Caroline B.
Cheffe de marques
Une application métier pour mutuelle
Nous la construisons sur mesure, à partir de vos processus de gestion réels, pas d'un standard du marché.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Pourquoi la gestion d'une mutuelle sans outil dédié vous freine
Une mutuelle qui gère ses adhérents sur plusieurs outils séparés finit par perdre la vue d’ensemble sur un dossier. Un gestionnaire qui doit connaître l’état d’une adhésion ouvre son tableau Excel, cherche l’échange de mails correspondant, puis vérifie dans un troisième outil si le premier versement a été reçu.
Cette perte de vue d’ensemble s’aggrave quand les mêmes données divergent d’un outil à l’autre, sans que personne ne le remarque. Un IBAN mis à jour dans le logiciel de gestion des contrats reste inchangé dans l’outil de gestion des prestations, qui envoie le remboursement sur l’ancien compte, et c’est l’adhérent qui appelle pour signaler l’erreur.
Cette dispersion coûte cher à plusieurs endroits à la fois. Retrouver une information déjà saisie ailleurs demande de rouvrir plusieurs outils. Un document peut devenir introuvable au moment précis où il faut le produire. Quand la personne qui suit habituellement un dossier s’absente, personne d’autre ne sait où reprendre. Et la dispersion de cette même donnée personnelle entre plusieurs outils complique la façon dont vous respectez l’exigence d’exactitude que le RGPD impose.
Une application sur-mesure construite sur vos règles réunit ces données à un seul endroit : une seule version par adhérent, consultable par toute l’équipe, sans dépendre d’une seule personne pour retrouver un dossier.
Vous vous reconnaissez ?
Quand une mutuelle a besoin d'une application métier
Chacune de ces situations coûte du temps ou de l’argent. Ensemble, elles pèsent sur toute l’équipe.
Vous ne savez plus quelle version d'un dossier est la bonne
Contrats, cotisations, prestations : chaque outil garde sa propre copie du même dossier, et personne ne peut dire laquelle est à jour.
Les impayés et les résiliations vous échappent
Un prélèvement rejeté passe inaperçu, et un contrat résilié continue d'être facturé le temps que quelqu'un s'en rende compte.
Personne ne sait combien de dossiers sont en attente
Aucun tableau de bord ne montre le nombre de dossiers en cours ni leur ancienneté.
Chaque adhésion déclenche une série de tâches manuelles
Une nouvelle adhésion oblige à préparer une attestation, puis une carte, puis un courrier, chacun à la main.
Ces quatre situations partagent la même cause : aucun système ne centralise ni la donnée, ni les tâches qui en découlent.
NOS SERVICES
L'application métier que nous construisons pour votre mutuelle
Un panorama des fonctions que nous développons pour la gestion d'une mutuelle.
Adhérents et dossiers
Un référentiel unique, à jour, partagé par vos équipes.
Cotisations et prestations
Suivi de chaque versement, quel que soit le produit.
Dépôt de documents en ligne
L'adhérent ou le gestionnaire dépose un justificatif, l'application en extrait les données automatiquement.
Gestion électronique des documents
L'application classe et indexe chaque document du dossier.
Signature électronique
L'adhérent signe un contrat ou un avenant sans échange papier.
Génération automatique de documents
L'application génère les attestations et les courriers à partir des données du dossier.
Circuits de validation
Étapes et rôles définis selon votre organisation.
Sécurité et conformité
Droits d'accès par profil, journalisation des exports, hébergement assuré par un hébergeur certifié HDS (hébergeur de données de santé).
Suivi en autonomie
L'adhérent consulte ses informations dans son espace client.
Connexion à vos outils existants
Logiciel de gestion, outil de tiers payant compatible NOEMIE, ou logiciel de courtage.
Tableau de bord de pilotage
Une vue d'ensemble des dossiers en cours, triée par statut et par ancienneté, pour repérer un dossier qui traîne avant qu'il ne devienne un retard.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Ce constat correspond à votre gestion des adhérents ?
Chaque mutuelle a des besoins différents : un audit initial cadre le vôtre avant tout engagement.
Le déroulé d'un projet d'application sur mesure pour une mutuelle
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Nous auditons votre gestion actuelle, dossier par dossier, pour identifier où la charge de travail pèse le plus et quels outils gardent leur utilité. Cet audit fixe le périmètre du projet, produit par produit, avant tout choix technique.
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Nous maquettons les parcours des gestionnaires et des adhérents : un dossier de remboursement, une adhésion en ligne, un tableau de suivi des cotisations. Vos équipes valident l'enchaînement des écrans avant que le code existe.
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L'interface reprend votre charte graphique et s'adapte aux usages quotidiens de vos gestionnaires. Un gestionnaire qui traite des dossiers toute la journée a besoin de repères stables d'un écran à l'autre.
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Nous développons l'application par lots testables : adhésion en ligne, gestion des cotisations, espace client. Chaque lot passe en recette avec vos gestionnaires avant la bascule en production.
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La maintenance couvre l'évolution de l'application avec vos produits et vos obligations réglementaires. Nous développons chaque changement, barème ou règle de calcul, à l'intérieur de l'outil existant. Ce suivi n'entre pas dans le forfait de développement initial : il relève d'un contrat de maintenance et d'évolution facturé à part.
Ce que les mutuelles nous demandent le plus souvent
Oui. Nous connectons l’application aux outils que vous utilisez déjà via leurs API, pour éviter de saisir deux fois la même donnée. Si un outil ne propose pas d’API, nous étudions un autre moyen d’échanger les données au cas par cas.
.Cela dépend du périmètre : un parcours d’adhésion seul se développe plus vite qu’une application qui couvre aussi les cotisations et les prestations. Comme repère, un tel projet tient le plus souvent en quelques semaines pour un parcours isolé et en plusieurs mois pour une couverture complète, une durée que nous fixons précisément dès l’audit initial, avant de nous engager sur un calendrier.
.Nous intégrons ces obligations dès la conception de l’application : droits d’accès définis par profil, journalisation des actions sensibles, hébergement assuré par un hébergeur certifié HDS. Nous posons ces choix techniques dès le premier audit, avec le reste de l’architecture.
.Chaque gestionnaire voit l’application selon un périmètre associé à son rôle : une vue large pour une équipe de direction, une vue plus restreinte pour un gestionnaire dédié à un seul produit, par exemple. Vous décidez qui voit quoi.
.Elle entre en phase de maintenance, comme décrit plus haut. Les évolutions de vos produits et de la réglementation continuent d’y être développées, au même titre que la construction initiale de l’application.
.Il peut suffire, tant que vos produits et vos règles de cotisation restent dans son périmètre standard. Le sur-mesure devient utile quand vous le contournez : un fichier séparé pour un produit qu’il ne gère pas, une extraction manuelle pour un besoin qu’il ne couvre pas. C’est ce moment que nous regardons avec vous avant de proposer quoi que ce soit.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Ce qu'il faut savoir avant de lancer votre outil métier pour mutuelle
Un parcours d’adhésion pensé pour réduire les erreurs
Un formulaire papier ou PDF rempli à la main multiplie les erreurs de saisie et les dossiers incomplets. Une interface interactive guide l’adhérent étape par étape et vérifie les données au fur et à mesure. Les pièces jointes, RIB, justificatif d’identité, se déposent directement dans le parcours et rejoignent le dossier automatiquement, sans envoi séparé par mail. Un récapitulatif final précède la validation. C’est le type de parcours d’adhésion pour mutuelle que nous construisons.
Une supervision partagée entre plusieurs équipes
Un gestionnaire vérifie une demande de remboursement. Un autre valide le montant, et un responsable tranche les cas particuliers avant que la demande reparte. Sans outil commun, ce circuit se suit mal, par mails et par habitude. Nous configurons des rôles et des étapes de validation propres à votre organisation, avec une trace de chaque étape, utile en cas de désaccord avec un adhérent sur la date d’une demande.
Retracer un dossier en cas de contrôle
Un contrôle de l’ACPR ou un audit interne demande de retracer l’historique complet d’une adhésion : qui a modifié quoi, quand, avec quelle pièce à l’appui. Reconstituer cet historique à la main, en croisant plusieurs outils, prend du temps et laisse place à l’erreur. Une application qui journalise chaque action donne cette traçabilité par défaut, disponible sans reprise manuelle à chaque demande.
Un outil qui s’adapte à vos produits
Une mutuelle gère souvent plusieurs produits à la fois :
- épargne retraite,
- obsèques,
- prévoyance,
- ou un plan propre à votre secteur.
Chaque produit a ses barèmes de cotisation et de remboursement, et souvent ses propres échéances de résiliation. Un adhérent qui change de statut, par exemple d’un contrat individuel à un contrat collectif, garde le même dossier : seules les règles appliquées changent. L’application centralise ces règles telles qu’elles sont chez vous. Quand votre mutuelle travaille avec des courtiers, nous pouvons aussi connecter l’application à un logiciel de gestion pour assurance et courtage.
Migrer les dossiers existants sans tout ressaisir
Nous reprenons les données de vos outils actuels et les intégrons à l’application au fil de la bascule, organisée en plusieurs étapes selon vos priorités. Cette reprise fait partie du forfait de développement initial, au même titre que le reste de la construction : elle n’est pas facturée à part.
Une application qui reste la vôtre
Le code et les données vous appartiennent, ce qui vous laisse libre de faire évoluer l’application avec une autre équipe si vous le souhaitez, ou de continuer avec nous en maintenance. Cette indépendance compte pour un outil qui gère des données sensibles au quotidien : c’est le même principe qui guide chaque application web métier que nous construisons, au-delà du seul secteur mutualiste.
