Caroline B.
Cheffe de marques
Une application métier pour organisme de formation
Nous bâtissons votre application métier pour organisme de formation, autour de vos sessions, de vos stagiaires et des exigences de la certification Qualiopi.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Pourquoi la gestion d'un organisme de formation sur des outils séparés vous freine
Dans un organisme de formation qui travaille sur des outils séparés, la même session existe trois fois. Une fois dans le planning, une fois dans l’outil d’émargement, une fois dans le tableur qui suit un dossier ouvert sur EDOF. Rien ne garantit que ces trois versions se ressemblent encore après la moindre correction.
Un stagiaire qui change de créneau à quelques jours de la session oblige à corriger la convocation, la feuille d’émargement déjà préparée et, si le dossier est financé par un OPCO, la demande de prise en charge envoyée en amont. Chaque correction manuelle laisse une chance à une version obsolète de circuler encore.
Cette dispersion pèse aussi au moment de l’audit Qualiopi. Pour chaque session tirée au sort, l’auditeur demande la chaîne complète de preuves : positionnement à l’entrée, feuille d’émargement, évaluation à chaud, certificat de réalisation. Rassembler ces pièces depuis plusieurs outils différents, la veille de l’audit, prend un temps que l’équipe pédagogique ne consacre pas à ses stagiaires.
Le bilan pédagogique et financier, à transmettre chaque année avant le 30 avril, additionne les heures et les stagiaires par modalité et par financeur. Le reconstituer à partir de plusieurs sources augmente le risque d’erreur, alors qu’un défaut de transmission expose le numéro de déclaration d’activité à la caducité. Une application développée sur mesure traite ce sujet à la source, avant que la déclaration annuelle ne devienne une urgence.
Vous vous reconnaissez ?
Quand un organisme de formation a besoin d'une application métier
Une session mal suivie, un dossier de financement incomplet ou une preuve introuvable coûtent du temps, souvent au pire moment : celui d’un stagiaire qui attend une réponse, ou d’un auditeur qui pose une question précise.
Vos sessions se pilotent encore sur un tableur partagé
Dates, lieux, effectifs et remplacement d'un formateur absent se corrigent à la main, sans vue d'ensemble sur le planning réel.
Vos dossiers CPF et OPCO se suivent chacun à part
Chaque dossier ouvert sur EDOF ou transmis à un OPCO exige de ressaisir les mêmes informations de session et de stagiaire.
Vos feuilles d'émargement papier s'égarent entre la salle et le classeur
Une signature manquante ou une feuille non retrouvée complique la preuve de présence exigée par le financeur.
Vous peinez à retrouver rapidement les preuves d'une session pour un audit
Ces preuves existent bel et bien, mais un auditeur qui les demande sans prévenir laisse peu de temps pour se souvenir dans quel outil chacune a été saisie.
Le catalogue de formations et les habilitations des formateurs sont mis à jour séparément
Une certification de formateur arrivée à expiration ou une fiche formation obsolète passe inaperçue jusqu'à ce qu'un client ou un auditeur la remarque.
Un outil qui relie vos sessions, vos stagiaires et vos preuves de conformité change ces cinq points à la fois, y compris l’accès qu’un stagiaire peut avoir à son propre espace stagiaire.
NOS SERVICES
Une application taillée pour votre organisme de formation
L'application couvre le parcours complet, de la première inscription d'un stagiaire jusqu'à la déclaration annuelle transmise à l'administration.
Gestion des sessions
Un planning centralisé par formation, avec dates, lieux, effectifs et formateurs affectés, ouvert le cas échéant à une réservation en ligne pour les prochaines sessions.
Dossier stagiaire centralisé
Inscription, positionnement à l'entrée, convocation et résultats réunis dans un seul dossier, alimenté dès une inscription en ligne du stagiaire.
Émargement électronique conforme
Une signature recueillie en présentiel ou en visioconférence, valable comme justificatif de présence auprès des financeurs.
Positionnement et individualisation du parcours
Un test ou un entretien d'entrée oriente le contenu et le rythme propres à chaque stagiaire.
Évaluations à chaud et à froid automatisées
Le questionnaire de fin de session part dès la clôture, celui à froid part plusieurs mois après, à la date programmée automatiquement.
Génération de documents réglementaires
Convocations, feuilles d'émargement et certificats de réalisation générés depuis le dossier de session.
Suivi des financements CPF, OPCO et plan de compétences
Chaque dossier affiche l'état des pièces transmises et des paiements attendus, directement depuis la session concernée.
Compilation du bilan pédagogique et financier
Les heures dispensées et les stagiaires accueillis se totalisent automatiquement, prêts pour la déclaration annuelle.
Suivi des formateurs et de leurs habilitations
Chaque formateur reste rattaché à ses certifications et à leur date d'expiration.
Passerelles avec vos outils actuels, sous réserve d'API
Plateforme de visioconférence pour le distanciel, LMS ou logiciel de comptabilité déjà en place, reliés à l'application dès que l'outil expose une API ; en son absence, un échange de fichiers reste à étudier au cas par cas.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Vous retrouvez votre quotidien dans ces situations ?
Un centre qui ouvre trois sessions par an et un organisme qui en anime cinquante n’ont pas le même besoin. Parlons du vôtre.
Vos sessions et vos financeurs commandent l'application métier
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L'audit initial part de votre catalogue de formations et de vos circuits de financement actuels. Nous en tirons la liste des indicateurs Qualiopi à couvrir dans l'application, et celle des outils existants qui méritent d'être conservés plutôt que remplacés.
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Les écrans clés se dessinent avant tout développement : création d'une session, inscription d'un stagiaire, signature d'émargement, envoi d'une évaluation à chaud. Votre équipe pédagogique valide ces parcours écran par écran, avant que chaque module ne parte en développement.
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Une équipe qui suit plusieurs sessions à la fois a besoin de repères visuels constants d'un écran à l'autre, le même code couleur pour un statut de dossier, le même emplacement pour retrouver une session en cours. C'est ce que fixe la direction artistique, propre à votre organisation.
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Le développement avance module par module : sessions d'abord, dossiers stagiaires ensuite, puis émargement et financements. Chaque module rejoint la production dès que votre équipe l'a validé en recette, avant que le suivant ne démarre.
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Un changement au référentiel Qualiopi ou une nouvelle règle de financement CPF s'intègre à l'outil que vos équipes utilisent déjà, dans le cadre d'un contrat de maintenance et d'évolution séparé du forfait de développement initial.
Questions fréquentes sur l'application métier pour organisme de formation
Oui, s’il propose une API, comme pour vos autres outils déjà en place : la double saisie entre les deux outils disparaît. En l’absence d’API, une synchronisation par fichier reste à étudier au cas par cas.
.Un module de gestion des sessions à lui seul demande moins de travail qu’une application qui ajoute le suivi des financements et des évaluations à froid : selon ce périmètre, arbitré avec vous dès l’audit, un projet se joue plutôt en quelques semaines pour le premier cas, en plusieurs mois pour le second, un chiffrage précis restant propre à chaque cadrage.
.Retrouver un justificatif ne demande plus de se souvenir dans quel outil il a été saisi, chaque pièce reste rangée sous le dossier de la session qui l’a produite. Vos sessions déjà tenues sur vos outils actuels peuvent, si leurs données restent exploitables, être reprises dans l’application dès le démarrage du projet, pour que cet historique ne reste pas coincé dans l’ancien système le jour où un auditeur le demande. Cette reprise fait l’objet d’un poste de devis distinct du forfait de développement initial, dimensionné selon le volume de sessions à migrer.
.Oui, ces documents se génèrent depuis le dossier de la session, à partir des données déjà saisies pour l’inscription et l’émargement, sans ressaisie.
.Le montant demandé, les pièces déjà envoyées et la date du dernier échange restent visibles pour chaque dossier, sans ouvrir un second outil. Nous pouvons aussi connecter l’application à EDOF ou à l’extranet de vos OPCO quand une interface le permet.
.Oui, dans les limites de son catalogue de formations standard et de ses modalités de financement prévues. La bascule vers le sur-mesure se justifie au moment où votre organisme sort de ces limites : une modalité hybride absente de son fonctionnement standard, un financement qu’il faut recopier ailleurs parce qu’aucune passerelle n’existe. C’est ce point précis que nous évaluons avec vous en amont.
.Le code vous appartient dès la livraison. Les données que vos équipes et vos stagiaires saisissent dans l’application restent hébergées et gérées sous votre seule responsabilité, comme pour n’importe quel outil interne. Nous dimensionnons avec vous l’hébergement retenu, les droits d’accès par profil et la fréquence des sauvegardes, pour que cette responsabilité s’exerce sur des choix concrets plutôt que sur une simple mention de principe.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Application métier pour organisme de formation : les obligations à couvrir dès la conception
Le référentiel Qualiopi, un socle qui évolue régulièrement
Le référentiel national qualité vient d’être mis à jour par décret, avec une entrée en vigueur fixée au 1er novembre 2026. Nous intégrons ces évolutions dans l’application déjà en place, au fil de leur publication, plutôt que de vous laisser reconstituer vos preuves à la main à chaque mise à jour.
L’émargement électronique, une valeur juridique équivalente au papier
Un décret du 22 mars 2017 reconnaît aux justificatifs de présence transmis au format numérique la même valeur que leurs équivalents papier auprès des organismes financeurs, à condition d’utiliser une signature électronique simple ou avancée conforme au règlement européen eIDAS. L’application recueille cette signature en salle, sur tablette ou smartphone, ou à distance quand la session se tient en visioconférence.
Deux temps d’évaluation, pour deux indicateurs différents
L’indicateur 30 du référentiel demande de recueillir l’appréciation des bénéficiaires : un questionnaire de fin de session suffit à le couvrir. L’évaluation à froid, réalisée plusieurs mois après, vient en pratique étayer un indicateur distinct, celui de l’atteinte des objectifs, en montrant que les compétences acquises se maintiennent une fois le stagiaire revenu à son poste. L’application déclenche cet envoi différé à la date prévue, que l’outil calcule automatiquement dès que la session se termine.
Du dossier CPF au virement de l’OPCO, une chaîne à suivre jusqu’au bout
EDOF, le portail dédié aux organismes de formation sur Mon Compte Formation, reste réservé aux structures certifiées Qualiopi et titulaires d’un numéro de déclaration d’activité en cours de validité auprès de la DREETS. Un OPCO, de son côté, peut financer des actions du plan de développement des compétences, notamment pour les entreprises de moins de 50 salariés, et les contrats en alternance, un circuit distinct du CPF. Distincts sur le papier, ces deux circuits restent suivis depuis le même dossier de session dans l’application.
Le certificat de réalisation, la pièce que réclame chaque financeur
Depuis le décret n° 2018-1341 du 28 décembre 2018, un organisme de formation doit remettre un certificat de réalisation à la demande du financeur, un document qui a pris la place de l’ancienne attestation de présence adressée au même financeur ; l’attestation de fin de formation, remise au stagiaire, reste un document distinct et toujours en vigueur. Un modèle commun à l’ensemble des OPCO en a simplifié la lecture. L’application le génère à la clôture de chaque session, avec les dates, les modalités et les heures suivies réellement par le stagiaire.
Une application qui reste la vôtre
Le code vous appartient dès la livraison, indépendamment de la personne qui le fait évoluer ensuite. Vous pouvez reprendre la maintenance en interne, la confier à une autre équipe, ou la garder chez nous, ce choix reste ouvert au terme de chaque contrat de maintenance. Notre page dédiée détaille le fonctionnement général d’une application web métier, hors spécificités du secteur de la formation. Pour une gestion administrative plus large que la seule application, un logiciel de gestion pour organisme de formation peut couvrir la facturation et la comptabilité de l’ensemble de la structure.
