Caroline B.
Cheffe de marques
Votre intranet avec annuaire et documents
Un intranet avec annuaire et documents relie deux choses que vos outils séparent le plus souvent : qui travaille chez vous, et qui répond de chaque pièce. Nous développons ce lien quand vos règles d'accès dépassent ce que ces outils savent paramétrer, avec les droits de lecture que la fiche calcule automatiquement.
15 ans
d'expérience
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Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Chercher un document revient à chercher quelqu'un
Atlassian a interrogé 12 000 travailleurs du savoir et 200 dirigeants pour son rapport State of Teams 2025. Le résultat qu’il met en avant : un quart du temps de travail part à chercher des réponses. Ce temps ne se perd pas au hasard : sans réponse évidente sous la main, vos équipes ne cherchent souvent pas un fichier, elles cherchent quelqu’un à qui demander.
Cette recherche se heurte à un référentiel qui n’existe pas. Un organigramme affiché décrit des rattachements hiérarchiques, sans dire qui traite quel dossier. Un export de paie donne des intitulés de poste, sans dire qui remplace pendant une absence. Ces informations circulent à l’oral, entre les personnes qui les détiennent déjà.
Le même manque se retrouve du côté des documents. La procédure est en ligne, le modèle de contrat aussi. Ce qui manque à côté du fichier, c’est un nom. Le lecteur remonte au service émetteur, tombe sur quelqu’un qui a changé de poste, et finit par appliquer le document au jugé.
Ces deux manques forment un seul chantier. Un annuaire sans documents rattachés reste un carnet d’adresses. Une base documentaire sans référents nommés laisse chaque lecteur se débrouiller. Les relier ouvre ce qu’aucun des deux ne donne seul : la fiche calcule elle-même qui a le droit de lire quoi, y compris quand la règle mêle le site, le statut et une habilitation. C’est le chantier que nous ouvrons quand vous nous parlez de votre portail intranet.
Vous vous reconnaissez ?
Les moments où votre organisation reste introuvable
Ce que décrivent les entreprises qui veulent annuaire et base documentaire dans le même outil.
Une demande rebondit trois fois avant d'arriver au bon bureau
L'accueil la passe à un service voisin, qui la passe à un responsable parti sur un autre sujet. Le demandeur relance à chaque étape.
Personne ne sait qui prend la suite pendant une absence
Le titulaire est en congés, sa boîte renvoie une réponse automatique vers un service. Le demandeur repart chercher un nom.
Chaque service tient sa propre liste de contacts
Trois fichiers coexistent, à trois rythmes différents. Le plus récent reste sur le poste de celui qui l'a tenu.
Le document est là, son référent reste introuvable
Le fichier remonte dans la recherche, mais rien n'indique qui en répond.
Les droits de lecture sont des listes de noms recopiées
Un dossier s'ouvre à douze personnes désignées une par une. Une arrivée, une mutation, et la liste cesse de décrire l'organisation réelle.
Vos équipes sans compte nominatif ne figurent nulle part
Ateliers, chantiers, magasins : ces effectifs partagent un poste ou n'en ont pas, donc restent invisibles pour les autres.
Quatre de ces situations concernent des personnes, deux les documents, et toutes remontent au même endroit : aucune description à jour ne dit qui occupe quel rôle. Tant qu’elle manque, chaque besoin produit une liste de plus. Un intranet avec annuaire et documents commence donc par la fiche, qui réunit le rôle, le site, le service et le suppléant. Quand le sujet se déplace vers la vie du document lui-même, ses versions et sa durée de conservation, nous ouvrons un chantier distinct, celui d’un portail de gestion documentaire interne.
NOS SERVICES
Les fonctions d'un annuaire adossé à votre base documentaire
Le périmètre varie selon votre effectif et vos implantations.
Fiche collaborateur alimentée par le SIRH
Identité, poste et rattachement hiérarchique arrivent de votre référentiel RH, sans double saisie.
Organigramme par entité et par site
Chacune s'ouvre sur sa position dans l'organisation, et se remonte jusqu'à la direction concernée.
Suppléance déclarée sur la fiche
Le titulaire désigne son remplaçant et la période. Ce nom s'affiche pendant toute l'absence.
Référent affiché sur chaque document
Toute pièce publiée renvoie vers la fiche de son référent, avec le moyen de le joindre.
Droits de lecture calculés depuis la fiche
L'accès se déduit du service, du site et du statut de chacun.
Une recherche pour les personnes et les fichiers
Une requête ramène les deux, jusqu'aux compétences et habilitations que vous ouvrez à la recherche.
Reprise des documents à la sortie d'un salarié
Elle reste consultable après la fermeture du compte, le temps que son responsable redésigne un référent.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Qui répond de quoi chez vous, aujourd'hui ?
Un premier échange suffit à repérer les rôles qui n’existent dans aucun de vos outils.
De votre référentiel de personnes à l'intranet en service
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Nous comparons les listes existantes, celle du SIRH, celle de la messagerie, celles que les services tiennent à part. Leurs écarts montrent les champs que personne ne maintient et les populations oubliées. Nous en tirons la source qui fait autorité sur chaque champ, décision dont dépend tout le reste.
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Nous maquettons deux gestes, trouver une personne dont le nom échappe au demandeur, et trouver le référent d'un document. Des salariés de services différents les éprouvent avec leurs propres recherches. Nous y arrêtons le vocabulaire des rôles, qui s'éloigne des intitulés de poste officiels.
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La fiche affiche en premier ce qui sert à joindre et à situer la personne, le rôle avant l'intitulé contractuel. Les documents rattachés apparaissent sous la fiche, et le référent apparaît sous le document. Le même écran se lit sur un téléphone d'atelier.
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Nous raccordons l'annuaire à votre SIRH et à vos comptes existants, puis nous branchons les droits documentaires sur les attributs de la fiche. La mise en service commence par un site ou une filiale, le temps de vérifier que les accès calculés correspondent à ce qu'attendaient vos responsables.
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Le nombre de demandes d'accès traitées à la main nous sert d'indicateur : chacune signale une règle de droits qui décrit mal votre organisation, que nous corrigeons au lieu d'ajouter une exception. Nous reprenons aussi ces règles quand vous réorganisez un service, et ouvrons les champs réclamés une fois l'outil en main. Cette reprise des règles et cette ouverture de champs relèvent d'un contrat de maintenance et d'évolution, distinct du forfait qui a financé la mise en service initiale.
Annuaire et documents internes : ce que nous cadrons en premier
Non, et une règle posée au cadrage l’évite : chaque champ a une source unique qui fait autorité. Ce qui relève du contrat de travail descend de votre SIRH, le compte et l’adresse mail de votre annuaire technique, LDAP ou équivalent, quel qu’il soit. L’intranet lit ces sources sans y écrire. Ce qui manque aux deux, un numéro de ligne directe ou une compétence, se saisit ici, et l’intranet en devient la source.
.Elle ne l’est pas. La CNIL classe la photographie du salarié comme facultative pour les annuaires internes et les organigrammes. Son image étant une donnée personnelle, sa publication repose sur un consentement libre : un refus ne peut pas être sanctionné, et un accord donné pour l’annuaire interne ne vaut pas pour un site public. Chacun renseigne donc ce champ depuis sa fiche, le laisse vide, ou le retire ensuite.
.Oui. Une fiche réclame un identifiant stable, quand une adresse professionnelle n’est qu’un champ parmi d’autres, et votre SIRH fournit déjà cet identifiant pour la paie. Ces salariés apparaissent donc dans les recherches et les organigrammes, avec le canal par lequel les joindre, un poste d’atelier ou un responsable de site. Leur fiche indique aussi leur site d’affectation, l’information que leurs collègues de bureau viennent chercher à leur sujet.
.En les demandant au moment où la personne a une raison de répondre, jamais par campagne annuelle de mise à jour. Une compétence se saisit à la sortie de la formation qui la produit. Une suppléance se demande dans l’écran où le titulaire pose son absence, que le formulaire refuse tant qu’aucun nom n’est désigné. Une habilitation datée alerte son titulaire et son responsable avant d’expirer. Le champ sans déclencheur n’entre pas dans l’annuaire.
.Ils y figurent avec un statut distinct et une date de fin, sur un périmètre réduit : leur interlocuteur et leur site d’intervention. Personne n’a donc de liste à tenir à la main. La fiche sort des recherches à son terme, et les documents ouverts par ce statut se referment le même jour. Vous prolongez la date quand la mission dure, et personne ne part en chasse des accès à révoquer.
.La sortie déclarée dans le SIRH envoie la liste à son responsable, qui reprend chaque pièce ou la réattribue. Le compte se ferme le jour du départ, la fiche reste lisible sans être joignable jusqu’au dernier arbitrage, et les documents concernés affichent un référent en cours de désignation. Cet ordre compte : fermer les deux d’un coup fait découvrir les documents orphelins le jour où quelqu’un a une question à poser.
.Oui, tant que vos règles d’accès tiennent dans ce que ces deux outils savent paramétrer. Ils affichent une liste de comptes de messagerie et stockent des fichiers, ce qui suffit tant que cette liste décrit l’organisation. La limite apparaît quand vos règles cessent d’être paramétrables : un droit de lecture qui dépend d’un site et d’une habilitation, un référent recalculé par une suppléance, un référentiel qui doit contenir des populations absentes de votre messagerie. Nous commençons par éprouver ces règles dans votre paramétrage existant. Le développement se justifie à partir du moment où elles n’y entrent pas.
.Avant la mise en service d’une règle, nous affichons la liste des personnes qu’elle autorise, ce qui fait apparaître un nom qui n’a rien à faire là avant que la règle ne tourne en production. Une fois active, chaque accès accordé garde la trace de l’attribut de fiche qui l’a produit, service, site ou statut, ce qui permet de remonter à la source d’une erreur plutôt que de la chercher au hasard dans les journaux. Le responsable du service concerné est alerté dès qu’une fiche produit un droit qui s’écarte du profil attendu. Si l’annuaire devient indisponible, les droits déjà calculés restent appliqués aux documents déjà ouverts : seule la mise à jour des fiches s’interrompt le temps du retour de service.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Le référentiel de personnes sur lequel tout le reste s'appuie
Les droits de lecture se calculent, ou se recopient
Une entreprise gère ses accès documentaires de deux façons. Soit un administrateur désigne les autorisés dossier par dossier, à mesure que les demandes lui parviennent. Soit une règle décrit qui a le droit, et l’outil désigne les personnes à sa place. La première marche le jour de sa mise en place et se dégrade ensuite : rien ne la corrige quand quelqu’un change de service.
La seconde suppose une fiche renseignée sur les bons attributs. Service, site, statut et rôle deviennent les termes d’une règle qu’un responsable métier relit sans traduction : les notes d’exploitation d’un atelier s’ouvrent à ceux qui y sont affectés, la grille tarifaire à ceux dont le rôle autorise à négocier. Une mutation change la fiche, et les accès suivent le jour même.
Une requête, une personne et un fichier
Vos équipes ignorent à l’avance si la réponse à leur question est un document ou quelqu’un. Séparer les deux moteurs leur impose ce choix au pire moment. Nous les réunissons : une saisie interroge fiches et contenus, et chacun ne voit que ce à quoi il a droit.
Ce rapprochement produit des réponses qu’aucun des deux moteurs ne donnait seul. Un terme du métier ramène la procédure qui l’emploie et la personne dont la fiche déclare cette compétence. Un nom ouvre sur la fiche et sur les documents dont cette personne répond. Là où les équipes publient elles-mêmes, le même moteur atteint aussi ce qu’elles écrivent, et ce volet suit les règles propres à un intranet collaboratif.
Ce que l’annuaire montre, ce que le dossier RH garde
Cette liste a une particularité : c’est le fichier de données personnelles que tout votre effectif consulte. La CNIL pose la limite du côté du dossier du salarié, où seules les personnes chargées de la gestion du personnel peuvent consulter ses informations, le responsable hiérarchique accédant à ce qui lui est nécessaire. Un annuaire ouvert à tous ne descend donc pas les mêmes champs que la paie.
Nous traçons cette frontière champ par champ, avant la première synchronisation. Ce qui sert à joindre et à situer une personne descend vers l’annuaire. Le domicile, la situation familiale, le numéro de sécurité sociale, la rémunération et le motif médical d’une absence restent côté SIRH. Une suppléance affiche une période, jamais une raison. Et le départ d’un salarié retire sa fiche des recherches : ses données passent en archivage côté RH, avec les durées légales qui s’y attachent, dans un fichier que l’effectif ne consulte pas.
Un intranet que tout l’effectif peut réellement ouvrir
Un salarié qui n’arrive pas à parcourir l’organigramme demande à un collègue disponible, et reçoit une réponse de seconde main. Il dépend de quelqu’un pour ce que les autres font seuls, sur un outil que son employeur lui impose. L’article 47 de la loi du 11 février 2005 en tire les conséquences, et vise les entreprises réalisant au moins 250 millions d’euros de chiffre d’affaires en France, intranets et extranets compris.
Son décret d’application de juillet 2019 a laissé du temps à l’existant. Pour ces entreprises, les services créés à partir du 1er octobre 2019 sont concernés dès leur publication, ceux qui existaient avant l’ont été au 1er octobre 2020, et un contenu publié avant le 23 septembre 2019 reste hors du champ tant qu’il n’est ni nécessaire à une démarche administrative ni modifié depuis cette date : la moindre mise à jour d’un contenu lui fait perdre cette exemption, sans attendre une refonte complète du site. Tenir vos contenus d’intranet à jour au fil de l’eau referme donc cette réserve contenu par contenu, ce qui se sait mieux avant le lancement du projet qu’après.
Une seconde obligation s’ajoute à celle-là, et celle-ci ne connaît pas de seuil. L’article L5213-6 du code du travail demande à tout employeur de prendre, selon les besoins d’une situation concrète, les mesures appropriées pour qu’un travailleur handicapé accède à un emploi et le conserve, et il vise expressément l’accessibilité des logiciels de son poste de travail nécessaires à son activité, sauf charge disproportionnée. Elle se déclenche pour un salarié précis, non dans l’abstrait, et dès que son travail passe par les procédures internes. Nous tenons les mêmes exigences quelle que soit votre taille : navigation au clavier, contrastes tenus, formulaires étiquetés, organigramme lisible par un lecteur d’écran, documents publiés avec leur structure de titres plutôt qu’en image scannée.
Un référentiel que vos autres outils peuvent lire directement
Une fois l’outil en service, vos autres logiciels vont vouloir s’en servir. L’outil de tickets cherche à qui affecter une demande, l’application de sécurité veut la liste des habilités, le prochain logiciel de gestion le rattachement hiérarchique. Nous ouvrons l’annuaire en lecture par une interface documentée dès la première version, sans attendre que le deuxième outil la réclame. Un référentiel que seule son application sait lire redevient une liste parmi d’autres.
À la livraison, le code vous revient en entier, les données aussi, cette interface de lecture comprise. C’est elle qui décidera si l’intranet que nous développons vous sert encore quand le reste de vos outils aura changé.
