Caroline B.
Cheffe de marques
Un espace patient pour établissement de santé
Nous développons l'espace patient pour établissement de santé qui manque à votre circuit d'admission. Vos patients déposent en ligne les pièces que votre bureau des entrées réclame aujourd'hui par téléphone.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Entre la décision d'hospitalisation et l'entrée, tout repose sur vos équipes
Entre le jour où l’hospitalisation est décidée et celui où le patient franchit vos portes, votre établissement lui réclame une pièce d’identité, une attestation de droits à l’assurance maladie en cours de validité, une carte de mutuelle, le nom d’une personne de confiance, parfois un questionnaire médical à remplir avant la consultation d’anesthésie.
Ces pièces arrivent par courrier, par mail ou dans une enveloppe déposée à l’accueil. Votre bureau des entrées les récupère, relance ceux dont l’attestation a expiré, ressaisit les questionnaires manuscrits, complète la veille de l’intervention ce qui manque encore. Ce travail n’apparaît sur aucun tableau de bord, et il recommence à chaque séjour.
En face, la personne hospitalisée cherche à qui envoyer sa carte de mutuelle et rappelle pour savoir si son dossier est complet. Elle revient six mois plus tard pour une facture de séjour qu’elle a égarée, ou pour une attestation de présence que sa mutuelle exige.
Vous avez peut-être déjà réglé une part du problème service par service. Un formulaire en ligne pour l’ambulatoire, un autre pour la maternité, une prise de rendez-vous achetée avec le logiciel de consultation. Chacun collecte ce qui l’intéresse, aucun ne l’écrit dans le dossier patient, et la ressaisie revient au guichet.
Un espace client ouvert aux patients rassemble cette dispersion en un seul point d’entrée. Chacun y dépose les pièces demandées quand il en a le temps, voit ce qui manque encore, retrouve ses documents une fois rentré chez lui. Vos équipes contrôlent une file unique. Et la même mécanique sert ensuite aux consultations externes et aux traitements au long cours, à tout ce qui suppose un échange administratif répété avec la même personne.
Vous vous reconnaissez ?
Ce qui déclenche un projet d'espace patient
Confrontez cette liste au dernier trimestre d’activité de votre service des admissions.
Le standard sature la veille des admissions
Les appels portent sur les mêmes points, une pièce manquante, une heure de convocation, un jeûne à respecter.
Le dossier de pré-admission arrive incomplet
L'attestation de droits a expiré ou la carte de mutuelle manque, et la découverte se fait le jour de l'entrée.
Le questionnaire d'anesthésie revient manuscrit
Il faut le déchiffrer, le ressaisir et le rattacher au bon dossier avant l'intervention.
Vos patients réclament leurs documents des mois plus tard
Chaque demande repart en recherche manuelle dans les archives du service concerné.
Vos convocations partent encore par la poste
Le patient les reçoit tard, rappelle pour confirmer son heure d'arrivée, et vous réexpédiez ce qui s'est perdu.
Votre portail actuel s'arrête au rendez-vous
Il prend la réservation, puis laisse la préparation du séjour à vos équipes.
Ces situations concernent la partie administrative du séjour, celle qui se prépare à distance.
NOS SERVICES
Le périmètre d'un espace patient pour établissement de santé
Nous développons ces fonctions à la carte, selon ce que réclame votre circuit d'admission, à l'exception du rapprochement d'identité : cette fonction-là se décide dès la conception, parce que l'ajouter après coup obligerait à rejouer tous les rattachements déjà effectués.
Pré-admission en ligne
Identité, couverture sociale, mutuelle, personne de confiance, renseignées avant la venue.
Dépôt des pièces justificatives
Carte d'identité, attestation de droits, carte de mutuelle, déposées depuis un téléphone.
Questionnaires médicaux
Questionnaire pré-anesthésique et recueils propres à chaque spécialité, remplis en ligne avant la consultation.
Rapprochement d'identité
Contrôle des traits d'identité du compte créé en ligne avant tout rattachement au dossier, ce que le secteur nomme l'identitovigilance.
Convocations et rappels
Heure d'arrivée, consignes de jeûne, documents à apporter, envoyés au bon moment.
Suivi du dossier d'admission
Ce qui est validé, ce qui manque et ce qui reste à signer, visibles en continu.
Documents de séjour
Comptes rendus, attestations et bulletins de situation mis à disposition après la sortie.
Frais de séjour et reste à charge
Détail de la facturation, chambre particulière, forfait journalier, part mutuelle.
Accès délégué
Un proche ou un représentant légal accède au dossier avec ses propres droits, sur délégation.
Connexion au système d'information
Échanges avec la gestion administrative du patient et le dossier patient informatisé déjà en place.
Multi-site et multi-service
Un portail unique, des parcours distincts selon l'établissement, le service ou le type de séjour.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Quel point du circuit d'admission vous pèse le plus aujourd'hui ?
Un standard qui sature, un dossier incomplet, un questionnaire manuscrit : un seul point suffit pour commencer.
Ce que produit chaque étape de votre projet d'espace patient
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Nous suivons un dossier réel du premier contact à la facturation, avec le bureau des entrées et un cadre de service. Nous notons chaque pièce réclamée, qui la demande et à quel moment. Ce relevé fixe le périmètre du portail et ce qui continue de se traiter à l'accueil.
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Nous prototypons le parcours de pré-admission complet et le faisons dérouler par des personnes extérieures au projet. Nous testons surtout ce qui casse un parcours : la pièce qui n'est pas sous la main, la reprise du parcours trois jours plus tard, le formulaire abandonné en cours de route.
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Nous composons des écrans lisibles sur un téléphone tenu à bout de bras, avec des libellés qui reprennent les mots de vos courriers de convocation. Contrastes, tailles de texte et zones tactiles suivent le référentiel général d'amélioration de l'accessibilité dès la maquette.
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Nous développons le portail et ses échanges avec votre gestion administrative du patient. La recette se fait avec le service des admissions sur des dossiers de test couvrant les cas difficiles, droits expirés, homonymes, mineurs, patients sans mutuelle.
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Nous ouvrons le portail à un service, nous mesurons le taux d'admissions préparées avant l'entrée, puis nous étendons. Nous suivons ensuite les évolutions du parcours, les nouveaux formulaires et les demandes qui remontent du terrain. Ce suivi dans la durée relève d'un contrat de maintenance et d'évolution, distinct du projet de mise en œuvre initial.
L'espace patient en établissement de santé, question par question
Mon espace santé appartient au patient et rassemble ses documents médicaux tout au long de sa vie, quel que soit l’établissement qui l’a pris en charge. Le code de la santé publique vous impose d’alimenter son dossier médical partagé avec certains documents de séjour, la lettre de liaison de sortie notamment. Votre espace patient traite un autre besoin : la préparation du séjour chez vous, les pièces administratives, la convocation, la facturation. Les documents que vous versez au dossier médical partagé peuvent d’ailleurs être mis à disposition en parallèle dans votre espace patient, ce qui évite au patient de chercher au bon endroit.
.Non. Votre dossier patient informatisé garde son rôle de référence médicale et administrative. Le portail se place devant lui, côté usager, et s’appuie sur les interfaces que votre éditeur publie déjà. Quand ces interfaces n’existent pas, nous cadrons avec lui les flux à ouvrir avant de démarrer, sans quoi vos équipes ressaisiraient à la main ce qui vient d’être déposé.
.Le circuit papier reste ouvert, et le portail est construit pour cohabiter avec lui. Une secrétaire saisit au guichet ce qui est apporté sur place, et le résultat est le même que si tout avait été rempli à distance. Vos équipes voient dans un seul écran les dossiers prêts, les incomplets et ceux qui attendent une saisie manuelle, quelle que soit la voie d’arrivée.
.Oui. Une seule connexion donne accès aux séjours de tous les sites. Chaque établissement garde ses propres formulaires, ses consignes de convocation et ses règles d’admission. Les droits du personnel se découpent par site et par service, pour qu’une secrétaire de la clinique A ne voie pas les dossiers du centre B.
.Il reste actif. Un séjour clos côté soins continue de produire des demandes administratives, souvent pour une pièce à fournir à sa mutuelle ou à son employeur. Nous fixons avec vous une durée de mise à disposition par type de document et un traitement automatique en fin de période, suppression ou archivage. Ces durées se règlent dans l’outil, elles ne sont pas figées dans le code.
.Une entrée par les urgences ne passe pas par le portail en amont, puisque tout s’y prépare avant la venue. Le compte s’ouvre au moment où le dossier administratif se crée, et l’intéressé y retrouve ensuite ses documents de séjour et sa facturation comme les autres. Les établissements qui ouvrent le portail au non programmé s’en servent surtout pour la régularisation des droits, quand quelqu’un est entré sans son attestation.
.Il rend déjà de vrais services, et il nous arrive de conseiller de le garder. Ces modules traitent correctement la prise de rendez-vous et la mise à disposition de documents standardisés. Leur limite tient à leur nature : ils appliquent le modèle d’organisation retenu par l’éditeur, et toute demande particulière entre dans sa file de développement. Un établissement dont les règles d’admission diffèrent d’un service à l’autre, ou qui veut un questionnaire propre à une spécialité pour la rentrée, dépend alors d’un arbitrage qui se joue ailleurs que chez lui. Un développement dédié se justifie à partir de là. Nous regardons d’abord le module que vous avez déjà, et la liste de ce qu’il vous a refusé.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Bien concevoir l'espace patient d'un établissement de santé
Trois moments du séjour, trois usages de l’espace patient
Un tel portail se conçoit mal comme un bloc unique. Le séjour se découpe en trois temps qui ne demandent ni les mêmes écrans ni les mêmes droits.
Avant la venue, le patient fournit. Il renseigne son identité et sa couverture sociale, dépose sa carte de mutuelle, désigne une personne de confiance, remplit les questionnaires que vous lui adressez. Ce qui compte sur cette phase, c’est qu’un dossier soit complet à une date connue d’avance, celle de la consultation d’anesthésie ou celle de l’entrée. Le portail doit donc relancer, et dire clairement ce qui manque encore.
Pendant le séjour, il consulte peu de choses : une heure d’arrivée, un nom de service, des consignes, les coordonnées d’un proche à prévenir. La lisibilité compte ici plus que le nombre de fonctions.
La sortie ouvre ensuite la phase la plus longue. L’intéressé revient chercher un compte rendu, une facture, une attestation de présence, et il le fait des mois après que le dossier médical est clos. C’est aussi la phase la plus simple à traiter automatiquement.
Ce découpage vous laisse ouvrir une phase à la fois, sur un service, puis étendre une fois la mécanique éprouvée. Sur un portail client sur-mesure, l’ordre d’ouverture se choisit d’ordinaire par public. En santé, il se choisit par phase de séjour, et c’est celle qui suit la sortie qui s’ouvre le plus facilement en premier : elle ne dépend d’aucune saisie du patient.
Ce que la certification HDS couvre, et ce qui se conçoit dans l’application
Un espace patient manipule des données de santé, donc la question de l’hébergement arrive tôt. La certification Hébergeur de Données de Santé, posée par l’article L.1111-8 du code de la santé publique, s’impose à tout prestataire qui héberge ces données pour le compte d’un tiers. Un établissement qui héberge lui-même les données de ses seuls patients n’y est pas soumis. Dès qu’il confie cet hébergement à un prestataire, ce prestataire doit être certifié.
Cette certification porte sur l’infrastructure : les locaux, le matériel, la virtualisation, la plateforme logicielle, l’exploitation et la sauvegarde externalisée. L’application posée dessus relève d’un autre travail, celui que nous menons avec vous.
Trois sujets se traitent à la conception du portail :
- le chiffrement des données et le découpage fin des droits d’accès,
- la traçabilité des accès, consultation par consultation,
- la durée de mise à disposition de chaque type de document, réglable par vos équipes.
Le registre des traitements et les contrats qui vous lient à vos sous-traitants relèvent de votre établissement, responsable de traitement. Votre délégué à la protection des données les instruit et les contrôle, et nous lui remettons la description technique dont il a besoin pour les tenir à jour, hébergeur et services tiers appelés par le portail compris. Un incident de sécurité qui touche des données de santé ne reste jamais un sujet interne à régler seul : un incident grave sur le système d’information se signale sans délai aux autorités sanitaires, en parallèle d’une éventuelle notification de violation de données à la CNIL, avec un délai de 72 heures pour cette dernière, et aux personnes concernées si le risque le justifie. Ce signalement reste porté par votre établissement en tant que responsable de traitement ; nous lui fournissons la chronologie et les éléments techniques nécessaires pour le faire dans les temps. L’authentification et le cloisonnement, eux, se travaillent comme pour tout espace client sécurisé, avec une exigence que la santé ajoute : pouvoir dire, des années plus tard, qui a ouvert quel dossier et quand.
Rattacher un compte créé en ligne au bon dossier patient
Un portail ouvert à l’inscription libre pose, dès les premières inscriptions, un problème que le secteur regroupe sous le terme d’identitovigilance. Le patient s’inscrit sous le nom qu’il utilise au quotidien. Votre dossier patient le connaît sous son nom de naissance. Le compte part alors sur un dossier neuf, et le questionnaire d’anesthésie qu’il remplit n’arrive jamais devant l’anesthésiste.
Depuis le 1er janvier 2021, toute donnée de santé doit être référencée avec l’identité nationale de santé du patient. Cette identité associe un matricule, le numéro de sécurité sociale pour la plupart des patients, à cinq traits d’état civil dont le nom et le premier prénom de naissance. Elle n’atteint son statut qualifié qu’après contrôle sur un document d’identité à haut niveau de confiance, y compris pour une personne que votre établissement connaît déjà.
Un portail conçu avec cette contrainte collecte les traits attendus plutôt que le nom d’usage seul, interroge votre serveur d’identités avant tout rattachement, et met le compte en attente quand le rapprochement échoue. Un agent tranche ensuite depuis un écran dédié. Traiter ce point à la conception demande une règle de rapprochement et cet écran d’arbitrage. Le reprendre une fois le portail ouvert suppose de rejouer tous les rattachements déjà effectués.
Ouvrir un accès à la personne de confiance ou au représentant légal
Le patient n’est pas toujours celui qui remplit le dossier. Les parents s’occupent de l’admission d’un enfant, un proche gère les papiers d’une personne âgée, et une mesure de protection juridique confie parfois une partie des démarches à un tiers. La personne de confiance répond à un tout autre usage : le patient la désigne par écrit à l’admission pour être consulté à travers elle s’il ne peut plus exprimer sa volonté. Aucune de ces qualités n’ouvre à elle seule l’accès au dossier.
Cet accès se donne explicitement, par une délégation accordée par le patient ou par son représentant, jamais par un partage de mot de passe. Chaque tiers dispose de son propre compte, avec un périmètre que vous fixez : déposer des pièces sans lire les comptes rendus, consulter la facturation sans toucher au questionnaire médical, accéder pendant la durée du séjour puis perdre l’accès. La délégation se révoque, et chaque action reste tracée au nom de son auteur.
Un portail qui ignore cette dimension renvoie ces familles vers le téléphone, en pédiatrie notamment, où le dossier n’est jamais rempli par l’intéressé.
Un espace patient qui reste le vôtre
Votre établissement détient le code source du portail et les données qui y transitent, sans licence par utilisateur ni redevance annuelle.
Cette détention a une conséquence pratique en santé. Un tel portail se branche sur un dossier patient informatisé, et ce dossier-là change d’éditeur au rythme des marchés. Le jour où le vôtre change, le portail doit suivre, souvent vite et sans que le calendrier vous appartienne. Détenir le code évite d’avoir à rouvrir en même temps la question de savoir qui a le droit d’y toucher, et à quel prix.
Un établissement qui cherche surtout à outiller ses praticiens au quotidien, avec un agenda partagé et un dossier de consultation, se rapproche davantage d’une application métier pour cabinet médical que de ce portail patient.
