Caroline B.
Cheffe de marques
Un parcours d’inscription en ligne pour organisme de formation
Un candidat s'inscrit, et le parcours recueille son positionnement, enregistre qui règle, produit le bon document contractuel et réunit les pièces attendues par le financeur. C'est ce que nous développons dans une inscription en ligne pour organisme de formation.
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d'expérience
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Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Entre la demande d'inscription et le stagiaire attendu, le travail de votre secrétariat
Un bulletin rempli sur votre site vous apprend qu’une personne veut suivre une formation. Il vous apprend rarement ce dont votre secrétariat a besoin pour la traiter, et c’est cette matière manquante qui occupe ensuite vos équipes.
Elle se reconstitue par téléphone et par mail, dossier par dossier. Le questionnaire d’entrée dort dans une boîte mail. Son employeur comptait passer par un financeur, et la demande de prise en charge attend encore. Le document envoyé était celui de l’entreprise alors que la personne finance sa formation elle-même. Chaque écart se rattrape à la main, une fois la personne déjà annoncée au formateur.
Votre équipe travaille donc sur une matière incertaine. La liste des inscrits d’une session mélange des dossiers fermes, des dossiers en attente d’accord, et des personnes qui ont rempli un formulaire sans donner suite. Distinguer les trois demande de rouvrir chaque dossier, ce que personne ne fait tant que la date reste lointaine.
Ce flou coûte deux fois. Il occupe votre secrétariat sur des relances sans rendement, et il vous fait démarrer des sessions dont le financement se règle après coup, parfois en votre défaveur. Trier ces contrôles et confier au formulaire ceux qu’il sait faire relève de la même logique que tout parcours d’inscription et de souscription, appliquée aux règles de la formation professionnelle.
Vous vous reconnaissez ?
Six situations que votre bulletin d'inscription renvoie à votre secrétariat
Elles reviennent chez les organismes qui reçoivent leurs inscriptions par un formulaire simple, quelle que soit la taille du catalogue.
Vous rappelez pour savoir qui règle
Le bulletin arrive avec un nom, une formation et une date. Le mode de financement se demande ensuite par téléphone, et la réponse conditionne tout le reste du traitement.
Le dossier de prise en charge se monte après coup
Votre équipe rassemble le programme, le devis et le document signé dans un mail. Une pièce oubliée fait revenir la demande et redémarre le circuit de règlement.
Le candidat relance pendant que son financement s'instruit
Entre le dépôt de la demande de prise en charge et la réponse du financeur, la personne inscrite ignore tout de l'avancement. Elle écrit, elle appelle, et votre secrétariat répète la même phrase.
Le document d'entrée envoyé n'est pas le bon
Une personne qui finance sa propre formation reçoit le document prévu pour les entreprises. Elle le signe, et la différence se découvre au moment où quelqu'un cherche à facturer.
Votre catalogue annonce un délai que le traitement ne tient pas
La fiche annonce un délai d'accès court. Entre la demande, l'instruction du dossier et l'accord du financeur, il s'écoule bien davantage, et le candidat le constate seul.
Personne ne sait quelles inscriptions attendent un accord
Une session affiche sa liste d'inscrits. Combien sont réellement financés, votre secrétariat le sait en ouvrant les dossiers un par un, et la réponse bouge du jour au lendemain.
Ces six situations ont la même origine. Votre formulaire recueille une intention, alors que votre organisme a besoin d’un dossier : un candidat situé, un payeur identifié, un document signé, un accord obtenu quand le circuit l’exige. Ces quatre éléments réunis font basculer l’inscription à l’état ferme ; qu’il en manque un seul suffit à l’immobiliser avant ce cap. La partie calendaire, les places et les dates ouvertes, se traite pour sa part dans une réservation en ligne pour centre de formation.
NOS SERVICES
Les mécaniques qui transforment une demande en inscription ferme
Ce que le stagiaire et son entreprise consultent une fois l'inscription ferme relève d'un espace client pour organisme de formation, un outil distinct, vendu séparément de ce parcours, qui prend le relais. Le parcours d'inscription, lui, s'arrête à l'inscription ferme. Vous retenez parmi ses mécaniques celles qui correspondent à votre catalogue et au profil de vos stagiaires.
Bulletin propre à chaque formation
Une habilitation, un parcours certifiant et une journée de sensibilisation ne réclament pas les mêmes informations. Chaque fiche du catalogue porte les questions et les pièces qui la concernent.
Positionnement rattaché au dossier
Le candidat répond à votre questionnaire d'entrée pendant sa démarche. Le résultat s'attache à son inscription et arrive chez le formateur avec la composition réelle de son groupe.
Déclaration du payeur
La personne indique si elle règle elle-même, si son employeur prend le relais, ou si elle passe par un financeur. La suite du parcours se construit sur cette réponse.
Pièces du financeur réunies
Programme, devis et document signé s'assemblent au format attendu par le circuit déclaré — OPCO, France Travail, Région ou CPF selon le payeur — et repartent en un seul envoi.
Document d'entrée produit puis signé
Le payeur déclaré commande le document : une convention quand l'inscription engage une personne morale, employeur ou financeur, un contrat quand la personne finance sa formation elle-même. Il part en signature à la fin de la saisie et revient classé au nom du candidat.
États successifs d'une inscription
Préinscrite, dossier complet, accord attendu, ferme, close. Chaque état ouvre ce que le précédent interdisait, et une inscription ne saute jamais un cran.
Relance depuis un seul écran
Votre secrétariat repère les inscriptions immobilisées, voit ce qui leur manque, et relance le candidat, son employeur ou le financeur selon le cas.
Règlement au calendrier du document signé
Le parcours applique le calendrier de règlement attaché au document que la personne vient de signer, qui diffère selon qu'elle achète pour son entreprise ou pour elle-même. Le paiement passe par le prestataire que vous avez retenu, seul détenteur des coordonnées bancaires.
Reprise par votre outil de formation
Votre logiciel de formation reçoit l'inscription ferme avec son financement et ses documents, au format qu'il attend, prête à être exploitée par vos équipes.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Reprenons une inscription récente ensemble
Décrivez-nous une inscription récente : ce que votre équipe a saisi, relancé et recopié elle-même.
Notre façon de construire une inscription en ligne pour organisme de formation
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Nous passons vos formations une par une : prérequis réels, pièces exigées, délai d'accès annoncé, forme du document d'entrée. Nous listons en parallèle les circuits qui financent vos stagiaires et ce que chacun réclame avant de s'engager.
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Nous posons les états par lesquels passe une inscription, la condition qui fait basculer chacun vers le suivant, et la personne à qui la décision revient. Ces règles écrites une fois valent pour toutes vos formations, y compris celles que vous ajouterez ensuite.
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Nous maquettons d'abord le bulletin tel que le remplira un candidat sur son téléphone, puis les écrans depuis lesquels votre secrétariat reprend la main. Vos équipes les manipulent sur vos formations réelles, quand tout se corrige encore d'un trait de crayon.
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Vos modèles contractuels deviennent des documents que le parcours édite seul, vos règles deviennent du code, et votre logiciel de formation reçoit son raccordement. Des inscriptions d'essai traversent ensuite chaque circuit de financement, hors de la vue du public.
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Nous ouvrons le circuit de financement qui pèse le plus lourd chez vous, puis les autres au rythme que vous fixez. Nous regardons ensuite où les candidats s'arrêtent et nous corrigeons ce qui bloque. Ce pilotage entre dans le contrat de maintenance et d'évolution, distinct du forfait initial.
Les questions que posent les organismes de formation avant de se lancer
Elle change de payeur sans être refaite. Le refus la sort de l’attente et la remet à votre secrétariat, qui bascule le règlement sur l’entreprise ou sur la personne. Le document d’entrée se régénère quand la bascule l’exige, et le candidat reçoit une explication écrite. Vous pouvez aussi clore l’inscription, et la personne en reçoit la raison.
.Une seule entrée, puis deux suites construites séparément. La formation, la session, l’identité du candidat et le positionnement se saisissent de la même façon pour tout le monde, ce qui vous évite de répercuter deux fois chaque changement de catalogue. La déclaration du payeur ouvre ensuite deux chemins que nous développons chacun pour lui-même, avec ses pièces, son document et son calendrier de règlement.
.Ce sont les documents contractuels qui commandent la suite. Une convention ou un contrat signé pour une date précise se remplace ou s’annule, jamais ne se recycle en silence sur une autre. Le parcours édite le document de la nouvelle date quand le stagiaire accepte un report, et l’annulation avec son remboursement quand il renonce. L’accord du financeur porte lui aussi l’ancienne date : votre secrétariat le reprend avec lui avant de considérer le report acquis.
.Ce sont vos modèles qui font foi, et nous partons d’eux. Nous repérons dans chacun les passages qui varient d’une inscription à l’autre, la formation, les dates, les montants, les mentions propres au payeur, et nous laissons le reste intact. Vos équipes ajustent ensuite ces modèles depuis un écran d’administration, le jour où votre conseil leur demande de modifier une clause.
.Votre secrétariat crée l’inscription depuis son propre écran, avec les règles et les contrôles du parcours public. Elle suit ensuite le même chemin : positionnement envoyé au candidat par lien, document d’entrée édité, pièces réunies. Toutes vos inscriptions vivent alors au même endroit, quel que soit leur canal d’arrivée.
.Le nombre de formations pèse moins lourd que le nombre de circuits de financement. Un organisme qui vend à un seul type de payeur ouvre son catalogue entier d’un coup. Celui qui mélange entreprises, financeurs et particuliers suit l’ouverture circuit par circuit déjà décrite plus haut, ce qui pèse sur le calendrier. Vos inscriptions arrivent par votre canal habituel pendant ce temps. L’ordre de grandeur va de quelques semaines à quelques mois, chiffré précisément au cadrage.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Cinq sujets à trancher avant d'ouvrir vos inscriptions en ligne
Trois personnes autour d’une inscription, trois écrans différents
Beaucoup d’inscriptions en formation professionnelle mobilisent trois interlocuteurs. Le stagiaire connaît son parcours. Le responsable formation connaît le budget et la référence chez le financeur. Le service comptable connaît l’adresse de facturation et le numéro de commande interne. Les réclamer toutes à la même personne revient à attendre d’elle ce qu’elle ignore.
Le parcours découpe donc la saisie par rôle. Chacun reçoit un lien vers la partie qui le concerne, remplit ce qu’il sait, et voit ce que les autres ont renseigné. Chacun ne voit que les données utiles à son rôle : le service comptable n’a pas accès au détail pédagogique, le formateur n’a pas accès aux coordonnées bancaires transmises au prestataire de paiement. Les pièces d’identité et les documents remis au financeur restent attachés au dossier plutôt que dispersés dans des boîtes mail individuelles, consultables selon ce même principe de rôle. L’inscription avance à mesure que les contributions arrivent.
Cette répartition vous donne au passage une information neuve. Quand une inscription s’immobilise, vous savez chez qui, et la relance change du tout au tout selon la réponse.
Ce que le document d’entrée engage une fois signé
Le document que vous faites signer avant une formation ne dit pas la même chose selon qui le signe. Signé par une entreprise, il organise une prestation entre professionnels, avec les conditions d’annulation que vous avez fixées. Signé par une personne qui finance sa formation, il ouvre des protections propres : son droit de revenir sur sa décision, et ce que vous pouvez lui facturer si elle interrompt son parcours.
Le moment où vous encaissez, le moment où l’engagement devient définitif et le texte affiché avant la validation obéissent donc à deux règles. Un formulaire unique qui produit le même document pour tout le monde vous expose à réclamer un règlement que le document signé ne fonde pas.
Nous construisons donc ces deux chemins comme deux règles appliquées par le même outil, à partir des modèles que votre conseil a validés. La signature apposée en fin de saisie engage son signataire au même titre qu’une signature manuscrite, avec son identité et la date de signature conservées avec le dossier. Le reste de ce tunnel d’inscription sur-mesure demeure commun, seul le document produit et le calendrier de règlement changent.
Ce que votre catalogue annonce engage votre parcours d’inscription
Un candidat lit votre fiche avant de remplir quoi que ce soit. Le tarif affiché, les conditions d’accueil annoncées et le délai qui le sépare du démarrage forment la promesse sur laquelle il se décide. Le parcours qui suit doit la tenir mot pour mot.
La tenir suppose que la fiche et le bulletin sortent de la même source. Configurés séparément, ils divergent au premier changement de tarif ou de condition d’accueil, et c’est le candidat qui découvre l’écart. Nous rattachons donc chaque fiche du catalogue au bulletin qu’elle ouvre : une modification se répercute sur les deux d’un seul geste.
Le délai annoncé dépend du candidat autant que de vous : une personne qui règle sa formation entre plus vite qu’un dossier passé par un financeur. Le parcours affiche donc le délai du circuit que la personne vient de déclarer, recalculé sur vos étapes réelles de traitement.
Les circuits de financement n’attendent pas les mêmes pièces au même moment
Trois stagiaires assis dans la même salle suivent trois calendriers administratifs, selon que leur employeur règle directement, qu’un financeur intervient (OPCO, France Travail, Région, Agefiph, ou le CPF quand la personne mobilise ses propres droits), ou qu’ils paient de leur poche. Le premier suppose un bon de commande. Le deuxième suppose un dossier déposé, un accord obtenu, et une référence à reporter sur chaque document ultérieur. Le troisième obéit au calendrier attaché au document qu’il a signé.
Ces circuits n’accordent leur financement qu’à un organisme certifié Qualiopi. Le parcours suppose cette certification acquise, il ne la vérifie ni ne la remplace, mais chaque dossier qu’il assemble reprend la référence que le financeur attend pour l’instruire.
Un parcours qui ignore ces différences produit un dossier valable pour un seul des trois. Nous construisons donc chaque circuit avec sa liste de pièces, son point de blocage et son message d’attente. Le candidat lit alors qu’un accord se fait attendre, avec la date à laquelle vous relancerez le financeur.
La suite de cette chaîne, une fois la session démarrée, tient à votre gestion : facture, suivi du règlement, relances. Le circuit déclaré fixe déjà qui reçoit cette facture, l’entreprise, le financeur ou le stagiaire lui-même, et sur quelle adresse administrative l’envoyer. Un logiciel de gestion pour organisme de formation, projet distinct de celui-ci, reprend le dossier à cet endroit, avec le circuit déclaré et la référence obtenue, ce qui supprime la première cause de règlement en retard.
Un parcours d’inscription qu’une autre équipe sait reprendre
Le code de votre parcours d’inscription et vos données de financement vous appartiennent intégralement, sur un socle public que toute équipe peut reprendre. Le détail — dossier de passation, absence d’abonnement — se trouve sur la page Inscription et souscription.
