Caroline B.
Cheffe de marques
Une réservation en ligne pour centre de formation
Un responsable formation inscrit quatre salariés sur la même date, et votre compteur de sièges suit à la seconde. Nous développons le système de réservation en ligne pour centre de formation qui applique vos jauges, vos seuils et vos prérequis sans votre secrétariat.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Ce qui se passe entre la place réservée et la session confirmée
Un centre de formation vend un créneau daté. Une session accueille douze personnes dans une salle donnée, avec un formateur qui maîtrise le programme. Au-delà de ce nombre elle se ferme, en dessous d’un autre elle ne part pas, et vos équipes surveillent ces deux bornes à la main pendant les semaines qui précèdent.
Réserver et venir sont deux rôles distincts, que votre système doit tenir séparés. Un responsable formation engage des salariés qu’il nomme, sur un budget qu’il doit faire valider avant de confirmer. Un dirigeant inscrit son technicien parce qu’une habilitation arrive à échéance. Un particulier réserve pour lui-même et cherche qui paiera ensuite. Ces trois demandes arrivent sur la même date, avec des délais de décision qui n’ont rien à voir.
Le travail que personne ne facture se loge entre ces demandes et la liste définitive. Une entreprise appelle pour savoir s’il reste de la place, votre équipe compte les inscrits dans un tableur, répond quatre, et deux autres réservations tombent l’après-midi même. La veille du démarrage, un nom change et la convocation part au mauvais salarié. Une session affiche complet depuis trois semaines, sans que vous sachiez combien d’entreprises ont renoncé pendant ce temps.
Votre remplissage se décide sur ces détails, repris à zéro à chaque nouvelle ouverture. Vos équipes les tranchent déjà, correctement, au jugé. Un système de réservation en ligne reprend ces arbitrages à son compte, à condition d’avoir été construit sur ce que vous vendez plutôt que sur les habitudes d’un secteur voisin.
Vous vous reconnaissez ?
Quand le remplissage de vos sessions se joue par mail et par téléphone
Vos équipes reconnaîtront leur semaine dans au moins l’une d’entre elles.
Deux entreprises confirment les mêmes dernières places
Les deux mails arrivent à quelques minutes d'écart. Votre équipe découvre le doublon en préparant la liste, et rappelle la seconde entreprise.
Quatre salariés à inscrire, deux places restantes
Le responsable formation veut une réponse ferme : ses quatre personnes sur cette date, ou aucune. Votre site accepte les inscriptions une par une et laisse la question ouverte.
Une habilitation qui arrive à échéance, sans date compatible affichée
L'entreprise cherche une session avant une échéance précise. Votre catalogue publie des intitulés, et les dates se demandent par mail.
La session est complète, les demandes continuent d'arriver
Vos équipes répondent une par une que la date est pleine. Personne ne compte ces refus, donc rien ne dit s'il faut ouvrir une autre session.
Le stagiaire inscrit change la veille du démarrage
L'entreprise garde sa place et remplace le nom. Votre équipe reprend la feuille d'émargement, la convocation et la liste envoyée au formateur.
Le formateur est déjà pris sur une autre date
La session part au catalogue avant que sa salle et son intervenant soient bloqués. Le conflit se découvre quand les premières entreprises ont déjà confirmé leurs inscrits.
Combien d’inscrits font partir un groupe ? Combien de temps un siège réservé reste-t-il bloqué ? Qui, chez votre client, a le droit d’engager plusieurs salariés à la fois ? Vos équipes répondent à ces trois questions tous les jours, et le projet commence par mettre leurs réponses sur le papier. La convention, l’accord de prise en charge OPCO et la facture au bon payeur restent votre affaire une fois la réservation posée : leur gestion complète, avec les preuves Qualiopi attendues par vos financeurs, relève d’un logiciel de gestion pour organisme de formation.
NOS SERVICES
Douze mécaniques que nous développons dans un système de réservation en ligne pour centre de formation
Aucun organisme ne les active toutes. Le dossier d'inscription lui-même, avec ses pièces et sa signature, se traite à part, sur une inscription en ligne pour organisme de formation. Vous retenez ici celles qui correspondent à ce que vous vendez et à qui réserve chez vous, parmi les douze mécaniques ci-dessous.
Compteur de places par session
Le siège se décompte à l'inscription, dans l'ordre où les validations arrivent, et le dernier ne part qu'une fois.
Inscription groupée de plusieurs salariés
Une entreprise ajoute ses participants nommés, puis valide l'ensemble en une fois ou renonce.
Réservation provisoire à durée limitée
La place reste tenue le temps que le budget se valide, puis retourne au catalogue au terme que vous fixez.
Seuil d'ouverture et jauge maximale
Deux bornes par session, celle qui la confirme et celle qui la ferme, visibles depuis votre écran de suivi.
Liste d'attente comptée
Les demandes reçues après le complet s'enregistrent et s'additionnent, par intitulé et par période.
Remplacement de participant
L'entreprise échange un nom sur une place déjà tenue, dans la limite que vous ouvrez.
Prérequis et niveau d'entrée
La condition d'entrée se contrôle avant l'attribution du siège, sur déclaration du client ou d'après son historique chez vous.
Parcours en plusieurs modules
Une suite de créneaux se réserve en un geste, et chacun décompte son propre siège.
Présentiel et distanciel comptés à part
Une même formation ouvre deux jauges distinctes sur la même date, avec ses propres conditions d'accès.
Salles, formateurs et matériel
La ressource se bloque quand la date se publie, par une réservation connectée à un agenda.
Demande de session intra
Ce qui se vend sans date au catalogue passe par une demande qualifiée, avec ses effectifs et sa période souhaitée.
Compte entreprise
Une entreprise cliente réserve, suit et complète ses inscriptions depuis un seul accès, sans repasser par vous.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Combien de places vous reste-t-il sur votre prochaine session ?
Si la réponse demande d’ouvrir un tableur, parlons de ce que votre réservation devrait tenir seule.
Ce que nous construisons avant d'ouvrir vos inscriptions en ligne
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Nous reprenons vos dates telles qu'elles existent : chaque session avec sa jauge, sa salle, son intervenant, sa modalité. Ce relevé sort du fichier que votre équipe pédagogique tient déjà, et sert de référence à tout le projet. Vos sessions passées et le fichier de leurs inscrits entrent dans le même relevé, pour que votre historique commercial ne reparte pas de zéro le jour de la bascule.
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Nous transformons vos habitudes en conditions chiffrées : combien d'inscrits confirment une session, combien de temps un siège réservé reste bloqué, qui peut engager plusieurs salariés, quels prérequis ferment l'accès. Vous tranchez chaque valeur avant la première ligne de code.
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Un responsable formation et un stagiaire qui s'inscrit seul cherchent deux choses différentes. Nous dessinons les deux chemins jusqu'au siège obtenu, plus l'écran depuis lequel votre secrétariat inscrit quelqu'un au téléphone.
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Nous développons d'abord la règle qui attribue un siège, avant tout le reste, parce que tout en dépend. Une seule session ouvre en ligne, celle dont le remplissage vous coûte le plus de temps aujourd'hui, et les inscriptions déjà prises dessus sont reprises à l'identique.
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Vous lisez sur vos premiers groupes le nombre de sièges réservés, de demandes reçues après le complet et de désistements. Vous en tirez les créneaux à ouvrir ensuite et les réglages à corriger. Ce suivi entre dans le contrat de maintenance et d'évolution, distinct du forfait initial.
Sept réponses avant d'ouvrir la réservation de vos sessions
Oui, et nous le posons comme réglage par défaut sur vos clients professionnels. Le siège se prend, le compteur descend, la facturation suit son propre circuit. Vous fixez la durée au bout de laquelle une réservation non confirmée retourne au catalogue, et le rappel que le client reçoit avant. Une fois la place confirmée, son annulation suit une autre règle que vous posez aussi : remboursement, avoir ou simple libération du siège selon le délai restant avant la session, avec la liste d’attente prévenue dans la foulée. L’encaissement immédiat, sur les prestations où vous le pratiquez déjà, s’ajoute au forfait initial comme un développement à part, et se traite comme une réservation avec paiement en ligne.
.Ce que vous décidez de leur montrer, et le système vous prévient avant elles. Vous affichez un état d’attente au catalogue, proposez le créneau suivant, ou gardez l’information en interne jusqu’à votre arbitrage. Le report rattache ensuite les inscrits à la nouvelle date sans ressaisie, et signale ceux dont le financement porte l’ancienne, pour que votre équipe reprenne ces dossiers avec le financeur.
.Sur une branche parallèle du même parcours. Le visiteur qui ne trouve rien à son calendrier arrive sur une demande qualifiée : combien de personnes, sur quelle période, dans vos locaux ou chez lui. Elle n’occupe aucun siège, ne descend aucun compteur, et part chez votre équipe commerciale avec de quoi répondre. Le créneau se crée une fois la prestation vendue.
.La place reste acquise à l’entreprise, seul le participant change. Vous ouvrez ce geste jusqu’à un délai calé sur le moment où vos documents partent. Tout ce qui porte le nom du participant se régénère à partir du nouveau, sans rouvrir les documents un par un. Au-delà, la demande repasse par votre secrétariat.
.Une seule saisie suffit, là où vos équipes travaillent déjà. Nous raccordons la réservation à votre outil, qui reste la source des sessions, des jauges et des intitulés. Le sens inverse compte autant : une inscription prise en ligne redescend dans votre gestion avec son participant et son payeur, sinon vos deux comptages divergent en quelques jours.
.Le parcours sépare le participant et le payeur dès le premier écran. Le stagiaire renseigne ce qui le concerne, puis désigne son employeur, qui reçoit de son côté la demande de validation et complète lui-même ses informations de facturation. Cette séparation évite l’inscription posée au nom d’une entreprise dont personne en interne n’a été prévenu. Quand le stagiaire finance sa place lui-même sur son compte personnel de formation plutôt que par un employeur, le parcours l’identifie comme tel dès la réservation et suit son propre circuit de validation, distinct de celui décrit ci-dessus.
.Les deux cohabitent et servent des moments différents. Une plateforme mutualisée vous met devant un public que vous n’atteignez pas seul, contre une commission et des règles de présentation qu’elle fixe. La vôtre traite les clients qui vous connaissent déjà, applique vos conditions, et tient un seul compteur pour tout le monde. Développez-la quand ces clients directs occupent votre secrétariat à plein temps, et quand vos règles ne rentrent plus dans le formulaire de la plateforme.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Les règles qui tiennent une session de formation remplie
Le calendrier d’une session, de l’ouverture des inscriptions à la convocation
Une date au catalogue vit selon une suite d’échéances que ce système doit connaître. L’ouverture des inscriptions d’abord : certaines sessions s’affichent des mois à l’avance, d’autres quand le formateur a confirmé sa disponibilité. La clôture ensuite, assez tôt pour que les convocations partent et que la salle soit commandée. Elle arrête le compte des inscrits fermes, sur lequel vous décidez de maintenir ou de reporter.
Ces échéances se calculent depuis la date de démarrage, jamais saisies une par une. Vous écrivez la règle une fois, inscriptions closes tant de jours avant, décision de maintien tant de jours avant, et chaque session hérite du même rythme. Vos exceptions se posent par-dessus : une formation qui demande plus de délai parce qu’elle mobilise un intervenant extérieur, une autre qui accepte les inscrits jusqu’à la veille.
La capacité appartient à la session, le programme n’en porte qu’un modèle
Vous fixez ce que le compteur pourra faire en choisissant où vit la capacité. Rattachée au programme, elle donne le même nombre de sièges à toutes ses sessions, ce qui tient tant qu’elles se déroulent au même endroit. Ce raccourci cède dès que le même programme part dans une salle de douze le mardi et dans un espace de vingt-quatre le mois suivant, ou dès qu’un groupe entier est réservé à un seul client.
La capacité appartient donc à la session, et le programme n’en porte qu’une valeur par défaut. Le raisonnement vaut pour le tarif, le formateur, la modalité et les prérequis : posés sur le programme, rectifiés session par session. Tranchez-le au départ, parce qu’il traverse ensuite tous les écrans, du catalogue public au tableau de suivi de votre équipe. C’est l’un des premiers points que nous posons sur un projet de prise de rendez-vous et de réservation.
Quand une session change de date ou de salle
Le déplacement d’un groupe déjà constitué met à l’épreuve tout ce qui précède : retrouver les inscrits, leur proposer le nouveau créneau, enregistrer qui suit et qui renonce, libérer les sièges rendus, prévenir la liste d’attente. Chaque geste se fait à la main quand rien ne relie les inscriptions à leur groupe.
Un changement de lieu touche trois choses : la capacité, qui suit la nouvelle salle et peut descendre sous le nombre d’inscrits, les documents déjà partis, qui portent l’ancienne adresse, et les ressources bloquées, qui doivent suivre le groupe. Ce dernier point suppose que le formateur et la salle aient été réservés avec le créneau plutôt que notés à côté.
Ce qu’une réservation doit garder en mémoire
Une inscription laisse une trace datée : qui a réservé, quand, pour quels participants, dans quel état successif. Cet historique sert le jour où une entreprise affirme avoir réservé trois sièges quand votre liste en montre deux, où un client conteste le moment de son annulation, ou où votre client cherche qui, chez lui, a engagé ses équipes sur une date que personne ne se rappelle avoir validée.
Le même historique alimente vos décisions commerciales. Vous en sortez le nombre de demandes arrivées sur un groupe complet, le délai moyen entre une réservation provisoire et sa confirmation, la proportion de sièges rendus par intitulé. Un système qui garde chaque état successif produit ces chiffres tout seul.
Le fichier de vos inscrits vous appartient
Les personnes inscrites à vos sessions, leurs entreprises et l’historique de leurs réservations constituent votre actif commercial. Ces données restent les vôtres et s’exportent dans un format ouvert quand vous le demandez, sans ticket d’assistance ni option facturée. Vous relancez ainsi un client dont l’habilitation arrive à échéance, et vous emportez votre fichier le jour où vous changez d’outil.
Posez la question avant de signer, à nous comme à n’importe quel éditeur. Une plateforme qui garde vos inscrits derrière son interface rend votre sortie coûteuse, même quand elle vous laisse récupérer un tableau appauvri. Sur ce que nous développons, le code et la base vous appartiennent, et l’export complet fait partie de ce que nous livrons.
