent en quelques clics. L’adhésion à une association agréée reste votre affaire ; l’outil n’en garde que la preuve.
Vos données restent sous votre contrôle
Un portefeuille de courtage transporte des données financières et, dès qu’une branche santé entre au catalogue, des données qui touchent à la santé de vos assurés. Ces données se traitent avec les mêmes réflexes qu’un dossier verrouillé : chiffrement des échanges et du stockage, hébergement choisi avec vous plutôt qu’imposé, accès limité par profil comme pour le reste de l’outil, sauvegardes régulières et vérifiées. Ces choix se posent avec votre responsable conformité ou votre RSSI dès le cadrage, pas après la mise en production.
Le code et les données vous appartiennent
Le code source de cet outil et vos données de portefeuille — contrats, quittances, historique de commissions — restent votre propriété exclusive, sans abonnement à reconduire. Ce que cela change concrètement pour votre cabinet est développé sur la page Logiciel de gestion sur-mesure.
