Créer un portail collaborateurs

Non, et ce serait le plus mauvais moment pour le faire. Votre SIRH garde son rôle de moteur : il calcule les soldes, tient les dossiers du personnel, produit la paie. Le nouvel espace devient la surface que voient vos salariés, et il lit ou écrit dans le SIRH par son interface de programmation. Si votre éditeur n’en propose aucune, nous étudions les autres voies : échange de fichiers planifié, ou saisie directe dans le portail avec renvoi vers la paie.

Nous ouvrons leur compte sur un identifiant interne dont ils disposent déjà, matricule ou numéro de dossier RH, avec un mot de passe qu’ils choisissent à la première connexion. Le lien d’activation part sur leur téléphone personnel quand ils l’ont communiqué, ou leur est remis en main propre par leur responsable. La session reste ensuite ouverte sur la durée, pour éviter une ressaisie de mot de passe entre deux interventions. Cette durée se règle ensuite écran par écran, plus courte sur les pages qui exposent des données personnelles.

Cette question se tranche avant l’architecture, et elle engage tout le reste. Un espace publié sur internet atteint vos salariés en déplacement, en télétravail et sur leur propre téléphone, au prix d’une authentification renforcée sur les écrans sensibles. Un espace réservé au réseau interne se protège plus simplement, et laisse dehors exactement les équipes qui en ont le plus besoin. La plupart des projets tiennent le premier choix, avec un second facteur d’authentification sur les rubriques qui exposent des données personnelles. Nous posons l’arbitrage à l’audit de démarrage, avec votre informatique, parce qu’il décide de l’hébergement et du coût de la maintenance.

Vos équipes s’en chargent, sans repasser par nous. Chaque rubrique reçoit un responsable identifié au cadrage : communication interne, ressources humaines, services généraux, informatique. Chacun publie sur son périmètre depuis une interface d’administration, avec une date de revue sur les contenus qui vieillissent, procédures et notes de service en tête. Un espace sans propriétaire de contenu se périme, et un salarié qui tombe une fois sur un document faux cesse d’ouvrir les autres. Nous fixons ces responsabilités avant la mise en ligne.

Nous conseillons l’inverse. Une ouverture générale expose la totalité de vos salariés à des rubriques encore incomplètes, et une première impression manquée se rattrape mal. Nous ouvrons donc d’abord à la population qui envoie le plus de demandes, celle dont les besoins ont servi à cadrer le contenu. Ses retours corrigent les écrans pendant que le reste de l’effectif continue son quotidien. L’ouverture suivante hérite d’un espace déjà rodé, et vos ambassadeurs internes sont trouvés.

Les deux se recouvrent largement, au point qu’une seule application couvre parfois les deux usages. Un intranet répond à un besoin de publication : actualités, documents de référence, vie interne, que le salarié consulte. Un portail collaborateurs répond à un besoin d’action : ouvrir son dossier, déposer une demande, suivre une validation. Quand votre priorité tient à la communication interne et à l’animation des équipes, regardez d’abord le projet d’intranet. Quand elle tient à décharger vos services des demandes répétitives, l’accès salarié passe devant.

Les produits du marché couvrent correctement les entreprises qui ressemblent à celles pour lesquelles ils ont été conçus : un seul statut de salarié, un seul jeu de règles, un seul site. Leur limite arrive avec les populations que leur paramétrage sépare mal, avec l’entité dont les accords diffèrent, avec le document qu’ils refusent d’héberger. Nous vous demandons donc en premier la liste des tableurs et des mails qui compensent aujourd’hui votre outil actuel. Vous lisez dans cette liste, mieux que dans n’importe quel argumentaire, si un développement se justifie.

Oui, et elle précède l’activation plutôt que de la suivre. Dès qu’un outil permet de savoir individuellement qui a ouvert une note ou consulté une page, sa mise en place passe par une consultation de votre comité social et économique, quel que soit l’objectif poursuivi. Nous posons cette étape avec vous avant d’ouvrir ces deux fonctions, en général au même moment que l’arbitrage sur l’accès depuis l’extérieur de l’entreprise.

Oui, avec des garanties propres au bulletin de paie dématérialisé. Avant le premier envoi sous cette forme, chaque salarié reçoit une information préalable et garde la possibilité de demander un retour au bulletin papier à tout moment, pas seulement à l’ouverture du portail. Une fois déposé, un bulletin ne peut plus être modifié, et il reste accessible sur la durée que fixe la réglementation applicable à ce document. Sur l’ensemble des documents personnels hébergés, vos données restent sous votre responsabilité : nous intervenons comme prestataire technique, sur l’infrastructure et les habilitations que vous validez, jamais comme destinataire des documents eux-mêmes.