Caroline B.
Cheffe de marques
Site connecté à un CRM
Sur un site connecté à un CRM, la sollicitation part vers votre logiciel commercial dès l'envoi du formulaire, avec ses réponses, la page d'où elle vient et l'accord que le visiteur vient de donner.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Vos demandes vivent dans une boîte mail avant d'entrer dans votre CRM
Un visiteur remplit votre formulaire. Le site envoie un message à une adresse partagée, et la demande s’arrête là. Quelqu’un l’ouvre plus tard, recopie le nom, l’adresse et le téléphone dans votre CRM, puis résume le besoin en une ligne. Ce que le visiteur avait écrit reste dans le message d’origine, et la recopie est le moment où ce prospect entre dans votre CRM.
Le premier coût se lit sur le délai de rappel. Entre le clic du visiteur et l’appel de votre commercial, il y a une boîte partagée, une ressaisie et la disponibilité de celui qui s’en charge. Ce délai se creuse le soir, le week-end et pendant les congés, quand la boîte partagée reste fermée.
Le second coût se lit dans votre base. La même entreprise revient sous plusieurs fiches, parce que chaque envoi ouvre une entrée neuve. L’origine se perd au passage : la page consultée, la campagne qui a amené le clic et le formulaire utilisé restent dans le message. Vos commerciaux tiennent alors leur propre tableur, et votre direction pilote sur des chiffres qu’elle sait incomplets. Cette écriture directe dans le logiciel commercial fait partie des développements que nous menons sur un site avec fonctionnalités avancées.
Vous vous reconnaissez ?
Ce qui se perd entre votre formulaire et votre CRM
La recopie manuelle qui sépare votre site de votre CRM produit toujours les mêmes symptômes.
La fiche se crée quand quelqu'un a le temps
La sollicitation arrive dans une boîte, la recopie vient plus tard. Le prospect existe alors dans un message non lu, et nulle part ailleurs.
Deux commerciaux suivent la même affaire
Un acheteur revient par une autre page, sous une autre adresse. Personne ne rapproche les deux fiches, et vos relances se croisent chez lui.
La page qui a déclenché la demande reste inconnue
Elle ne remonte jamais jusqu'à vos tableaux de bord, qui pilotent alors sans savoir d'où vient chaque affaire.
Votre commercial rappelle un client comme un inconnu
Un client sous contrat remplit le même formulaire vierge qu'un visiteur de passage, et redonne ce que vous détenez déjà.
Votre preuve de consentement s'arrête à une case cochée
Le visiteur accepte d'être recontacté, le CRM reçoit une coordonnée. Ce à quoi il a dit oui, et sous quels mots, reste dans le formulaire.
Vos leads circulent en fichier tableur
Le site produit une liste, quelqu'un l'exporte, un commercial l'importe. La liste vieillit au passage, et deux équipes travaillent sur deux versions.
Ces six situations partent du même point : entre votre site et votre CRM, une opération manuelle décide de ce qui arrive et du moment où cela arrive. Un site connecté à un CRM remplace cette opération par une règle écrite et testée.
NOS SERVICES
Ce que nous raccordons entre votre site et votre CRM
Chaque ligne se développe séparément, sur le CRM que vos équipes utilisent déjà.
Écriture de la demande à l'envoi
La demande entre dans votre CRM à l'instant de l'envoi, chaque réponse à sa place.
Rapprochement avant écriture
Nous cherchons la fiche existante sur l'adresse ou le nom de l'entreprise, puis nous y attachons la demande au lieu d'en ouvrir une nouvelle.
Correspondance champ par champ
Chaque question du site vise un champ précis, y compris ceux que vos équipes ont créés elles-mêmes.
Origine de la demande
La fiche indique par quel chemin ce contact est arrivé jusqu'à vous.
Preuve du consentement
La mention cochée et le texte qui l'accompagnait partent avec la demande, datés.
Attribution et alerte
La demande revient au commercial de son territoire, prévenu à l'arrivée.
File de reprise
Un envoi rejeté reste dans une file sur votre site, et il repart dès que le CRM répond.
Lecture en sens inverse
Vos pages affichent ce que le CRM contient : interlocuteur attribué, état d'une demande, agence rattachée.
Formulaire pré-rempli pour un contact connu
Un lien envoyé depuis le CRM ouvre le formulaire avec les informations que vous détenez.
Journal des transmissions
L'état de chaque transmission reste consultable, envoi par envoi, depuis l'administration du site.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
-
Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
-
Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
-
Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
-
Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Un premier échange suffit à savoir ce que votre CRM autorise
Décrivez-nous les formulaires qui tournent sur votre site et le CRM où travaillent vos commerciaux.
Du relevé de vos champs à la surveillance des envois
-
Nous listons les points d'entrée du site, du formulaire de contact à la demande de rappel, et nous ouvrons votre CRM en face. Le relevé retient les seuls champs que vos commerciaux remplissent réellement.
-
Chaque question du site reçoit son champ de destination. En regard s'écrit la règle de rapprochement : sur quel champ une demande rejoint un dossier déjà ouvert, et ce qui arrive quand rien ne correspond. Vos équipes commerciales valident ce tableau avant la première ligne de code.
-
Nous développons l'envoi, puis nous déposons de vraies demandes par chaque formulaire. L'essai couvre le cas normal et les cas de travers : adresse déjà connue, champ obligatoire laissé vide, CRM qui refuse l'écriture. Chaque cas produit un résultat annoncé à l'avance.
-
Le site reste en ligne pendant la mise en service, formulaire par formulaire. L'envoi par mail continue en parallèle du dépôt dans le CRM, le temps que vos équipes comparent les fiches créées aux messages reçus. La double écriture s'arrête sur confirmation de vos équipes.
-
Un échec d'écriture déclenche une alerte chez nous avant que vos commerciaux constatent un creux. Un champ renommé, un quota atteint, un accès expiré se rattrapent le jour même. Cette surveillance se règle dans le cadre d'un contrat de maintenance et d'évolution, à part du forfait initial.
Connecter un site à un CRM, question par question
Votre éditeur propose un formulaire tout prêt, sous forme d’un script à poser dans vos pages. Le montage tient tant que trois conditions vous conviennent : le formulaire garde l’apparence et les champs prévus par l’éditeur, le texte de consentement est le sien, écrit pour tous ses clients, et la saisie de vos visiteurs part chez lui avant d’arriver chez vous. Sur une page de contact simple, cela suffit. Dès que le formulaire doit reprendre l’offre consultée ou accepter un document, il redevient une pièce de votre site, qui écrit ensuite dans le CRM par une entrée dédiée.
.Elle reste chez vous. Le site l’enregistre dans sa propre base avant même de contacter le CRM, puis tente l’écriture. Le visiteur reçoit sa confirmation dès cette première étape, indépendante d’un logiciel qu’il ignore. En cas de panne prolongée, la même file de reprise prend le relais. Chaque demande part avec sa propre référence, ce qui écarte le risque qu’un rejeu écrive deux fois la même fiche.
.Tout dépend d’un réglage : votre CRM autorise-t-il un programme extérieur à créer ou à mettre à jour une fiche, sous ses propres identifiants ? La plupart des CRM du marché, Salesforce, HubSpot, Pipedrive ou Microsoft Dynamics par exemple, exposent ce type d’accès, chacun avec ses propres règles et ses propres quotas. Nous ouvrons ce point dans votre compte avant tout engagement, avec celui de vos collaborateurs qui l’administre. La réponse prend trois formes. Le CRM autorise cette écriture et porte déjà les champs voulus, le raccordement se développe dessus. Il autorise l’écriture et l’un des champs manque, votre administrateur le crée dans le CRM, et la table de correspondance le reprend. Il refuse toute écriture extérieure, et c’est la seule situation où le choix du logiciel redevient une question, une décision que nous documentons plutôt que de la trancher à votre place.
.Oui, et la lecture demande davantage de réglages que l’écriture. Une page publique montre ce que n’importe quel visiteur peut voir : l’agence rattachée à un code postal, le commercial d’un secteur, la disponibilité d’une prestation. Dès que l’affichage concerne une personne précise, ses dossiers et ses factures, la connexion s’accompagne d’une identification et d’une gestion des droits, et le sujet devient celui d’un espace client. Entre les deux, un lien unique envoyé depuis le CRM ouvre une page de suivi ou un formulaire déjà rempli, sans compte à créer.
.La réponse dépend du montage retenu, et vous la connaissez avant de choisir. Un envoi développé directement va de votre site à votre CRM, sans étape intermédiaire : la demande sort de votre hébergement et entre chez l’éditeur de votre CRM. Une plateforme d’automatisation, elle, s’intercale entre les deux et garde une copie de chaque envoi le temps de son historique. Le formulaire fourni par l’éditeur, lui, collecte la saisie chez lui dès la première frappe. Nous vous disons par où passent les coordonnées de vos visiteurs, montage par montage. Dès qu’un troisième logiciel rejoint durablement cet échange, votre outil de support ou votre plateforme d’emailing, le sujet devient celui de la synchronisation de votre CRM avec ses autres outils.
.C’est un chantier distinct, décidé séparément. Les demandes déjà reçues vivent dans une messagerie, sous une forme qui n’a pas de champs : un objet, un corps de message, parfois une pièce jointe. Les reprendre suppose de les relire une par une pour en extraire ce qui deviendra une fiche. La priorité tient dans les demandes encore vivantes, celles auxquelles vos commerciaux répondent toujours. Le reste se conserve en archive consultable.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Le trajet d'une demande, de votre formulaire à la fiche de votre CRM
La table de correspondance, le vrai document du projet
Un site connecté à un CRM tient dans une table de correspondance : en face de chaque question posée sur le site, le champ qui la reçoit dans le CRM, et la règle appliquée quand la valeur manque. Ce document paraît modeste, et c’est pourtant lui qui décide de ce que vos commerciaux liront sur chaque fiche.
Deux difficultés reviennent au moment de l’écrire. Les champs personnalisés d’abord : un CRM utilisé depuis des années porte des champs créés par plusieurs personnes, dont certains font double emploi. Le relevé les met à plat, et cette mise à plat vaut par elle-même. Les listes de choix ensuite : le site propose un menu déroulant, le CRM attend une valeur exacte parmi les siennes, et un libellé ajouté d’un côté sans l’autre suffit à faire refuser l’écriture.
Ce tableau vit après la livraison. Tenu, il réduit un changement à un réglage. Laissé au souvenir de celui qui a développé la connexion, il fait de chaque changement un chantier.
Le rapprochement décide de la propreté de votre base
Une demande venue du site pose toujours la même question au CRM : cette personne existe-t-elle déjà ? La réponse détermine si une fiche se crée ou si une fiche se complète, et une base commerciale se dégrade par cet endroit précis.
L’adresse email sert de point de rapprochement principal, parce que le visiteur la saisit lui-même et que votre CRM la traite déjà comme une clé d’entrée. Elle laisse passer des cas réels : un acheteur qui change d’entreprise, une adresse générique derrière laquelle plusieurs interlocuteurs se succèdent. Un second critère, le nom de l’entreprise ou son numéro d’identification, rattache alors le contact au bon compte.
Reste le cas où rien ne correspond. La demande s’enregistre quand même, dans une zone d’entrée du CRM, et elle attend qu’un commercial la qualifie avant de devenir un compte. Ce palier tient votre base à sa taille utile.
Ce que votre site sait de la demande et que le CRM n’apprend pas autrement
Une fiche créée à la main porte un nom, une adresse, un téléphone et un résumé. Le site, lui, garde le chemin parcouru : les pages ouvertes avant l’envoi, l’annonce ou la recherche qui a amené le visiteur. Ces informations restent dans la visite, sauf si le site les emporte avec la sollicitation.
Attachées à la fiche, elles changent deux conversations. Celle du commercial, qui ouvre son appel en sachant sur quelle offre le prospect s’est arrêté. Celle de la direction, qui lit ses dépenses d’acquisition par les affaires qu’elles produisent, et plus seulement par les visites qu’elles amènent. Cette remontée se construit du côté du site, en même temps que les modèles de page.
La preuve du consentement se fabrique au moment du clic
Un visiteur coche une case, et cette case a un contenu : un texte, affiché à un endroit précis, à une date précise. La coordonnée seule arrive dans le CRM, et vous gardez une adresse sans savoir à quoi son propriétaire a dit oui.
Le raccordement transporte l’ensemble : le texte exact affiché ce jour-là, la date, l’adresse de la page, et la mention retenue parmi celles que vous proposez, appel commercial, envoi d’informations, ou les deux. Vos commerciaux lisent sur la fiche ce qu’ils ont le droit de faire. Une personne qui retire son accord depuis une page de votre site le retire dans le CRM par le même chemin, et la fiche garde la trace de ce retrait avec sa date.
Les identifiants d’accès à votre CRM sont créés à votre nom
Un raccordement s’appuie sur un accès au CRM, avec ses propres identifiants. Cet accès se crée dans votre compte, à votre nom, sous un libellé qui dit à quoi il sert, avec les seuls droits dont le site a besoin : créer des contacts et des sollicitations, consulter les champs que vos pages reprennent. Vous le voyez dans la liste de vos accès, et vous le coupez sans passer par nous.
Ce détail compte le jour où vous changez d’agence, ou de CRM. Le code du raccordement fait partie de ce que nous vous remettons, la table de correspondance également, et une autre équipe reprend la connexion en lisant cette table et en créant son propre accès.
