Extranet pour réseau de courtiers

Qui répond de quoi dans votre réseau

Votre réseau mélange deux statuts qui n’engagent pas la même responsabilité. Un courtier indépendant qui rejoint votre groupement est immatriculé en son nom et répond lui-même de ses actes. Un mandataire exerce sous la responsabilité de l’intermédiaire qui le mandate, et déclare l’identité de ce mandant au moment de son immatriculation à l’ORIAS : votre nom figure en face du sien.

Cette différence change ce que l’extranet doit vous montrer. Sur un courtier indépendant, vous suivez une relation commerciale. Sur un mandataire, vous suivez quelqu’un dont les actes vous reviennent, ce qui justifie un niveau de traçabilité et de contrôle que le premier n’accepterait pas. Un extranet qui traite les deux de la même façon vous prive de cette distinction au moment où elle compte.

La conséquence pratique tient dans une pièce que vous êtes seul à pouvoir produire. Un mandataire ne s’immatricule qu’avec une attestation de mandat que vous lui délivrez, et son inscription au registre unique des intermédiaires tenu par l’ORIAS vous désigne nommément. Vous devez donc savoir à tout moment qui détient un mandat valide de votre part, lesquels arrivent à échéance et lesquels vous avez révoqués. Chaque cabinet dispose pour cela d’un espace où déposer ses pièces, chacune avec sa date de validité. L’extranet relance le partenaire avant l’échéance, puis vous signale ce qui manque. Votre équipe passe d’une relance à la main à une exception à traiter.

Cette même logique de responsabilité s’étend aux données que l’extranet fait transiter : pièces de souscription, tarifs, relevés de commissions. Vous restez responsable de traitement au sens du RGPD pour ce que votre réseau collecte via l’outil, ce qui se cadre avec votre conseil avant l’ouverture plutôt qu’après. Côté hébergement, l’accès reste limité aux personnes habilitées, les échanges passent chiffrés, et chaque connexion est journalisée : de quoi répondre à l’ACPR sur la façon dont ces données sont protégées, pas seulement sur qui a fait quoi.

Le commissionnement, tel que votre partenaire le lit

Votre back-office calcule les commissions. L’extranet résout une autre question : à quoi ressemble ce calcul pour le cabinet qui le reçoit. Un relevé envoyé en pièce jointe laisse sans réponse la question qui intéresse le courtier : d’où vient l’écart avec ce qu’il attendait.

Un relevé consultable en ligne se lit à plusieurs niveaux. Le partenaire part du montant global, descend à l’affaire, et voit la règle que vous lui appliquez. Les reprises sur résiliation figurent au même endroit que les commissions positives, à la même profondeur de détail. Quand votre réseau applique des paliers de volume, l’écran montre le palier atteint et celui qui suit. Si votre difficulté se situe dans le calcul lui-même, elle relève plutôt d’un logiciel de gestion pour l’assurance et le courtage que de l’extranet.

L’affaire portée par deux cabinets

Deux membres montent une affaire ensemble : l’un apporte le client, l’autre la technicité sur un risque qu’il maîtrise. La répartition se règle par téléphone, puis reste dans un mail que personne ne relit avant la première commission.

Un extranet traite ce cas sans le compliquer. Le dossier s’ouvre avec deux cabinets rattachés, autour d’une clé de répartition fixée à ce moment-là, celle qui distingue ensuite ce que chacun voit de sa commission. Quand une contestation arrive après coup, la clé enregistrée à l’ouverture sert de référence, et la discussion se termine entre les deux cabinets au lieu de remonter jusqu’à vous.

Les rôles à l’intérieur d’un cabinet partenaire

Beaucoup de réseaux ouvrent un seul identifiant par cabinet, que les collaborateurs se partagent en interne. Cela tient tant que le partenaire travaille seul. Dès qu’il salarie deux gestionnaires et rattache un mandataire, le compte unique pose un problème : personne ne sait qui a saisi quoi, et le départ d’un collaborateur oblige à changer un mot de passe que tout le cabinet utilise.

Nous modélisons donc le cabinet comme une structure qui contient ses propres utilisateurs. Le dirigeant voit toutes les affaires et le relevé global. Un gestionnaire voit les dossiers dont il a la charge. Un mandataire rattaché voit les siens, et le dirigeant garde la vue sur ce que ce mandataire produit, puisqu’il en répond. Le cabinet gère lui-même ses comptes, ce qui vous épargne un paramétrage à chaque mouvement de personnel chez vos membres. Ce découpage des droits demande plus de travail qu’il n’y paraît, et nous le détaillons sur notre page consacrée au portail avec gestion des droits.

Ce que l’usage de l’extranet vous apprend sur votre réseau

Votre tableau de production classe vos cabinets par volume. Il laisse entière la question de savoir sur quoi butent ceux du bas du classement.

L’extranet enregistre des traces que ce tableau ignore. Un cabinet qui tarife beaucoup et souscrit peu bute peut-être sur une pièce réclamée trop tôt dans le parcours. Un partenaire dont le compte reste inactif mérite un appel avant d’apparaître dans les chiffres du trimestre. Nous construisons ces indicateurs par partenaire pour que vos animateurs sachent qui appeler et pourquoi, avant que le sujet ne devienne un écart de chiffre d’affaires.

Le réseau garde la main sur son outil

Catalogue, règles de commissionnement, mandats, historique de production : ce que produit votre réseau de courtiers reste votre propriété, code compris, sans abonnement à reconduire. Nous détaillons ce que cela change concrètement pour vous sur la page Extranet partenaires.