Caroline B.
Cheffe de marques
Refondre une plateforme métier
Vos services se sont ajoutés un par un sur le même outil, et chacun y travaille à sa façon. Refondre une plateforme métier commence par un découpage en domaines et une décision sur chacun, avant la première ligne de code.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Votre plateforme tourne, et vos services passent leur temps à se corriger
Le temps se perd chez vous au passage d’un service à l’autre, et personne ne le compte comme le sien. Vos commerciaux saisissent leurs affaires, la production planifie derrière eux, et la journée ressemble aux précédentes.
Votre plateforme a été construite par ajouts, un module par service, chacun à sa date et parfois avec un autre prestataire. Chaque module fait correctement le travail pour lequel il a été commandé. L’ensemble, lui, n’a jamais été commandé par personne.
Vos services vous donnent alors des chiffres qui ne se recoupent pas. Le commerce compte les affaires signées, la facturation celles qui ont donné lieu à une facture, et les deux listes n’ont ni la même taille ni les mêmes noms. Quelqu’un refait le rapprochement à la main.
Vos équipes ont comblé le reste elles-mêmes. Un tableur partagé pour ce que la plateforme ne calcule pas, une boîte mail commune pour ce qu’elle ne trace pas. Ces outils portent une partie réelle de votre activité, documentée par leur seul auteur et invisible du reste de l’organisation. La chaîne s’arrête le jour où il s’absente.
La quatrième situation tient à la décision. Une évolution un peu large touche plusieurs responsables, qui ont chacun leurs priorités et leur budget. Faute d’une voix qui tranche, la demande revient à chaque réunion et repart sans décision. Vos équipes continuent de compenser.
Ces quatre situations se tiennent. Reprendre le module le plus critiqué soulage la gêne du moment et laisse les trois autres produire leurs effets. C’est donc le périmètre entier qui se rediscute, ce que traite une refonte d’application ou de plateforme.
Vous vous reconnaissez ?
Là où votre plateforme métier fait perdre du temps à vos équipes
Vos responsables de service décrivent chacun une partie de cette liste. Elle se constitue en réunion, avant tout examen technique.
Chaque service défend son propre chantier
Votre commerce veut son écran, votre production veut le sien. Vous arbitrez entre des demandes qui portent toutes sur le même outil.
Le dossier repart de zéro à chaque changement de main
Un collaborateur retape dans son module ce qu'un autre venait de saisir dans le sien. Les deux versions divergent dès la première correction.
Vos équipes tiennent des tableurs à côté de la plateforme
Ils portent ce que l'outil ne calcule pas, et personne chez vous ne sait combien il en existe.
Une évolution simple oblige à ouvrir trois modules
Chaque module a son responsable, et la demande sort de votre feuille de route sans avoir été instruite.
Un nouvel arrivant apprend la plateforme par-dessus l'épaule d'un ancien
Chaque module a sa logique et ses exceptions, et rien de tout cela n'est écrit.
Vos clients et vos partenaires demandent un accès direct
Ils veulent consulter leurs dossiers sans passer par vos équipes. La plateforme actuelle s'ouvre mal vers l'extérieur.
Ce sont des symptômes d’organisation, et ils se corrigent rarement dans le module où ils apparaissent : la ressaisie vient d’un découpage, les tableurs d’une fonction que personne n’a commandée. Le premier travail consiste donc à nommer les domaines de votre plateforme et à désigner qui décide pour chacun.
NOS SERVICES
Ce que nous reprenons dans votre plateforme métier, domaine par domaine
Les plateformes que nous reprenons tournent déjà, avec plusieurs métiers dessus. Nous les découpons en domaines, des ensembles de fonctions qui appartiennent au même métier et se décident ensemble. Avant tout chiffrage, nous relevons ce que chaque domaine contient et qui s'en sert, le travail d'un audit technique.
Découpage en domaines
Nous délimitons les domaines de votre plateforme et nommons un responsable métier pour chacun.
Décision domaine par domaine
Reconstruire, garder en l'état, confier à un outil du marché ou retirer : chaque domaine reçoit sa réponse.
Référentiel partagé
Client, produit, tarif, tiers : une seule fiche fait autorité, les autres modules la lisent.
Vos règles métier mises par écrit
Les calculs enfouis dans vos modules ressortent en français, devant les personnes qui les appliquent.
Rôles et cloisonnement entre services
Nous fixons ce que chaque service voit des dossiers des autres, et ce qui reste visible de bout en bout.
Raccordement des outils conservés
Paie, banque, transporteur : votre plateforme dialogue avec les outils que vous gardez.
Mise en service par processus
Un processus part complet en production, avec les services qu'il traverse, avant que le suivant démarre.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Combien de services travaillent sur votre plateforme ?
Dites-nous quels métiers cohabitent dans votre outil et les tableurs que vos équipes tiennent à côté.
Nos cinq étapes sur une plateforme qui porte plusieurs métiers
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Une plateforme se découpe avant de se chiffrer, sur un projet qui compte en général de l'ordre de quelques semaines à quelques mois selon le nombre de domaines à reprendre, chiffré précisément une fois ce découpage fait. Ce découpage posé, nous organisons autour de votre décideur unique la réunion d'arbitrage qui tranchera pendant tout le projet : à quel rythme elle se tient, et sur quels dossiers il tranche en dernier ressort.
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Nous dessinons le parcours d'un dossier complet, de son entrée à sa clôture, plutôt qu'écran par écran. Un utilisateur de chaque service le manipule sur maquette, dans l'ordre réel où le dossier lui parviendra. Les désaccords sortent là, quand ils coûtent encore une correction de maquette.
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Plusieurs métiers dans un même outil ont besoin des mêmes repères. Nous fixons les mêmes conventions d'un module à l'autre : la même place pour la recherche, le même comportement pour un statut, la même façon d'ouvrir un dossier. Un collaborateur qui change de service garde ses gestes.
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Nous mettons en service processus par processus. Un processus part complet, avec les services qu'il traverse, ses règles et ses documents. Les domaines encore à reprendre restent accessibles à côté, et vos équipes disposent d'un résultat utilisable dès la première livraison.
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La réunion d'arbitrage survit à la livraison, toujours animée par votre décideur unique. Elle reçoit les demandes par domaine, les classe et vous donne un ordre défendable devant vos responsables. De notre côté, nous surveillons les échanges avec les outils gardés hors du périmètre, dont les éditeurs changent les règles sans vous consulter. Ce suivi s'inscrit dans un contrat de maintenance et d'évolution, qui prend le relais une fois le forfait de refonte achevé.
Périmètre, arbitrage et mise en service d'une refonte de plateforme
Une seule personne, désignée avant le démarrage. Une refonte de plateforme met face à face des responsables qui ont tous raison depuis leur poste : le commerce veut aller plus vite, la production plus de contrôles, la facturation moins d’exceptions. Nous demandons donc un décideur unique, dirigeant ou directeur des opérations, et une réunion d’arbitrage à date fixe où les désaccords se tranchent au lieu de circuler par mail. Notre rôle est d’apporter le coût de chaque option, jamais de choisir à votre place. Un projet sans cette instance ralentit sans s’arrêter : chaque décision attend celle d’avant, et le périmètre grossit jusqu’à devenir impayable.
.Vous en gardez, et c’est la décision que nous vous demandons de prendre sur chaque domaine. Un domaine dont les règles viennent de l’extérieur et changent sans vous se confie à un éditeur : la comptabilité générale, la signature électronique de documents. Un éditeur suit ces changements pour tous ses clients à la fois, nous les suivrions pour vous. Le développement se réserve aux domaines dont les règles sont les vôtres, celles que vos équipes ont ajustées en fonction de vos clients et de vos contraintes. Ce tri se fait à l’ouverture du projet.
.Une fois le découpage fait, la reconstruction avance processus par processus. Reprendre les modules dans l’ordre où ils vous gênent donne des écrans neufs posés au milieu des anciens : le dossier y entre, en ressort, et vos équipes continuent de retaper en amont et en aval. Un processus traverse plusieurs domaines, et il attend que chacun d’eux ait reçu sa décision. Une fois cette condition remplie, il se livre par lots successifs, et chaque lot retire des ressaisies entre les services qu’il traverse. Nous ouvrons par le processus qui traverse le plus de services, parce que c’est là que le temps se perd.
.Ils entrent dans le périmètre, à condition d’être relevés tôt. Un tableur tenu depuis des années porte des règles que votre plateforme n’a jamais eues : un mode de calcul, une priorité entre deux clients. C’est la partie la mieux documentée de votre fonctionnement, écrite par quelqu’un qui s’en sert. Nous demandons à voir ces fichiers au démarrage, avec la personne qui les tient. Certains deviennent des écrans, d’autres se révèlent inutiles une fois la chaîne rétablie. Ignorés, ils se reconstituent autour de la nouvelle plateforme.
.En les faisant intervenir avant la livraison, et en admettant qu’une partie de leurs habitudes tient à de bonnes raisons. Une refonte de plateforme change la journée de gens qui trouvaient l’ancien outil supportable. Nous formons un référent par service, choisi parmi ceux qui connaissent les contournements, jamais parmi les plus enthousiastes. Il essaie avant les autres, remonte ce qui gêne, puis devient le premier recours de ses collègues. Le premier processus livré leur retire le plus de saisies. La suite se négocie mieux quand cette livraison leur a fait gagner du temps.
.Cela dépend de ce que vous refaites par ailleurs. Sur un outil dont le fonctionnement ne bouge pas, les droits en vigueur se relèvent et se rétablissent tels quels. Une refonte de plateforme déplace les frontières entre les domaines, et l’ancien tableau des droits ne se pose plus sur le nouveau découpage. Il faut le refaire, ce qui tombe bien : ces droits se sont accumulés, un profil créé pour une personne partie depuis, une exception accordée dans l’urgence, un accès large donné parce que le découpage fin coûtait trop cher alors. Nous repartons des rôles réels de votre organisation, avec deux questions par domaine : qui doit pouvoir corriger un dossier, et qui doit seulement le consulter. Le cloisonnement demande le même arbitrage, parce qu’un dossier visible de bout en bout heurte l’habitude de chaque service de garder la main sur le sien.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Ce qu'une refonte de plateforme métier vous demande de trancher
Le même partenaire porte trois noms selon le module
Chaque module a été spécifié par le service qui le demandait, avec son vocabulaire à lui. Le même partenaire s’appelle fournisseur ici, prestataire là, tiers ailleurs, avec trois fiches et trois façons de saisir un numéro.
Deux services qui nomment différemment la même chose décrivent différemment le même besoin, et le même besoin ressort deux fois dans le chiffrage. Refondre une plateforme métier suppose donc de fixer un vocabulaire commun avant les écrans et de faire valider par vos responsables la liste des termes retenus.
La même donnée existe dans trois modules, aucun n’a raison
Une plateforme qui a grossi par ajouts contient plusieurs copies de vos données principales. Vos clients existent dans le module commercial et dans celui de facturation, vos tarifs dans le devis et dans la commande. Chaque copie a été mise à jour à un moment différent.
La question à trancher porte sur celle qui fera autorité, non sur celle qui est juste aujourd’hui. Nous désignons avec vous un module propriétaire par donnée : celui qui la crée et la modifie, les autres se contentant de la lire. Ce choix contraint le travail quotidien. Si la facturation devient propriétaire de l’adresse, un commercial qui la corrige chez le client déclenche une demande au lieu d’une modification directe. C’est cette contrainte qui remet vos rapports d’accord.
Personne ne possède les zones de passage entre vos services
Un dossier réel change plusieurs fois de main avant d’être clos. Il naît chez un commercial, part en production, revient pour une facture, ressort au service après-vente. À chaque passage, quelqu’un ouvre un autre module et y recompose le dossier de mémoire.
Ces passages de main vous coûtent le temps de la saisie en double, les erreurs de recopie qui vous reviennent en réclamation bien plus tard, et la vue d’ensemble : personne ne sait dire où en est un dossier sans appeler deux services.
C’est sur ces jointures que porte la première livraison, justement parce qu’elles n’appartiennent à personne. Chaque responsable défend son module et laisse la zone de passage à son voisin. Le budget de la refonte se joue en bonne partie là.
Tous vos domaines ne méritent pas d’être redéveloppés
Le budget d’une refonte se règle d’abord sur ce que vous gardez sous votre main. Un domaine confié à un outil du marché sort du développement, de la reprise de données et de la maintenance. Il rentre en échange dans un abonnement et dans un raccordement à construire.
Ce raccordement est le vrai sujet de l’arbitrage. Un outil extérieur détient alors une partie de vos données, et vous décidez du sens de circulation : ce qui part, ce qui revient, et qui gagne en cas de contradiction. Ce sont les mêmes questions qu’il faut trancher pour faire dialoguer vos outils.
Qui se connecte à votre plateforme en dehors de vos salariés
Votre outil finit par intéresser des gens qui ne sont pas dans vos bureaux. Vos clients veulent suivre leurs dossiers, vos partenaires déposer leurs pièces, vos intervenants saisir depuis le terrain, sur téléphone, parfois sans réseau.
Ces populations pèsent sur trois décisions. Les droits, parce qu’un utilisateur extérieur voit uniquement ce qui le concerne. Les écrans, parce qu’un partenaire qui s’y connecte de temps à autre a besoin d’un chemin plus court qu’un gestionnaire qui y passe ses journées. Le rythme de mise en service, enfin, parce qu’une erreur vue par un client se répare devant lui, quand une erreur interne se corrige entre vous.
Poser la question au moment du découpage coûte une réunion. La poser après la mise en service coûte une reprise des rôles sur toute la plateforme.
Une plateforme qui reste la vôtre
Le calcul d’une remise ou le motif qui bloque une facture : ces règles, ajustées par vos services au fil des années, restent votre code et vos données, pas les nôtres. À la fin du forfait, vous repartez avec un dossier de passation complet et sans abonnement obligatoire envers nous. Le détail se trouve sur la page Refonte d’application ou de plateforme.
