Caroline B.
Cheffe de marques
Un site de réservation pour salle de sport ou de loisir
Un adhérent réserve ce que sa formule lui ouvre, le jour où il reste une place. Votre site de réservation pour salle de sport ou de loisir applique ces deux conditions seul, sans appel à votre accueil.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Ce qu'une salle de sport vend vraiment quand elle ouvre un créneau
Une salle de sport, un club de padel ou un centre de loisir vend l’accès répété à une capacité qui ne bouge pas. Le studio a ses tapis, le court se loue à un groupe à la fois, la piscine ouvre ses lignes. Vos heures de pointe tiennent sur une poignée de créneaux, et le reste de la grille attend des inscrits.
La même personne revient au même cours toute la saison, puis change de créneau à la rentrée. Ce qu’elle a le droit de réserver dépend de ce qu’elle a acheté : une formule qui ouvre trois séances par semaine, une carte de dix séances entamée, un accès limité aux heures creuses. Un calendrier en ligne affiche des heures libres, sans savoir lesquelles s’ouvrent à cette personne-là. Votre accueil, lui, fait le rapprochement à chaque appel.
Un dernier décalage se voit à la fin du cours, quand le nombre de présents descend sous le nombre d’inscrits. Une réservation tenait chaque place laissée libre, et le cours s’affichait complet pendant ce temps-là. Les adhérents qui cherchaient un créneau ce jour-là sont allés voir ailleurs.
Ce qui se pilote, dans un club, c’est la répartition : rendre une place libérée au premier de la file, ouvrir un second cours quand l’attente se répète, orienter vers un créneau creux la formule qui y donne droit. Chacun de ces gestes repose sur une règle écrite une fois et appliquée sans arbitrage. C’est le travail que nous menons sur un site de réservation en ligne, et il change de forme quand les clients sont des habitués.
Vous vous reconnaissez ?
Le moment où le planning d'une salle de sport déborde d'un agenda partagé
Ces situations reviennent dans les clubs, les salles et les centres de loisir qui nous appellent.
Le cours affiche complet, la salle est à moitié pleine
Les places que des absents ont bloquées restent invisibles pour tous les autres, jusqu'à l'heure du cours.
La liste d'attente vit dans une boucle de messages
Un adhérent se désiste en fin de journée. Quelqu'un doit lire le message, retrouver qui attendait, et obtenir sa réponse avant le cours.
Une formule à trois séances, un site qui les ouvre toutes
Votre grille distingue les formules, les cartes de séances et les heures creuses. Votre page propose le même planning à tout le monde, et vos équipes reprennent les réservations hors droits.
Un coach absent, et vingt personnes à prévenir
La séance existe parce que quelqu'un l'encadre. Quand cette personne se déclare indisponible la veille, votre équipe cherche un remplaçant, puis prévient les inscrits.
Le terrain se réserve en ligne, la clé se demande à l'accueil
Votre créneau du dimanche matin est vendu. L'ouverture du bâtiment, l'éclairage du court et l'accès au vestiaire dépendent d'une présence sur place.
Vos règles de réservation existent déjà, et votre équipe d’accueil les porte de tête, à la place de votre site. Les écrire une fois, avec leurs seuils et leurs exceptions, occupe la première partie du projet. L’adhérent y gagne un endroit à lui, où il retrouve son solde et ses prochaines réservations, sous la forme d’un espace client.
NOS SERVICES
Dix capacités qu'un club met dans sa réservation en ligne
Un club en active une partie seulement, selon ce qu'il vend. Les coordonnées bancaires des adhérents ne transitent que par l'écran de paiement, jamais stockées en clair dans votre outil de réservation ; leurs coordonnées personnelles et leur historique de fréquentation restent réservés aux accès de votre équipe, effaçables à la demande d'un adhérent qui quitte le club.
Places comptées par séance
Chaque séance porte son nombre de places. Le compteur descend à l'inscription et remonte au désistement.
Liste d'attente à bascule automatique
Une place rendue part au premier de la file, avec un délai de réponse au bout duquel elle passe au suivant.
Formules, quotas et cartes de séances
Le solde de l'adhérent se décompte à la réservation et se recrédite selon vos règles.
Planning récurrent et exceptions de saison
Vacances, jours fériés, stages et compétitions se posent par-dessus votre grille hebdomadaire.
Terrains et espaces loués à la durée
Un court, une piste, une salle privatisée part sur un intervalle, avec son temps de remise en état.
Coachs et encadrants rattachés aux séances
Les indisponibilités de l'encadrant entrent dans le calcul par une réservation connectée à un agenda.
Règles d'annulation et de non-présentation
Annulation libre jusqu'à un délai que vous fixez, séance décomptée au-delà, absences comptées sur une période glissante. La retenue sur annulation tardive, quand vous l'appliquez, se règle sur réservation avec paiement en ligne.
Accès ouvert par la réservation
Le code envoyé au client ouvre la porte du créneau réservé, et l'éclairage suit la même durée.
Effectif minimum avant qu'une session parte
À l'heure que vous fixez, la session se confirme si le seuil d'inscrits est atteint, et s'annule seule sinon.
Plusieurs salles, un même adhérent
Un abonnement ouvre les créneaux de tout votre réseau ou ceux d'une seule salle, chacune gardant son planning.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Vos créneaux pleins et vos créneaux vides, dans le même tableau
Nous vous rendons les règles qu’un site applique seul, et celles qui resteront à votre accueil.
Un club ouvre sa réservation en ligne en cinq étapes
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Nous listons ce que vous vendez : chaque cours avec ses places et son encadrant, chaque terrain avec sa durée de location, chaque formule avec ce qu'elle ouvre. Ce relevé tient sur un document que votre équipe d'accueil corrige, puisque c'est elle qui connaît les exceptions.
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Nous transformons les arbitrages de votre accueil en seuils chiffrés : ouverture des réservations à combien de jours, annulation libre jusqu'à quelle heure, absences tolérées sur quelle période. Vous validez chaque seuil avant que le développement commence.
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L'écran de planning se dessine au format téléphone, avec son compteur de places et son bouton d'attente, puisque c'est là que vos adhérents réservent. Votre accueil travaille sur un second écran, conçu pour inscrire quelqu'un pendant qu'il tient le comptoir.
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Nous développons d'abord le calcul qui décide si une personne peut prendre ce créneau, puis les écrans qui l'entourent et le raccordement à votre contrôle d'accès. Vos comptes, vos abonnements en cours et vos soldes de séances se rejouent ensuite dans le nouveau système, et votre accueil en vérifie un échantillon sur une copie.
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Un seul cours passe en réservation en ligne, celui que votre accueil désigne comme le plus tendu. Vous lisez ses chiffres de présence pendant quelques semaines, et vous ouvrez les autres à ce rythme. Ce suivi entre dans le contrat de maintenance et d'évolution, distinct du forfait initial.
Places, quotas et annulations : comment votre réservation les traite
Deux fonctionnements cohabitent, et vous tranchez activité par activité. L’inscription à la séance oblige à réserver chaque semaine, ce qui rend visibles les places rendues. L’inscription à l’année réserve la place du mardi soir pour toute la saison, et l’adhérent signale ses absences une par une pour la libérer ce soir-là. Un studio de yoga tient plutôt le premier modèle, un cours d’enfants le second. Le site accepte les deux sur le même planning.
.Par un compteur d’absences plutôt que par une interdiction. Chaque annulation hors délai ou absence sans prévenir s’ajoute au compteur de l’adhérent, visible depuis votre écran de gestion. Le seuil que vous fixez atteint, vos équipes décident au cas par cas : passage obligé par l’accueil, formule suspendue, ou simple avertissement avant la prochaine séance. Elles peuvent aussi effacer une absence justifiée, avec la trace de qui l’a fait et pourquoi.
.Oui, sous la forme d’un effectif minimum et d’une heure de décision propres à chaque séance. Au moment du comptage automatique, votre accueil garde la main pour maintenir une séance malgré un effectif insuffisant, une décision que le site ne prend jamais seul à sa place. Les adhérents décommandés reçoivent le message avec les créneaux voisins encore ouverts, pour retrouver une place la même semaine.
.Chaque salle garde son planning, ses coachs et ses capacités. L’abonnement porte les droits : accès aux deux salles, accès à la principale et à un quota mensuel dans la seconde, ou accès à une seule. L’adhérent voit un planning unique, filtré sur ce qu’il peut réserver. Vous suivez le remplissage salle par salle, et voyez combien d’adhérents de l’une réservent dans l’autre.
.Vos équipes, depuis l’écran de gestion. Le planning ordinaire se répète tout seul, et les exceptions se posent par-dessus : une période de fermeture, un jour férié, un horaire d’été qui remplace la grille courante. Un cours ajouté reprend le modèle d’un existant, et la grille précédente sert de base à la suivante.
.Oui, à condition d’écrire vos règles pour trois cas précis. Le joueur qui reste au-delà de son créneau garde l’accès jusqu’à une marge que vous fixez, avant que la porte se referme. Le suivant qui arrive en avance patiente devant un accès qui s’ouvre à l’heure prévue, pas avant. Le terrain que personne ne vient occuper referme son accès au bout du délai que vous choisissez, sans qu’une équipe ait besoin de constater l’absence sur place.
. POUR ALLER PLUS LOIN
La réservation d'un club, du compteur de places au contrôle d'accès
Quatre sujets décident de la forme d’un projet de réservation en club. Le cinquième décide de ce qui vous reste le jour où une autre équipe reprend le sujet.
Ce qu’une formule autorise, créneau par créneau
La question posée à votre site à chaque affichage de planning tient en une ligne : cette personne a-t-elle le droit de prendre ce créneau, avec ce qu’elle a acheté ? La réponse croise cinq informations. L’activité, parce qu’une formule ouvre le plateau et laisse les cours collectifs de côté. L’horaire, parce qu’un tarif réduit s’applique sur des plages définies. Le solde, parce qu’une carte de dix séances en a peut-être neuf de consommées. Les réservations déjà ouvertes, parce qu’un accès illimité en volume se plafonne quand même en simultané. La salle, quand votre réseau en compte plusieurs.
Cette matrice existe déjà chez vous, distribuée entre une grille tarifaire, une note interne et l’expérience de votre accueil. L’écrire est le travail de départ, et fait apparaître les cas que personne n’avait tranchés : l’adhérent dont la formule expire pendant un créneau déjà réservé, celui qui change de formule avec des réservations en cours, celui dont le prélèvement a échoué. Chacun demande une décision de votre part, appliquée ensuite à tout le monde. Cette matrice est la couche qu’un club ajoute au moteur que nous développons pour n’importe quelle activité, décrit sur la page réservation et prise de rendez-vous.
La liste d’attente redistribue les places rendues
Ce temps de réponse, une fois fixé, ne reste pas figé pour autant : il se resserre à mesure que le cours approche, puisqu’il reste de moins en moins de marge pour attendre une réponse. Passé le seuil que vous choisissez, la place part au premier qui la prend.
Reste la question de l’ordre. Une file strictement chronologique récompense celui qui s’inscrit le premier, ce qui avantage les adhérents libres à l’heure d’ouverture des réservations. Une file pondérée fait remonter celui qui a le moins réservé sur la période, ou celui dont la formule ouvre ce cours en priorité. Ce choix se voit, vos adhérents en parlent entre eux, et il vaut mieux qu’il soit écrit quelque part que vous puissiez montrer.
Un délai d’annulation qui rend la place à temps
Une règle d’annulation se juge à une seule chose : la place revient-elle assez tôt pour qu’un autre adhérent la prenne ? C’est ce qui fixe le délai limite, davantage que la sévérité voulue. Un délai court reste facile à respecter et laisse à la file le temps de se déclencher. Un délai long récupère les places plus tôt, et pousse davantage d’adhérents à ne rien annoncer du tout. Le bon réglage se lit dans votre propre file : jusqu’à quelle heure les places rendues trouvent preneur chez vous.
Trois décisions complètent ce délai. Une séance annulée dans les temps retourne au solde ou reste consommée, à vous de trancher. Une absence sans annulation se compte sur une période glissante, et vous fixez le nombre d’occurrences qui déclenche une conséquence. Enfin la règle s’affiche avant que l’adhérent valide, et revient dans sa confirmation, aux deux endroits où elle a une chance d’être lue.
Un terrain qui s’ouvre tout seul à l’heure réservée
Un court réservé tôt le dimanche demande aujourd’hui une présence sur place, ou une clé confiée à quelqu’un. Raccorder la réservation à votre contrôle d’accès lève cette contrainte, et rend vendables les heures où votre équipe est ailleurs. Le code produit à la validation ouvre la porte du bâtiment, celle du terrain, parfois le vestiaire, sur la plage réservée avec quelques minutes de marge. L’éclairage démarre à l’heure du créneau puis s’arrête avec lui.
Deux points comptent avant de vous lancer. Vos serrures et vos automates doivent accepter une commande à distance, ce que nous vérifions sur place avant de chiffrer. Et chaque ouverture s’enregistre avec son heure et son réservant, ce qui vous donne la réponse le jour où un terrain est retrouvé en désordre.
La question de l’incident se pose avant l’ouverture du premier terrain sans personnel. Quand vos locaux sont déjà couverts par une vidéosurveillance, nous relions le déclenchement de l’accès à son horodatage, pour rapprocher une entrée d’une image en cas de besoin. L’éclairage de secours et les issues d’évacuation restent sur leur propre circuit, actifs à toute heure indépendamment de l’ouverture du bâtiment. La responsabilité de l’accès reste la vôtre, comme avec une clé confiée à un adhérent, et c’est votre assurance qui définit ce qu’elle couvre sur un terrain ouvert sans présence humaine.
Votre planning tourne sur un code que vous pouvez confier ailleurs
Un système de réservation devient le point de passage de votre activité : vos adhérents y prennent leurs places, votre accueil y travaille toute la journée, votre chiffre d’affaires y transite. La question de ce qu’il devient sans nous se pose dès le choix.
Nous construisons sur des briques publiques, celles qu’une équipe de développement reconnaît en ouvrant le projet. Elle retrouve la structure de vos données là où elle s’attend à la trouver, et elle travaille dessus sans nous appeler. Vos adhérents, vos réservations et votre historique de fréquentation se lisent hors de l’application, dans des tables que vous exportez quand vous le décidez.
