Caroline B.
Cheffe de marques
Site vitrine avec formulaire de contact avancé
Un site vitrine avec formulaire de contact avancé pose ses questions selon le motif choisi par le visiteur, accepte les documents qui accompagnent sa demande, puis l'adresse au service qui répondra.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Votre page contact reçoit tout le monde de la même façon
Un devis, une candidature, une question de garantie, un fournisseur qui cherche un interlocuteur : quatre sollicitations sans rapport entre elles, un seul écran pour les déposer. Le visiteur écrit ce qu’il peut dans une zone libre, le message part à une adresse générique, et le tri commence chez vous. Une personne de votre équipe reprend chaque matin ce que le formulaire aurait pu séparer au moment où le visiteur clique.
Le coût se voit sur la première réponse. Une sollicitation transférée deux fois atteint son destinataire longtemps après son arrivée, et celle qui tombe un vendredi soir attend que quelqu’un rouvre la boîte. L’acheteur, lui, a continué son tour des fournisseurs. Le reste se paie en heures : l’accueil trie, les commerciaux font suivre les candidatures, le recrutement redemande un document que le site aurait pu recevoir dès l’envoi.
Ce tri manuel fonctionne à volume faible, avec la même personne qui ouvre la boîte chaque matin. Il cède quand elle part en congés, quand une deuxième agence ouvre, quand une campagne fait monter les envois. Ce qui se dégrade alors se lit ailleurs que dans le formulaire : le délai de la première réponse, les heures passées à réorienter, les candidatures égarées entre deux boîtes, et la mémoire de ce que les visiteurs demandent, qui reste enfermée dans une messagerie. Cet écran se construit en même temps que les pages qui l’accueillent, comme un modèle de page de votre site vitrine sur-mesure.
Vous vous reconnaissez ?
Le travail de tri que votre formulaire de contact laisse à vos équipes
Ces situations apparaissent dès qu’un même écran sert à des demandes de nature différente.
Vos candidatures atterrissent chez vos commerciaux
Le formulaire envoie tout à la même adresse. Le service recrutement récupère les dossiers par renvoi, quand quelqu'un y pense, alors qu'une candidature demande un parcours à part, pas seulement un autre destinataire.
La première personne arrivée redistribue la boîte
Elle ouvre, elle lit, elle transfère. Ce tri quotidien occupe un vrai temps de travail, réparti au hasard des présences.
Deux personnes répondent à la même demande
Deux commerciaux ouvrent la boîte, chacun croit la demande libre. Le prospect reçoit deux réponses différentes.
Un visiteur promet d'envoyer son cahier des charges par mail
Le formulaire reçoit du texte, jamais un fichier. Ce document arrive plus tard, ou jamais.
Une demande locale atterrit au siège
Le visiteur habite à côté d'une de vos agences. Sa demande part à l'adresse générale, puis redescend par un transfert.
Un étudiant et un acheteur remplissent le même écran
Les deux répondent aux mêmes questions. L'un trouve la liste longue, l'autre aurait eu bien davantage à préciser.
Ces six situations ont la même origine : le site pose les mêmes questions à tout le monde, puis confie le tri à une personne. La suite montre comment le formulaire reprend ce tri à son compte, motif par motif.
NOS SERVICES
Les montages que nous développons autour de votre formulaire de contact
Nous retenons les montages que vos demandes exigent. Deux chantiers différents portent sur la même page de contact. Redéfinir ce qu'il demande, à qui il l'envoie et ce qu'il accepte en pièce jointe, c'est le sujet ici, chiffré au cadrage sur les mêmes lignes que celles détaillées par la page combien coûte un site vitrine sur-mesure. Reprendre les champs d'un formulaire qui reçoit du monde et rend peu de contacts relève, elle, de la page améliorer un formulaire de contact.
Champs conditionnels
Les questions suivantes dépendent du motif choisi. Chaque visiteur voit les siennes, jamais celles des autres.
Routage par motif
Chaque motif a sa boîte, son service ou son agence. La demande y arrive directement.
Pièces jointes
Le visiteur dépose son cahier des charges, son plan, son visuel ou son CV avec sa demande.
Parcours en plusieurs écrans
Les questions se répartissent sur plusieurs écrans, avec l'avancement affiché et le retour en arrière possible.
Contexte repris de la page
L'offre consultée, la référence lue ou l'agence affichée partent avec la demande.
Créneau de rappel
Le visiteur choisit le moment où il souhaite être rappelé.
Journal des demandes
Chaque envoi reste consultable sur le site, avec la personne qui l'a pris en charge.
Dépôt dans votre outil
La demande s'écrit dans votre outil de suivi commercial au moment de l'envoi.
Questions propres à chaque modèle de page
Page d'offre, offre d'emploi, espace presse : un seul moteur porte des questions différentes.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Combien de motifs de contact recevez-vous vraiment ?
Décrivez-nous ce qui arrive aujourd’hui dans votre boîte de contact, nous trions avec vous les motifs qui méritent leur propre parcours.
Notre méthode pour un formulaire qui trie à votre place
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Vos sollicitations déjà reçues sont notre point de départ. Nous les rangeons par motif réel, pas par rubrique de votre organigramme, et cette liste devient la première question posée au visiteur. En face de chaque motif figure la personne qui répondra.
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Chaque parcours se dessine jusqu'à son écran final, puis se relit en entier pour vérifier qu'il aboutit. Les motifs se libellent avec les mots de vos visiteurs, ceux qu'ils écrivent aujourd'hui dans la zone de message.
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Les champs, les listes de choix, l'avancement et le bouton d'envoi prennent la charte du site. Le rendu se règle d'abord sur téléphone, où le choix d'un motif et le dépôt d'un fichier se manipulent autrement que sur un ordinateur.
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Nous développons les règles d'affichage et d'orientation, puis chaque motif reçoit une demande d'essai. Le contrôle porte sur la règle appliquée : la demande doit atterrir chez la personne que le tableau désigne, elle seule. Le tableau se fige à ce moment, avec vos équipes.
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La répartition réelle par motif se relève ensuite, mois après mois. Un motif que personne ne choisit se retire, et nous ajoutons une question à celui que vos équipes rattrapent au téléphone. Vos arbitrages s'appuient alors sur des chiffres. Ce suivi mensuel se poursuit après la livraison, dans le cadre d'un contrat de maintenance et d'évolution que vous souscrivez à part, pas compris dans le prix du projet initial.
Vos questions avant de développer un formulaire de contact avancé
La règle tient à ce que la page a déjà établi. Sur une page d’offre, la prestation est identifiée : le formulaire part avec cette information et pose deux ou trois questions propres à cette prestation. Une page de contact générale accueille tous les motifs à la fois, elle commence donc par demander lequel avant de dérouler les questions correspondantes. Des formulaires construits séparément coûtent cher à tenir, parce qu’un destinataire modifié doit être repris dans chacun d’eux, un par un. Nous construisons donc un seul moteur, avec des entrées différentes selon la page.
.Le découpage dépend du nombre de questions et de leur nature. Tant que la liste tient dans un écran de téléphone sans défilement, un seul écran reste le plus rapide : le visiteur voit ce qui l’attend et il avance d’un trait. Dès que la liste dépasse cette hauteur, ou dès qu’un dépôt de document entre en jeu, le découpage en plusieurs écrans avec l’avancement affiché tient mieux, parce que chaque écran se termine et que le visiteur progresse par paliers. Une règle vaut dans les deux cas : les questions faciles d’abord, celles qui engagent ensuite. Le motif et le besoin ouvrent, les coordonnées ferment.
.Un point précis décide de tout : votre logiciel accepte-t-il qu’un autre programme lui crée une fiche, sans qu’une personne la saisisse ? Nous le vérifions au relevé avec la personne qui l’administre chez vous, avant tout engagement. Quand cette entrée existe, la demande s’y dépose à l’envoi, avec son motif, ses réponses et ses documents, et vos équipes cessent de recopier. Deux réglages accompagnent ce raccordement. Une demande que le logiciel refuse reste lisible sur le site, et vous la retrouvez. La correspondance entre vos motifs et les champs de l’outil se fixe une fois pour toutes, sinon chaque nouveau motif redevient un chantier. Quand le site doit à son tour lire ce logiciel et afficher ce qu’il contient, le sujet dépasse le formulaire et relève d’un site avec fonctionnalités avancées.
.Vos équipes, depuis l’administration du site. Un destinataire change pour des raisons ordinaires : un départ, une promotion, une agence qui reprend un territoire. Quand ces adresses sont écrites dans le code, chaque changement passe par un ticket, et le temps qui sépare le départ d’un salarié de la correction est un temps où vos demandes tombent dans une boîte inactive. Le jour du départ, n’importe qui de vos équipes ayant accès à cette administration ouvre le tableau et remplace l’adresse, sans attendre qu’une personne précise s’en charge.
.Elle part chez le mauvais destinataire, et cela arrivera. La suite se joue sur le site : la demande se réaffecte d’un clic vers le bon service, et la personne concernée la reçoit avec l’historique de ce transfert. Vous gardez ainsi la trace de ce qui a été mal orienté, et cette trace finit par dire quelque chose : un motif que les visiteurs choisissent de travers est un motif mal nommé, qui se réécrit avec leurs mots. Le libellé change, et le relevé suivant dit si les visiteurs s’y retrouvent mieux.
.En sortant le recrutement de la page de contact, pour la raison déjà vue plus haut : une candidature n’est pas une demande de devis comme une autre. Nous lui donnons donc son propre parcours, posé sur vos offres d’emploi et sur votre page recrutement, avec le poste visé repris de l’offre consultée. Les ressources humaines reçoivent alors les dossiers directement, et les commerciaux cessent de servir de boîte de transit. Sur la page de contact générale, le motif candidature reste proposé, parce qu’un candidat le cherchera là, et il mène au même parcours.
.Un contrôle invisible au visiteur écarte les soumissions produites par des robots, sans lui imposer de recopier un code ni de repérer des images. Un champ mal rempli s’affiche en rouge avec ce qui lui manque, sans effacer le reste de ce que le visiteur a déjà saisi. Une fois l’envoi accepté, un écran de confirmation reprend le motif choisi et les pièces jointes reçues, pour qu’il n’ait pas à se demander si sa demande est bien partie.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Ce qu'un formulaire de contact avancé change dans le travail de vos équipes
Le motif d’entrée décide de tout le reste
Un motif mal choisi coûte plus cher qu’une question mal écrite. La question mal écrite gêne un visiteur. Le motif mal choisi envoie toute une catégorie de demandes au mauvais endroit, jusqu’à ce que quelqu’un s’en aperçoive. C’est donc la liste des motifs qui se construit en premier, avant le premier écran dessiné.
Deux erreurs reviennent quand cette liste s’écrit trop vite. La première consiste à reprendre le nom des services internes : un visiteur ignore si sa question relève d’une direction technique ou d’un service client, il sait seulement que son appareil est tombé en panne. La seconde consiste à en proposer trop. Passé le point où la liste dépasse la hauteur de l’écran, elle devient elle-même un problème de lecture, et le visiteur retient le premier libellé qui ressemble à son cas.
Le vocabulaire existe déjà, dans la zone de message libre de votre formulaire actuel. Ce texte porte les mots des visiteurs et leurs motifs, en désordre. Rangé, il donne la liste dans leur langue. Cette liste sert d’ailleurs au-delà du formulaire : elle nomme ce que vos visiteurs viennent chercher, donc ce que les pages de votre site vitrine doivent traiter en premier.
Le document joint épargne un aller-retour
Dans un métier qui chiffre sur pièces, une demande de devis sans document reste une demande à moitié posée : il manque le plan, le cahier des charges, la photo de l’existant, le fichier à reprendre. Le visiteur le sait, et il écrit qu’il enverra le document par mail. Ce message part parfois, et il vous parvient alors détaché de sa demande, dans une autre boîte, sous un objet que personne ne rapproche du dossier.
Accepter la pièce jointe dans le formulaire supprime cet écart. Le fichier arrive attaché à la demande, nommé, daté, consultable au même endroit que les réponses. La personne qui chiffre ouvre un seul élément, au lieu de reconstituer un dossier depuis deux messageries.
Trois réglages se décident au moment de la construction : les formats acceptés, le poids maximum d’un envoi, le nombre de fichiers autorisés. Un poids trop bas rejette le plan que le visiteur voulait joindre. Un poids trop haut fait échouer l’envoi sur une connexion mobile, sans que le visiteur comprenne d’où vient le refus. Nous fixons ces valeurs sur les fichiers que vous recevez réellement aujourd’hui, et le formulaire annonce la règle au moment où le visiteur clique pour déposer.
Un cahier des charges ou un CV reste une pièce sensible tant qu’il circule dans une boîte partagée. Le formulaire le range à un seul endroit, consultable par les seules personnes que vous désignez, et une durée de conservation se fixe motif par motif au moment du cadrage : un CV non retenu s’efface passé ce délai, un devis en cours reste consultable tant que le dossier n’est pas clos.
Le routage s’écrit comme une règle
Dans une organisation qui trie à la main, l’orientation d’une demande repose sur la mémoire de la personne qui ouvre la boîte. Elle sait que les demandes du Nord partent à l’agence de Lille, que les questions de garantie vont au service après-vente, et qu’un fournisseur en quête d’un contact relève des achats. Ce savoir disparaît avec elle.
L’orientation automatique consiste à écrire ces règles dans un tableau à trois colonnes : un motif, un critère, un destinataire. Le critère peut être le motif seul, le code postal saisi, l’offre consultée, la langue de la page. Ce tableau tient sur une page, et n’importe qui dans votre entreprise le lit sans explication.
Deux garde-fous l’accompagnent. Un destinataire de secours reçoit ce qui échappe aux règles écrites, de sorte que chaque demande trouve toujours quelqu’un. Et chaque envoi reste enregistré sur le site avec la règle qui lui a été appliquée, de quoi retrouver la trajectoire exacte d’une demande le jour où quelqu’un la réclame.
Les informations que le formulaire reprend sans les redemander
Un visiteur qui a lu trois pages avant de vous écrire a laissé derrière lui une trace exploitable. Il est arrivé sur une prestation précise, il a consulté une référence, il a peut-être choisi une agence dans la liste. Un formulaire posé au bout de ce parcours reprend tout cela sans poser une question de plus.
Le visiteur a moins à saisir, et la demande vous parvient avec un contexte qu’il n’aurait pas su résumer : le nom exact de la prestation qui l’intéresse, tel qu’il figure dans votre catalogue, à la place d’une reformulation approximative dans la zone de message.
La page d’où part la demande et l’élément qu’elle affichait, offre ou poste ouvert, se reprennent en priorité. Le moyen par lequel le visiteur souhaite être recontacté mérite en revanche d’être demandé, parce qu’il change la charge de vos équipes. Celui qui préfère une réponse écrite épargne un appel à votre commercial. Celui qui choisit le téléphone indique le moment qui l’arrange, et l’appel tombe juste du premier coup.
Le relevé de vos demandes reçues, et ce qu’il vous apprend
Un formulaire de contact produit quelque chose qui dure plus longtemps que lui : le relevé de ce que vos visiteurs ont demandé, motif par motif, mois après mois. Il est stocké sur votre site, dans votre base, sous votre administration, et la durée pendant laquelle chaque motif y reste consultable se fixe elle aussi au cadrage : un dossier de candidature n’a pas vocation à rester accessible aussi longtemps qu’une demande de devis en cours.
Ce relevé s’exporte en entier, dans un fichier que votre tableur ouvre, avec les réponses, les motifs, les dates et les destinataires. Vous en faites ce que vous voulez : le verser dans votre outil de gestion, le remettre à une équipe qui reprendrait le site, ou simplement retrouver ce que vous receviez à une saison donnée.
Ce relevé a une valeur au-delà du site. Il dit quels services vos visiteurs cherchent en premier, à quelle période de l’année, depuis quelles pages, et sur quels sujets vos réponses sont réclamées deux fois. Vos commerciaux et vos ressources humaines y trouvent leurs propres arguments. Le code de ce formulaire vous est remis à la livraison, comme le reste du projet, et ce relevé continue de se remplir après notre départ.
