Caroline B.
Cheffe de marques
Créer un extranet partenaires
Vos sociétés partenaires ont déjà leurs habitudes, leurs interlocuteurs et leurs conditions négociées. Créer un extranet partenaires consiste à reprendre ce qui circule aujourd'hui, à vérifier profil par profil ce que chaque société a le droit de voir, puis à faire basculer un réseau qui travaille depuis des années sans vous attendre.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
La matière de votre extranet partenaires circule déjà par mail
La demande arrive sous forme de fonctions : un espace de dépôt, un catalogue, un suivi de commandes, un tableau de bord. Cette liste vient de ce que le dirigeant a vu chez d’autres. La vraie description du besoin est ailleurs, dans les messages que vos équipes envoient au réseau depuis des années.
Personne ne détient cette description en entier. L’administration des ventes sort les confirmations et les avis d’expédition. Les grilles et les argumentaires partent de l’animateur, les visuels de campagne du marketing, les relevés et les avoirs de la comptabilité. Chacun connaît sa part et l’estime modeste. Ces parts mises bout à bout forment le sommaire de l’outil à construire, avec leurs volumes et leurs fréquences réelles.
Les droits, eux, sont déjà écrits. Vos contrats de distribution, vos mandats ou vos contrats de franchise disent qui vend quoi, sur quel territoire, à quelles conditions et jusqu’à quelle date. Ils ont été signés à des dates différentes, par des équipes qui se sont succédé, et complétés d’avenants rangés ailleurs que le contrat d’origine. Personne dans l’entreprise ne les a jamais lus côte à côte.
Un projet qui saute cette double lecture se paie plus tard : l’outil sort conforme à la liste de fonctions du début, et il expose au réseau des conditions que personne n’avait relues. Nous commençons donc par le relevé et par les contrats, avant la moindre maquette. Ce que contient l’outil lui-même est décrit sur la page extranet partenaires.
Vous vous reconnaissez ?
Ce qui met un projet d'extranet partenaires sur la table
Six situations qui amènent une direction à ouvrir le sujet cette année.
Un rachat vous laisse deux réseaux
Deux grilles, deux façons de commander, deux niveaux de service. Les partenaires des deux côtés le savent et le disent.
Votre extranet actuel n'a plus de propriétaire
Le prestataire qui l'a écrit a disparu. Chaque demande d'évolution reçoit la même réponse, et vos équipes contournent.
Vos conditions changent plusieurs fois par an
Chaque révision lance une campagne d'envois, puis une série de commandes passées sur l'ancienne grille.
Un donneur d'ordre vous réclame la traçabilité des accès
Qui a consulté quelle pièce, et quand. La question tombe pendant un audit et personne ne sait y répondre.
Votre premier partenaire hors de France arrive
Sa langue, sa devise et ses documents contractuels sortent du cadre de vos envois actuels.
Un cahier des charges déjà écrit, et daté
Le projet a été lancé une première fois. Le document existe, il a deux ans, et le réseau a changé depuis.
Ces situations ont un point commun : le réseau tourne déjà, et il tournera pendant toute la durée du projet. Vous ne créez pas un outil pour une population à recruter, vous en installez un sous des sociétés qui commandent, réclament et vendent pendant que vous développez. Cette contrainte décide du séquençage bien plus que la liste des fonctions retenues.
NOS SERVICES
Ce que couvre un projet de création d'extranet partenaires
Un projet de création demande autant de travail sur l'existant que de développement. Voici ce que nous produisons, du premier relevé jusqu'à la fermeture de l'ancien canal.
Le relevé de ce qui circule
Un mois d'envois réels vers le réseau, classés par service émetteur, par destinataire et par fréquence.
Le dépouillement des contrats
Contrats et avenants en vigueur ramenés dans un seul tableau : gammes, remises, territoires, échéances.
La reprise des documents
Grilles, notices, contrats-types et supports chargés, datés, rattachés aux sociétés qui y ont droit.
La base de départ des sociétés
Raisons sociales, établissements, contacts nommés et rattachements, vérifiés avec vous avant toute ouverture.
Les comptes de recette
Un compte par profil, parcouru écran par écran, pour vérifier ce que chacun voit et ce qui lui reste fermé.
Le dispositif d'ouverture
Courrier d'annonce, mode d'emploi d'une page, adresse d'assistance, vagues successives et date de fermeture de l'ancien canal.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Combien de sociétés dans votre réseau aujourd'hui ?
Dites-nous combien de sociétés compte votre réseau et comment elles vous écrivent aujourd’hui : la réponse oriente déjà le projet.
Le déroulé d'une création d'extranet partenaires
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Nous récupérons un mois d'échanges réels avec vos partenaires, auprès de chaque service qui leur écrit. Vous en ressortez avec la liste de ce qui part vers le réseau, ce que cela pèse en volume et à quelle fréquence. Ce relevé sert de sommaire : ce qui revient chaque semaine passe dans l'outil, ce qui sort une fois par an attend.
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Nous arbitrons ce qui ouvre en premier avec vous et avec quelques sociétés de votre réseau, sur un critère simple : un sujet complet vaut mieux qu'un morceau de chacun. Un partenaire qui trouve toutes ses commandes en ligne abandonne le téléphone sur ce sujet. Un partenaire qui en trouve la moitié rappelle pour l'autre moitié, et vous gardez les deux canaux.
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Le développement avance par lots, en commençant par les écrans que le relevé a classés comme répétitifs. Chaque lot se ferme par une recette conduite profil par profil : un compte de test pour chaque type de société de votre réseau, chaque écran parcouru sous ce compte, ce qu'il affiche validé autant que ce qu'il refuse. Aucun compte réel ne s'ouvre avant cette signature.
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Vos grilles, notices et supports entrent dans l'outil avec leur date et leur périmètre de diffusion. En parallèle, la base des sociétés se constitue à partir de vos contrats en cours, avec un contact nommé par établissement. Une société hors de France y entre au même titre que les autres, avec sa langue de correspondance et sa devise propres. Vous relisez cette liste société par société : c'est elle qui décide qui reçoit un accès le jour de l'ouverture.
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L'ouverture se fait par vagues, en commençant par les sociétés qui ont suivi le cadrage. Chaque vague reçoit son courrier, son mode d'emploi et une adresse d'assistance. L'ancien canal reste ouvert quelques semaines en parallèle, avec une date de fermeture annoncée dès le premier courrier, et nous traitons avec vous les demandes encore en cours ce jour-là.
Les questions du premier rendez-vous sur un projet d'extranet partenaires
Le relevé des échanges en tient lieu, et il se conduit sans document préalable. Deux décisions vous reviennent en revanche, et elles ne se déduisent d’aucun contrat : jusqu’où vous ouvrez vos conditions commerciales au réseau, et qui chez vous tranche une exception. Nous posons ces deux questions au premier rendez-vous, avant tout chiffrage.
.Le projet fonctionne avec des conditions hétérogènes. L’outil traite chaque société sur la base de son propre contrat, ce qui rend l’harmonisation inutile pour démarrer. Ce que le dépouillement fait remonter, en revanche, se traite : un avenant qui contredit son contrat, une échéance passée, une clause devenue inapplicable. Ces points-là se tranchent avant l’ouverture, parce que l’outil les rendra visibles. Attention à ne pas confondre deux niveaux : la recette de ce projet vérifie que chaque profil voit bien ce que son propre contrat prévoit, écran par écran. Calculer automatiquement un tarif ou une remise à partir de ces mêmes conditions va plus loin, et relève d’un travail de modélisation à part, détaillé sur la page portail revendeurs avec gestion des droits.
.L’ouverture par vagues donne de meilleurs résultats, pour une raison pratique : les premières questions arrivent toutes en même temps, et une équipe absorbe une vague bien mieux qu’un réseau entier. Les sociétés qui composent la première vague, déjà désignées à l’étape de bascule, sont aussi celles qui gagnent le plus de temps et reviennent vite avec des remarques utiles. Les vagues suivantes profitent des corrections faites entre-temps.
.Une personne qui connaît les partenaires par leur nom et qui a le droit de trancher une règle commerciale. Un directeur commercial, un responsable de réseau ou un responsable d’administration des ventes tiennent ce rôle. Le projet fait remonter des arbitrages qui dépassent la technique : quelle remise devient visible, quel document reste réservé, qui autorise une exception. Sans ce mandat, chaque question part vers un comité et le projet avance au rythme des réunions.
.Elle reste ouverte pendant la bascule, puis elle change de rôle. Une fois le portail installé, elle sert d’entrée d’assistance : un partenaire qui n’arrive pas à se connecter ou qui cherche une fonction écrit là. Ce que nous fermons, c’est son usage comme circuit de commande et de demande courante, parce que deux circuits en parallèle ramènent tout le monde vers le plus ancien.
.Vos équipes administrent le quotidien : ouvrir une société, ajouter un contact, publier une grille, fermer un accès. Ces gestes se font sans nous, et la formation de vos administrateurs entre dans le projet. Les évolutions du produit lui-même, un nouveau type de partenaire ou un nouvel écran, relèvent du contrat de maintenance et d’évolution, facturé à part du projet de création.
.Ses données, oui. La liste des sociétés, les contacts, l’historique des accès et les documents publiés se récupèrent, et ce sont eux qui coûtent le plus cher à reconstituer. Le code se juge sur deux critères : votre capacité à le faire modifier aujourd’hui, et ce que coûte l’ajout d’un profil de partenaire supplémentaire. Nous regardons ces deux points avant de proposer une reprise ou une reconstruction.
.Le contact nommé par établissement n’entre dans la base que pour ouvrir et faire vivre l’accès de sa société, jamais pour circuler au-delà : la recette par profil vérifie justement, avant l’ouverture, qu’une société ne voit ni les coordonnées ni les conditions des autres. C’est vous qui décidez qui garde un accès actif, et fermer le compte d’un partenaire qui quitte le réseau prend le même geste que d’en ouvrir un nouveau, sans dépendre de nous pour le faire.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Créer un extranet partenaires : ce que le projet fait remonter chez vous
Le mois d’échanges qui tient lieu de cahier des charges
Le relevé se conduit auprès des personnes, pas auprès des outils. Nous demandons à chaque service qui écrit au réseau d’extraire un mois d’envois, avec leurs pièces jointes et sans tri préalable. La consigne compte plus qu’elle n’en a l’air : un service qui trie transmet ce qu’il maîtrise, et laisse de côté les envois exceptionnels qui pèsent le plus lourd en temps.
Le dépouillement classe ensuite chaque envoi selon trois axes : qui l’émet, qui le reçoit, à quelle fréquence il revient. Le classement fait apparaître trois catégories. Les envois répétitifs et identiques deviennent une publication dans l’outil. Les envois répétitifs mais personnalisés deviennent un écran calculé par société. Les envois uniques restent des messages. Cette répartition donne une première trame de périmètre en quelques jours, sur laquelle l’arbitrage d’ouverture s’appuie ensuite.
Le comptage livre au passage une mesure utile : le volume d’envois que le réseau déclenche chaque mois, service par service. Ce chiffre arbitre les fonctions entre elles pendant le projet, puis sert de comparaison une fois l’outil ouvert.
Vos contrats partenaires, relus ensemble pour la première fois
Le dépouillement ramène vos contrats dans un tableau unique : une ligne par société, des colonnes pour la gamme accessible, le territoire, le barème, la durée et les clauses particulières. L’exercice prend quelques jours et il se fait une fois, au démarrage.
Ce tableau fait remonter des écarts que la lecture document par document laissait passer. Quatre figures que nous cherchons en priorité : deux sociétés au volume comparable placées sur des barèmes différents, une exclusivité territoriale concédée pendant une négociation et jamais reprise, un partenaire qui commande sous un agrément arrivé à échéance, une clause de préavis rédigée en deux versions selon l’année de signature.
Ces écarts existaient avant le projet. L’outil les rend lisibles, y compris par les partenaires eux-mêmes : un écart supportable tant qu’il reste dispersé devient une question à traiter dès qu’il s’affiche. Ce tableau se relit donc avec votre direction commerciale avant la première ligne de code.
Ce qui fait varier l’effort d’un projet à l’autre
Deux réseaux de taille identique donnent des projets très différents. Quatre facteurs expliquent l’essentiel de l’écart.
Le premier est la forme de vos contrats. Un contrat-type appliqué à tout le réseau se modélise en quelques jours. Des contrats négociés un par un demandent un dépouillement complet et un modèle qui accepte l’exception. Le deuxième est le volume documentaire : une grille annuelle et trois notices ne se comparent pas à quinze ans de supports dont il faut établir lesquels font foi. Le troisième est le nombre de systèmes qui détiennent l’information affichée, chacun apportant un accès à ouvrir. Le quatrième est la taille de la bascule, qui tient au nombre de sociétés à contacter et de contacts nommés dans chacune.
Ces quatre facteurs se mesurent au cadrage, avant tout chiffrage, et ils orientent le découpage du projet plus que le budget. Un réseau aux contrats hétérogènes gagne à ouvrir d’abord une population homogène, puis à élargir.
La recette des droits, un compte par profil
Un extranet partenaires s’ouvre à des sociétés que vous ne dirigez pas. La vérification porte donc sur deux choses distinctes : ce que chaque écran montre à qui y a droit, et ce qu’il laisse voir à qui n’y a pas droit. La seconde demande un contrôle organisé.
Nous créons un compte de test par type de société présent dans votre réseau, sur des données réelles anonymisées. Chaque compte parcourt ensuite l’application entière, écran par écran, y compris les écrans qui ne le concernent pas. Le résultat s’écrit dans un tableau à deux entrées, profils en ligne et écrans en colonne, avec trois valeurs par case : visible, visible en partie, fermé. Ce tableau se relit avec vous et se signe avant la première ouverture réelle.
Le même document sert plus tard. Le jour où vous créez un type de partenaire, il donne la liste exacte des écrans à trancher pour lui, et il évite de rouvrir chaque décision d’origine. C’est le livrable de cette phase qui vieillit le mieux.
Fermer l’ancien canal, la condition de l’usage réel
La question de l’adoption se joue là, et elle se joue de votre côté. Tant qu’un partenaire obtient sa réponse en écrivant à son interlocuteur habituel, il continue d’écrire. L’outil le plus complet perd contre une habitude de dix ans si les deux chemins restent ouverts sans limite de temps.
La fermeture s’annonce donc avec l’ouverture, dans le même courrier, avec une date. Entre les deux, une période de quelques semaines où l’ancien canal fonctionne encore, pendant laquelle vos équipes répondent en indiquant l’écran qui porte l’information. Après la date, les demandes courantes reçoivent une réponse qui renvoie au portail, et l’assistance reste joignable pour ce qui relève d’un vrai blocage.
Deux exceptions se posent à l’avance, sous peine d’être arbitrées dans l’urgence. Les urgences opérationnelles gardent une ligne directe : un partenaire bloqué devant son client ne consulte pas un écran. Les sociétés sans accès internet fiable sur leur lieu de travail gardent un circuit dédié. Ces exceptions se comptent et se nomment, sans quoi elles redeviennent la règle en quelques mois.
L’adresse de connexion est une de vos coordonnées commerciales
Une fois l’extranet ouvert, ses utilisateurs sont des entreprises extérieures. L’adresse qu’elles saisissent entre dans leurs procédures internes et se transmet à chaque nouveau salarié chez elles, au même titre que votre numéro standard. Elle cesse alors d’être un détail technique du projet.
Nous la déposons à votre nom au démarrage, sur un compte que vous détenez. Le nom vous appartient alors au même titre que celui de votre site, et c’est vous qui décidez de ce qui répond derrière. Une adresse déposée par l’agence inverse ce rapport : chaque décision qui touche à l’hébergement du portail passe alors par une demande de transfert. Le code développé pour votre extranet suit la même logique : il vous appartient dès la livraison, sans abonnement à reconduire ni dépendance contractuelle à nous pour le faire évoluer ou le confier à un autre prestataire.
