Un site avec espace client intégré

Un site avec espace client intégré pose des questions qu’aucun site vitrine et qu’aucun portail acheté ne pose. Elles portent sur le passage entre les deux, et nous les tranchons avec vous avant le développement, en même temps que les autres fonctions avancées d’un site sur-mesure prévues dans le même projet.

D’où viennent les comptes le jour de l’ouverture

Trois sources alimentent les comptes d’un espace, et le démarrage dépend de la première. Votre fichier client fournit la liste de départ, à condition qu’il porte une adresse mail par interlocuteur, ce que nous vérifions avant d’annoncer une date d’ouverture. L’invitation envoyée au fil des signatures prend la suite, déclenchée depuis votre outil de gestion à l’instant où un dossier passe en client. L’inscription depuis vos pages capte enfin ceux que votre fichier ignore.

Le rattachement forme le vrai travail. Un client existe dans vos outils sous une raison sociale, un numéro de dossier et parfois plusieurs adresses mail selon les services. La personne qui se connecte arrive avec une seule adresse. Nous écrivons donc la règle qui fait correspondre les deux, avec une file d’attente pour les cas qui échouent, que vos équipes tranchent à la main.

Ce qui protège un compte et les documents qu’il ouvre

Un compte mal rattaché ou emprunté n’ouvre, par construction, que ce qui lui est associé : chaque écran vérifie ce rattachement avant d’afficher un document, quel que soit le lien tapé dans la barre d’adresse. Le premier mot de passe ne circule jamais en clair par une personne tierce, et un mot de passe oublié se change depuis un message envoyé au compte lui-même. Un accès qui doit se fermer, un départ, un changement de dossier, un doute sur un compte, se coupe depuis votre administration et met fin à la session en cours, pas seulement à la prochaine connexion. Vos équipes gardent la trace de qui a ouvert quel document et quand, de quoi répondre en quelques minutes à un client qui signale une consultation qu’il n’a pas faite. Les décisions à prendre avant d’ouvrir le premier compte, document par document, sont détaillées sur la page créer un espace client sécurisé.

Une même page, deux versions selon qui la regarde

Vos pages existantes portent une part de l’intérêt d’un espace connecté, dès lors qu’elles changent selon la personne qui les ouvre.

Reprenez la grille tarifaire négociée déjà évoquée plus haut : la version publique reste ce que vous montrez à un prospect, la version ouverte par un client connecté ajoute son prix et ses pièces. Vous écrivez une seule page, vous en faites connaître une seule adresse, et elle porte les deux lectures.

Ce montage change la manière de rédiger. Le texte public tient seul et donne envie de se connecter, la partie réservée apporte autre chose que le même contenu redit. Vos équipes commerciales fixent cette frontière avec nous, contenu par contenu, puisque ce partage laisse voir à un concurrent tout ce qui reste public.

Ce que vos pages publiques font d’un visiteur reconnu

Une fois le visiteur identifié, vos pages publiques ont autre chose à lui dire. Le premier effet touche vos formulaires. Un client connecté qui demande une intervention, un devis complémentaire ou un rendez-vous voit ses coordonnées et sa référence déjà remplies. Il complète ce que vous ignorez, et vos équipes reçoivent une demande rattachée au bon dossier plutôt qu’un message à identifier. Quand cette demande doit ensuite atterrir dans votre outil commercial, elle rejoint la mécanique décrite sur la page site connecté à un CRM.

Le second effet touche vos messages. Un bandeau qui vante vos services à un client qui les utilise déjà occupe une place pour rien. Une fois la personne reconnue, cet emplacement affiche l’état de sa demande ou le document qui l’attend, et vos pages gardent leur version d’origine pour les autres visiteurs. Vos équipes lisent par ailleurs qui revient et sur quoi : un client qui rouvre la même notice plusieurs fois se pose une question que personne n’a entendue au téléphone.

Le portail de votre éditeur et le vôtre, pendant la bascule

Une entreprise arrive parfois avec un espace déjà en service, fourni par l’éditeur de son logiciel de gestion. Le remplacer d’un coup revient à couper l’accès de clients qui s’en servent, donc nous préparons cette bascule comme une opération à part entière.

Nous partons de ce que le nouvel espace apporte en plus, plutôt que de ce que l’ancien fait déjà : un contenu réservé, une demande que vos clients déposent eux-mêmes, une information que l’ancien portail garde pour lui. Les deux accès cohabitent le temps que vos clients prennent l’habitude du nouveau.

Le point à surveiller reste la double saisie côté équipes. Deux espaces qui affichent la même donnée sans la lire au même endroit finissent par se contredire, et votre client rappelle pour savoir quelle version croire. Nous branchons donc le nouvel espace sur la source qui alimente l’ancien dès le premier écran, et nous décidons la coupure sur la fréquentation restante du portail sortant.

Le test des offres d’emploi, avant de signer

Un espace client vous engage plus longtemps qu’une page de site. Vos clients s’y connectent, y déposent des pièces, y prennent des habitudes. Vous avez donc intérêt à régler la question de la reprise pendant la construction, quand le choix vous appartient encore.

Le test tient en une question posée à chaque agence que vous consultez, la nôtre comprise : sur quelles briques développez-vous cet espace ? Notez les noms, puis cherchez-les dans les offres d’emploi de votre région et dans celles des sociétés de service. Des noms qui reviennent chez plusieurs employeurs signifient que vous pourrez recruter, sous-traiter ou changer d’agence. Des noms introuvables vous attachent à l’équipe qui les a choisis.

Ce test dit aussi où vivront vos comptes clients et vos contenus réservés. Sur des briques répandues, ils restent dans une base que votre prochain prestataire ouvre et lit dès le premier jour, sur l’hébergement de votre choix. Le code et les données de votre espace vous appartiennent, sans réserve et sans condition de durée.