Caroline B.
Cheffe de marques
Extranet de suivi de commandes partenaires
Nous développons cet extranet pour vos revendeurs et distributeurs, afin que chacun consulte lui-même où en est sa commande sans vous passer un coup de fil : envoyé, en attente, ou attendu à quelle date.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Ce que votre partenaire ne peut pas déduire de son bon de commande
Le bon de commande qu’il vous a envoyé est le dernier document sur lequel vous étiez d’accord tous les deux. Ensuite, la commande n’existe plus que dans vos systèmes. Une ligne part le mardi, deux passent en reliquat avec leur date propre, une référence est remplacée par un équivalent, et votre accusé de réception a confirmé une date différente de celle qu’il demandait. Votre partenaire, lui, a gardé son bon de commande.
Il appelle donc votre service client. Dans une relation partenaire, chaque appel en cache un deuxième : votre revendeur vous appelle parce que son propre client vient de l’appeler, lui. Votre ADV rouvre l’ERP, lit un état à voix haute, raccroche, et recommence trois lignes plus bas pour la même commande.
Le coût ne s’arrête pas au temps passé. Un partenaire qui doute renvoie son bon de commande une deuxième fois par sécurité, et vous traitez le doublon. Un autre annonce à son client une date que vous n’avez jamais confirmée, et c’est votre marque qui porte le retard. Un troisième réclame une preuve de livraison sur une commande close, au moment précis où il conteste votre facture. Ces trois scènes n’appellent pas la même réponse, et c’est le premier sujet à poser quand vous ouvrez un extranet partenaires.
Vous vous reconnaissez ?
Le suivi de commandes partenaires que vous tenez à la main aujourd'hui
Ce que vivent aujourd’hui les entreprises qui distribuent par un réseau de partenaires.
Votre ADV rouvre l'ERP pour lire un statut à voix haute
L'information est disponible côté interne. Elle ne sort de l'outil que par la voix d'une personne, une commande à la fois.
Un partenaire relance sur une ligne expédiée la veille
Le colis roule déjà, le numéro de suivi existe chez le transporteur, et personne ne l'a transmis. Vous passez l'appel à chercher une information que votre transporteur publiait depuis la veille.
Personne ne sait dire ce qui reste à livrer sur une commande
Le total commandé et le total facturé se lisent facilement. Le reste à livrer, ligne par ligne, se reconstitue à la main dans un tableur.
Un bon de commande vous arrive en double, sans que le partenaire le sache
Sans confirmation lisible de votre côté, le partenaire renvoie sa commande. Votre ADV compare, tranche, et parfois découvre le doublon après l'expédition.
Un partenaire s'engage devant son client sur une date que vous n'avez pas confirmée
Il répète à son client la date de son bon de commande, pas la vôtre : l'écart se découvre devant ce client, au pire moment.
Une preuve de livraison est réclamée sur une commande déjà close
Le bon de livraison signé est classé dans un dossier, ou reste chez le transporteur. Le retrouver mobilise deux personnes pendant que la facture reste impayée.
Ces six situations ne se règlent pas au même endroit. Quand votre partenaire ignore ce qui est parti, un écran suffit : l’état de la ligne, le reliquat et le numéro de suivi existent déjà, il reste à les ouvrir et à choisir les mots. Quand il s’engage devant son client sur une date que vous n’avez pas donnée, aucun écran n’y changera rien tant que vous n’aurez pas tranché quelle date fait foi. Et quand le même bon de commande arrive deux fois, rien ne confirmait au partenaire que le premier était bien reçu. Ces trois chantiers croisent celui des habilitations, traité sur la page portail revendeurs avec gestion des droits : qui voit quelle commande et à quel prix reste une question distincte de celle du suivi que traite cette page-ci.
NOS SERVICES
Ce qu'un extranet de suivi de commandes partenaires affiche, et d'où il le tire
Voici les dix capacités que couvre ce projet. La plupart s'appuient sur une source qui tourne déjà chez vous, ERP, WMS ou flux EDI : ce raccordement aux flux nécessaires à l'extranet fait partie du forfait, au même titre que les écrans qui l'affichent. Seule une synchronisation plus large entre vos outils, au-delà de ces flux, relève d'un chantier à part que nous traitons sur l'interconnexion CRM / ERP.
Suivi ligne à ligne
Chaque ligne porte sa quantité expédiée, sa quantité restante et son état propre.
Date confirmée et historique
L'écran affiche la date demandée, celle que vous avez confirmée et celle de l'expédition réelle.
Avis d'expédition et lien transporteur
Le colis part, l'avis remonte, et le numéro de suivi devient cliquable chez le partenaire.
Reliquats et restes à livrer
Une vue dédiée regroupe ce qui n'est pas encore parti et donne la date prévisionnelle de chaque reliquat.
Documents et preuves de livraison
La fiche réunit l'accusé de réception, les bons de livraison signés et les factures, consultables sans passer par vous.
Retours et réclamations
Le partenaire signale une avarie ou demande un retour, pièces jointes à l'appui, et votre réponse reste consignée.
Alertes par événement
Le partenaire choisit les événements qui déclenchent une alerte : expédition, décalage de date, reliquat soldé.
Carnet de commandes du partenaire
Une page réunit tout son encours de commandes à venir, et il l'exporte.
Références et repères du partenaire
L'écran affiche son numéro de commande et ses codes articles à côté des vôtres.
Connexion ERP, WMS et EDI
Nous reprenons vos flux ORDRSP et DESADV pour les partenaires qui travaillent déjà en EDI.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Vos partenaires savent-ils ce qui part cette semaine ?
Décrivez-nous une commande type et ce qu’elle traverse chez vous, nous revenons avec un périmètre chiffré.
Ce que chaque étape produit sur votre extranet de commandes
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Nous relevons deux listes. D'un côté les états de commande tels que votre ERP les enregistre, de l'autre ce que votre ADV répond au téléphone quand un partenaire appelle. L'écart entre ces deux listes donne les libellés à créer, ceux à traduire, et ceux qui ne sortiront jamais de chez vous. Ce cadrage fixe aussi une durée : selon le nombre d'états et de sources à raccorder, comptez plutôt quelques semaines pour un seul connecteur ERP, plutôt plusieurs mois pour un réseau qui travaille en EDI sur plusieurs flux, un calendrier resserré une fois cette liste posée.
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Une commande de quarante lignes tient difficilement sur un écran. La maquette fixe donc ce qui apparaît en premier, par quel filtre le lecteur isole son reste à livrer, et à quel moment il descend au niveau de la ligne. Vos équipes ADV la manipulent en premier, avec une vraie commande sous les yeux.
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La date confirmée et la date demandée doivent se distinguer au premier regard, sinon l'extranet reproduit le malentendu qu'il devait lever. Nous dessinons aussi la fiche pour qu'elle reste lisible une fois transmise par mail : votre partenaire la fait suivre à son propre client.
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Nous éprouvons d'abord les cas qui cassent un suivi de commandes : une référence remplacée par un équivalent, deux commandes expédiées dans le même colis, un reliquat annulé en cours de route. Le raccordement à votre ERP et à votre WMS se construit ensuite, autour de ces cas.
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Un suivi de commandes se dégrade sans prévenir, quand un état cesse d'être alimenté sans que personne le voie. Nous surveillons donc la fraîcheur de chaque flux entrant et vous alertons dès qu'une source décroche, avant que le réseau ne lise une date périmée. Cette surveillance s'inscrit dans un contrat de maintenance et d'évolution, engagé à part du projet initial.
Les questions de vos équipes ADV et de vos partenaires
Oui, dès lors que votre ADV les saisit dans votre outil de gestion, ce qu’il fait déjà pour facturer. L’extranet lit la commande là où elle est enregistrée, pas là où elle est arrivée. Un appel du matin est donc lisible à l’écran dès la saisie faite.
.Nous rattachons chaque commande à un point de livraison, et chaque compte à un périmètre. Un responsable de magasin voit celles de son magasin, un acheteur central celles de tout le réseau, avec un filtre par site. Une centrale qui achète pour des adhérents autonomes se traite pareil : elle voit les flux, l’adhérent ses livraisons.
.Comme pour toute date affichée, mieux vaut montrer l’incertitude que la déguiser en certitude. Nous affichons donc l’état réel : ligne en attente d’approvisionnement, avec la date de votre dernière information fournisseur et son horodatage. Votre revendeur comprend alors d’où vient la date et pourquoi elle bouge.
.C’est un réglage à poser dès le départ. Nous regroupons les événements par expédition plutôt que par ligne : un colis parti déclenche une notification, quel que soit le nombre de lignes dedans. Chaque partenaire arbitre ensuite entre l’alerte immédiate et un récapitulatif quotidien, et coche les événements qui le concernent.
.La limite technique est le démarrage de la préparation, parce qu’après, toute modification coûte une manipulation physique. Nous faisons donc apparaître cette bascule sur la ligne : modifiable, puis en préparation. Au-delà, il dépose une demande qui part chez votre ADV, avec une réponse tracée. La règle exacte vient de votre logistique.
.Oui, et cette sortie se prévoit dès la conception. Les plus structurés demandent une API ou un flux EDI, et nous y exposons les mêmes informations que l’écran : états de ligne, dates confirmées, avis d’expédition. Les autres se contentent d’un export tableur du carnet de commandes. Rouvrir ce sujet le jour où un gros distributeur en fait une condition oblige à revenir sur l’architecture.
.Le lien du transporteur suffit tant que la question porte sur un colis déjà parti. Il ne dit rien de ce qui n’est pas encore expédié : le reliquat, la date confirmée, la ligne bloquée en amont. Le test tient dans les questions que votre réseau vous pose. Si elles portent sur des marchandises encore chez vous, le suivi transporteur ne répondra pas à celles-là.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Comprendre ce que vos partenaires cherchent vraiment dans une commande
Une commande de quarante lignes n’a pas un seul état
Un dossier avance d’une étape à la suivante. Une commande partenaire, elle, se divise. Sur quarante lignes, trente partent le mardi, six sont en préparation, trois attendent un réassort et une a été annulée. Un statut unique posé là-dessus produit une information fausse : commande partielle ne dit ni ce qui manque, ni quand.
L’unité de suivi est donc la ligne, avec sa quantité commandée, sa quantité expédiée et son reste. La commande reste l’enveloppe, utile pour retrouver et pour facturer, sans porter d’état à elle seule. Ce reste à livrer se calcule sur vos mouvements de stock, et l’affichage vaut ce que vaut votre logiciel de gestion de stocks.
La date que vous avez confirmée, la date que votre partenaire attendait
Une commande partenaire porte trois dates, et le litige naît quand deux personnes n’ont pas la même en tête. Votre client a demandé une date sur son bon de commande. Votre accusé de réception en a confirmé une autre, éventuellement identique. La marchandise part à une troisième. Dans un échange EDI, la mécanique est explicite : le message ORDERS porte la demande, ORDRSP les quantités et les dates que vous acceptez réellement.
Un extranet qui n’affiche qu’une seule date recrée le malentendu. L’extranet affiche les trois, avec l’historique des décalages et leur motif. Votre partenaire cesse alors de discuter la date, il discute le décalage : l’échange porte sur un fait daté, pas sur deux souvenirs qui divergent.
ERP, WMS, transporteur : d’où vient chaque information affichée
Les états viennent de votre ERP, la préparation et l’expédition de votre WMS, le numéro de colis de votre transporteur ou de votre TMS, les documents de votre outil de facturation. Un partenaire en EDI vous envoie déjà des ORDERS et reçoit des DESADV : l’extranet en donne la lecture humaine.
Le travail porte donc sur les arbitrages entre ces sources. Laquelle fait foi quand l’ERP et le WMS annoncent deux quantités expédiées différentes ? À quelle fréquence rafraîchir, sachant qu’une expédition mérite le temps réel alors qu’une date prévisionnelle supporte une reprise nocturne ? Ces réponses déterminent l’architecture, donc elles se posent au démarrage, en même temps que le choix des populations à ouvrir ensuite, une question déjà posée en ouverture de page.
Ce qui se joue dans les jours qui suivent la livraison
Le suivi de commandes s’arrête rarement à la réception. L’article L133-3 du code de commerce pose la règle : la réception des objets transportés éteint toute action contre le voiturier pour avarie ou perte partielle si le destinataire ne lui a pas notifié de protestation motivée dans les trois jours qui suivent, jours fériés non compris, par acte extrajudiciaire ou par lettre recommandée. Une demande d’expertise formée dans le même délai vaut protestation. Le retard de livraison relève d’un autre régime, et un transport international obéit à sa propre convention.
Votre partenaire dispose donc d’une fenêtre étroite, et rien dans votre livraison ne la lui signale. Un extranet ne notifie rien au voiturier à sa place, et il ne faut pas le lui laisser croire. Ce qu’il fait : afficher la date de réception, permettre d’attacher une réserve horodatée et des photos au moment de la livraison, et sortir les pièces de la commande en un dossier. La notification au voiturier reste à sa charge, avec de quoi la produire le jour même plutôt que trop tard.
Votre partenaire doit répondre à son propre client
Votre revendeur a vendu à un client final qui le relance. Tant qu’il doit vous appeler pour lui répondre, il ajoute votre délai de réponse au sien.
Cela change la conception sur deux points. La formulation d’abord : vos libellés seront relus par quelqu’un qui ignore tout de votre organisation, donc vos codes internes n’y ont pas leur place. Le contenu ensuite : tranchez avec vos commerciaux ce qu’il a le droit de répéter, parce qu’une date confirmée vous engage quand une prévisionnelle vous engage beaucoup moins.
Ce que l’extranet devient dans votre relation partenaire
Un revendeur qui ouvre votre extranet chaque matin y passe par vos références et vos disponibilités avant celles d’un autre fournisseur. Vous tenez là un point de contact quotidien avec un réseau que vous ne dirigez pas.
Un extranet de commandes accumule ce qu’aucun autre écran de votre système ne rassemble : ce que chaque partenaire a commandé, à quelle saison, avec quels décalages et quels litiges. Au bout de quelques exercices, cette base dit lesquels de vos revendeurs montent, lesquels décrochent, et quelles références partent systématiquement en reliquat. Cette base vous revient en entier, comme le code qui la produit.
