Caroline B.
Cheffe de marques
Une réservation avec paiement en ligne
Empreinte bancaire, acompte ou règlement complet : nous appliquons le barème que vous avez fixé à chaque réservation, et nous rattachons chaque somme reçue au créneau qu'elle tient.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Vos réservations en ligne engagent votre planning avant d'engager vos clients
Une réservation prise en ligne engage votre planning et laisse votre client libre. Il retient un créneau, reçoit sa confirmation, et referme l’onglet sans avoir rien avancé. Le jour venu, un empêchement suffit à effacer la démarche de son côté, pendant qu’elle vous a coûté une personne, une salle et un créneau refusé à quelqu’un d’autre.
Vos équipes compensent ce déséquilibre à la main. Quelqu’un rappelle la veille pour confirmer, réclame l’acompte par téléphone, envoie un lien de paiement depuis l’interface bancaire, puis vérifie le lendemain que la somme est bien arrivée. Ce travail porte sur toutes les réservations, y compris celles qui se seraient bien passées seules, et il occupe une personne pendant vos heures d’ouverture.
L’argent arrive ensuite dans un endroit, la réservation dans un autre. Le relevé du prestataire de paiement porte les sommes reçues, le planning porte les créneaux, et quelqu’un rapproche les deux listes en fin de semaine pour savoir qui a réglé quoi. Un règlement en deux fois, une annulation remboursée à moitié, un supplément ajouté sur place, et ce rapprochement occupe une personne à part entière.
Vos conditions d’annulation finissent par s’appliquer au cas par cas. Elles existent, elles sont écrites quelque part, et vos équipes les modulent selon le client qu’elles ont en face. Celui qui insiste obtient son remboursement complet, celui qui n’ose pas paie sa pénalité, et personne chez vous ne sait ce que ces arrangements coûtent sur un exercice. Un site de réservation en ligne qui prend l’argent au moment où il retient le créneau automatise la relance, supprime l’arbitrage au cas par cas et fait disparaître l’essentiel du rapprochement.
Vous vous reconnaissez ?
Les signes qu'il est temps d'encaisser vos réservations en ligne
Ces situations coûtent peu à l’unité et beaucoup une fois cumulées.
Des créneaux réservés que personne ne vient honorer
Vous perdez la vente et le créneau.
L'acompte se réclame au téléphone, plusieurs jours après
La réservation est enregistrée, le règlement suit quand vos équipes trouvent le temps d'appeler. Les dossiers oubliés se découvrent le jour de la prestation.
Chaque remboursement ouvre un dossier à la main
Vos équipes retrouvent le règlement d'origine, calculent la part à rendre, saisissent un virement, puis préviennent le client.
L'annulation de dernière minute se négocie au cas par cas
Vos conditions prévoient une retenue, la conversation décide du reste. Deux clients dans la même situation repartent avec deux réponses.
Encaissements et réservations se recoupent dans un tableur
Une ligne de relevé d'un côté, un créneau de l'autre, et un travail de recoupement à chaque clôture.
Le montant dû dépend d'options que votre site ne calcule pas
Le nombre de participants, la durée retenue, le matériel ajouté changent le prix. Le total se fait à la main, donc après la réservation.
Réserver et payer sont restés deux gestes séparés chez vous, et tout le reste en découle. Une réservation avec paiement en ligne les réunit en un seul, à partir d’un créneau calculé sur vos disponibilités effectives, ce qu’apporte une réservation connectée à un agenda.
NOS SERVICES
Les façons de prendre l'argent au moment de la réservation
Chaque capacité s'active selon ce que vous vendez et selon le public qui réserve.
Règlement complet à la validation
Le créneau se confirme quand la somme est passée. Convient aux prestations courtes et aux clients de passage.
Empreinte bancaire à la réservation
Le montant est immobilisé chez la banque du client sans partir de son compte. Vous le libérez ou vous le débitez selon ce que le barème prévoit.
Acompte à la réservation, solde à l'échéance
Une première somme est encaissée tout de suite, le reste à la date que vous fixez, ou sur place selon la prestation.
Retenue selon le délai d'annulation
Votre barème s'applique seul : remboursement entier au-delà du délai que vous fixez, partiel en deçà, nul passé l'heure limite.
Remboursement et avoir depuis la réservation
Rendre la somme, en rendre une part, ou l'échanger contre un avoir valable sur un prochain créneau.
Montant calculé sur les options retenues
Participants, durée, matériel, formule, code de réduction : le total se construit pendant la réservation et se règle au même écran.
Reçu et facture rattachés au créneau
Le client reçoit sa pièce à son nom, avec la prestation, la date et le détail de ce qu'il a réglé.
Relance d'un solde resté impayé
Un rappel part à la date prévue, avec le lien qui reprend le dossier là où il s'était arrêté.
Plusieurs comptes d'encaissement
Chaque site, chaque entité ou chaque activité reçoit sur son propre compte, sans répartition à faire ensuite.
Les données de carte restent chez votre prestataire
Le client saisit son numéro sur un écran tenu par votre prestataire de paiement, conforme à la norme PCI-DSS. Ce numéro n'est conservé ni sur vos serveurs ni sur les nôtres.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Racontez-nous ce qui se passe quand un client ne vient pas
Parlez-nous de votre barème réel, celui que vos équipes appliquent au téléphone, pas celui de vos conditions générales.
Le chemin d'un projet de réservation payante
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Nous réunissons dans un tableau unique ce qui déclenche un paiement, à quel montant, à quel instant, et ce qu'il advient de cette somme en cas d'annulation ou de report. Ce document sort d'entretiens avec les personnes qui négocient aujourd'hui ces situations au téléphone.
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Nous maquettons le tunnel jusqu'au règlement : à quel moment le total apparaît, ce que le client relit avant de saisir sa carte, ce qu'il voit une fois la somme passée. Vous validez ce parcours sur écran avant la moindre ligne de code.
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Nous branchons le compte que vous détenez déjà, ou celui que vous ouvrez pour l'occasion, et nous réglons avec vous ce qui relève de votre propre contrat bancaire : les moyens de paiement que vous acceptez, le plafond d'une empreinte, le délai au bout duquel elle se libère.
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Carte refusée, confirmation bancaire abandonnée, retour interrompu, validation envoyée deux fois, créneau parti pendant la saisie : chacun de ces cas reçoit une issue écrite, puis se rejoue en conditions réelles devant vos gestionnaires avant l'ouverture au public.
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Le service en production réclame une vigilance sur les sommes attendues et jamais reçues, sur les remboursements bloqués et sur les contestations à documenter. Nous tenons ce contrôle avec vos gestionnaires. Ce suivi entre dans le contrat de maintenance et d'évolution, distinct du forfait initial.
Encaisser une réservation : les réponses aux cas concrets
Regardez ce que vous perdez quand le client ne vient pas. Si le créneau vide vous coûte surtout une place invendable, l’empreinte suffit : le client engage sa carte sans rien débourser, et vous prélevez votre pénalité le jour où il fait défaut. Si vous engagez des frais avant la prestation, un intervenant réservé, du matériel loué, des denrées commandées, l’acompte est le bon outil, parce que l’argent est chez vous au moment où vous dépensez. Rien n’oblige à trancher pour toute votre activité : le barème peut poser l’empreinte sur une prestation et l’acompte sur une autre.
.La place lui reste bloquée pendant que son règlement se termine, sur une durée courte que nous fixons avec vous. Carte refusée, confirmation bancaire abandonnée, retour interrompu : il revient sur l’écran de paiement avec tout ce qu’il avait déjà rempli, et relance son règlement sans refaire sa réservation. Passé ce délai, la place repart à la vente. Vos équipes retrouvent ces demandes en suspens dans leur écran de gestion et rappellent le client quand le montant le justifie.
.Oui, dès lors que vous vendez à la place. Celui qui réserve retient le créneau et règle sa propre part, puis chaque participant reçoit son lien et paie la sienne. La réservation affiche en permanence ce qui est réglé et ce qui manque, avec la date au-delà de laquelle les places non payées repartent à la vente. Vous décidez si le créneau se confirme dès la première part ou seulement une fois le total atteint.
.Vos gestionnaires, depuis l’écran de la réservation concernée, avec les droits et les plafonds que vous leur donnez. Au-delà de ce plafond, la demande part en validation chez la personne que vous désignez. Chaque geste laisse le nom de son auteur, l’heure, le montant et le motif choisi dans une liste que vous définissez, et le client reçoit son avis de remboursement dans la foulée. Quand il rappelle longtemps après, la réponse tient dans la fiche de sa réservation.
.Oui, les deux régimes tiennent sur le même planning. Un client identifié comme professionnel réserve sans écran de paiement et part en facturation selon vos conditions habituelles, pendant qu’un particulier règle en ligne pour retenir sa place. Vous posez la règle sur le type de compte, sur la prestation ou sur le montant, et vos équipes basculent un client d’un régime à l’autre sans nous appeler. Quand le montant se construit avant d’être payé, avec des options à choisir et un devis à faire valider, le sujet devient une commande et devis en ligne.
.La réservation garde ce qui prouve son déroulement : la date et l’heure de la demande, les conditions affichées à l’écran au moment où le client a validé, l’accord donné sur la retenue, les messages envoyés ensuite. Ces éléments s’exportent en une fois pour répondre à votre prestataire de paiement dans le délai qu’il vous laisse. Ce dossier remplace la mémoire de vos équipes le jour où votre prestataire vous demande des comptes.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Ce qu'un règlement change dans une réservation en ligne
Une réservation avec paiement en ligne modifie le parcours du client, votre trésorerie et le travail de vos équipes. Les décisions qui suivent reviennent projet après projet, et chacune se tranche avant le développement.
Où placer le règlement dans le parcours
Un paiement demandé trop tôt fait abandonner le visiteur qui compare encore. Demandé trop tard, il arrive après que le client a mentalement terminé sa démarche, et l’abandon se produit au dernier écran. La position qui tient le mieux place le règlement juste après le récapitulatif, une fois le créneau, la prestation et le total affichés ensemble, sans surprise à ce moment-là.
Le montant total doit apparaître avant l’écran de carte, suppléments compris. Un frais de dossier découvert au dernier écran produit un abandon immédiat, puis un appel du client qui veut comprendre. Un parcours de prise de rendez-vous qui affiche son prix complet dès le choix du créneau évite les deux.
L’authentification bancaire et ce qu’elle demande à votre client
Selon le montant et selon la banque du client, la réglementation bancaire (DSP2) impose une authentification forte : un règlement par carte réclame une confirmation supplémentaire, dans une application bancaire ou par un code reçu. Cette étape sort de votre site, et elle se solde parfois par un échec : téléphone resté à la maison, application désinstallée, mauvaise manipulation. Le client, lui, croit avoir payé.
Deux choses le rendent supportable. La première consiste à prévenir : une ligne avant le bouton, qui annonce que la banque va demander une confirmation, épargne au client la surprise qui le fait renoncer. La seconde consiste à traiter le retour d’échec comme un cas normal, avec un écran qui propose de recommencer immédiatement plutôt qu’un message d’erreur brut sur fond blanc.
Les réservations prises depuis un téléphone concentrent la difficulté, puisque le client quitte votre page pour son application bancaire et doit revenir. Le parcours se teste d’abord sur mobile, dans les conditions réelles d’un client debout dans la rue.
Ce que votre comptabilité attend d’un encaissement
Une somme reçue sans rattachement n’est qu’une ligne de relevé. Pour votre comptabilité, chaque encaissement doit porter la réservation qui l’a produit, la prestation vendue, la date de la prestation, et l’entité qui l’encaisse quand vous en avez plusieurs. Ce rattachement se fabrique au moment du règlement, pas au moment de la clôture.
Les écarts viennent de trois situations connues : un remboursement partiel qui ne correspond à aucune ligne de vente, un acompte encaissé sur un exercice et une prestation livrée sur le suivant, un avoir consommé bien plus tard sur une autre réservation. Chacun de ces cas se décide au cadrage, avec la personne qui tient vos comptes, pas avec celle qui tient le planning.
L’export destiné à votre comptable sort ensuite sur la période demandée, remboursements en négatif et avoirs identifiés à part, dans une version unique quelle que soit la personne qui le prépare.
Les moyens de paiement que votre public utilise vraiment
La carte couvre le particulier qui réserve pour lui-même. Elle couvre mal le reste. Un comité d’entreprise qui réserve pour trente personnes paie par virement, une collectivité par mandat administratif, un client récurrent par prélèvement mensuel. Ouvrir la réservation à ces publics suppose d’accepter autre chose qu’un écran de carte.
Le paiement en plusieurs fois mérite sa propre décision. Il ouvre la réservation à des clients qui reculent devant le montant entier, et il ajoute un suivi d’échéances, plus le risque qu’une échéance reste impayée. Le trancher revient à comparer ce que vous vendez et ce que vous acceptez de relancer.
Restent vos propres instruments : bon cadeau, avoir, carte prépayée de séances, code de réduction réservé à un partenaire. La plateforme les accepte au même écran que la carte, décompte le solde restant et bloque un bon déjà consommé. Un module du marché couvre la carte d’un particulier qui réserve pour lui-même, et cela suffit tant que votre public s’y limite. Ces instruments-là se développent le jour où une part de votre chiffre passe par eux.
Le contrat de paiement est signé par vous
Le compte qui reçoit vos encaissements s’ouvre au nom de votre société, avec votre prestataire, sous votre signature. Nous n’y figurons pas. Ce détail administratif décide de ce qui se passe le jour où vous voulez changer : renégocier une commission, partir chez un concurrent, ajouter un second prestataire pour une nouvelle activité. Cette commission se prélève sur chaque somme encaissée, à un taux fixé par votre prestataire et non par nous, et elle entre dans le calcul de rentabilité de chaque réservation au même titre qu’une charge de personnel ou de matériel.
Une plateforme du marché qui mêle son propre encaissement à votre parcours produit l’effet inverse : en sortir supposerait de redévelopper la réservation elle-même. Nous construisons la vôtre pour qu’un changement de prestataire reste un raccordement, sans toucher au parcours de vos clients, à votre barème, à vos écrans de gestion ni à l’historique de vos encaissements.
