Caroline B.
Cheffe de marques
Créer un intranet d’entreprise
Un intranet se livre vide. Créer un intranet d'entreprise consiste donc à retrouver la matière que vos services publient déjà, à lui donner un plan de rubriques que vos salariés comprennent, et à nommer qui répond de chacune avant le jour de la mise en ligne.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Le contenu d'un intranet d'entreprise se prépare avant l'outil
Le projet démarre par une liste de fonctions. Vos équipes réclament un fil d’actualités, un espace documentaire, un moteur de recherche et une page par site. Elle se valide vite, parce que chacun y reconnaît un outil déjà croisé ailleurs. Elle ne dit rien du travail réel qui attend l’entreprise.
Ce travail porte sur la matière. Vos notes de service, vos modes opératoires, vos formulaires internes et vos consignes de sécurité existent déjà. Ils vivent dans des dossiers partagés, dans des pièces jointes et dans la tête de quelques personnes qui répondent quand un collègue les sollicite. Ces contenus portent rarement le nom de la personne qui en répond, ou la date de leur dernière relecture. Plusieurs versions du même document circulent alors en parallèle.
La difficulté suivante tient au rangement. Un intranet impose de choisir un plan de rubriques, donc de trancher des questions que l’entreprise contourne depuis des années. La note sur les déplacements appartient-elle aux ressources humaines ou à la comptabilité ? La consigne d’accueil d’un visiteur relève-t-elle de la sécurité ou du service généraux ? Tant que ces arbitrages restent ouverts, le développement peut avancer, la mise en ligne, elle, recule.
C’est pourquoi un projet de création se joue sur le contenu et sur les personnes qui en répondent. Un intranet sur-mesure s’adresse à la totalité de votre effectif, des équipes du siège aux salariés qui n’ouvrent un écran que quelques minutes par jour. Chacun doit trouver son information au premier essai, sans connaître votre organigramme.
Vous vous reconnaissez ?
Les projets d'intranet qui s'arrêtent en cours de route
Les entreprises nous appellent avec un projet lancé, arrêté sur l’un de ces points.
Le projet est voté, le contenu n'est écrit nulle part
Le budget est passé, la maquette est validée. Aucun service n'a de temps prévu pour écrire les pages, et personne n'a été désigné pour le faire.
Chaque service réclame sa place sur la page d'accueil
La communication, les ressources humaines et la qualité veulent tous leur bloc en haut. L'arbitrage n'appartient à personne, la page grossit.
Le plan de navigation recopie l'organigramme
Les rubriques portent les noms de vos directions. Un salarié qui cherche le formulaire de demande de matériel ne sait pas sous quelle entrée le chercher.
Trois services portent le projet, aucun ne tranche
La communication interne veut un fil d'actualités, les ressources humaines un espace de documents, l'informatique un outil qui tienne. Les réunions se suivent sans décision.
Le tri des documents n'a jamais été fait
Les répertoires se sont empilés depuis des années, avec des droits hérités d'anciens projets et un volume que personne n'a jamais mesuré.
La date de lancement est déjà annoncée aux équipes
L'arborescence n'est pourtant pas arrêtée. Chaque semaine de discussion sur le classement des sujets repousse d'autant la mise en ligne.
Ces blocages se ressemblent parce qu’ils portent tous sur une décision que personne n’a reçu mandat de prendre. Notre rôle consiste à poser ces décisions dans l’ordre, chacune levant celle qui suit, puis à leur donner une trace dans l’outil. Quand le projet porte surtout sur le référentiel des personnes et sur les fichiers qu’elles produisent, le sujet est traité en détail sur notre page intranet avec annuaire et documents.
NOS SERVICES
Du plan de rubriques aux contenus tenus à jour
Créer un intranet d'entreprise mobilise vos services autant que notre équipe. Ces éléments sont livrés pendant le projet, et servent encore à vos contributeurs une fois l'outil ouvert.
Plan de rubriques arrêté
Le nombre de rubriques que votre entreprise peut réellement tenir, pas une de plus.
Page d'accueil composée bloc par bloc
Actualités, raccourcis et alertes assemblés selon le site et le service du salarié.
Reprise des dossiers partagés
Les fichiers conservés changent de nom et retrouvent un rangement lisible.
Fonds d'archives séparé
Les fichiers écartés quittent la recherche courante et restent ouverts à qui les consultait.
Modèles de page prêts à remplir
Vos contributeurs partent d'un gabarit, pas d'une page blanche.
Responsable déclaré sur chaque rubrique
Un nom apparaît en clair, avec un suppléant quand le sujet le justifie.
Échéance de relecture par contenu
Chaque page porte la date à laquelle elle doit être revue ou retirée.
Espace de préparation avant ouverture
Vos équipes rédigent et relisent dans l'outil, sans que rien soit visible.
Rubriques ouvertes au fur et à mesure
Dans le service déjà ouvert, une rubrique passe en ligne le jour où elle a un responsable et du contenu.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
-
Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
-
Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
-
Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
-
Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Quels sujets reviennent le plus dans vos échanges internes ?
Dites-nous ce qui circule aujourd’hui par mail ou en pièces jointes, nous cadrons avec vous un premier périmètre.
Du recensement de vos contenus à la première rubrique en ligne
-
Nous relevons ce que vos services publient réellement, sur quel support et à quelle fréquence. Ce relevé donne le nombre de rubriques que votre entreprise peut tenir, et fait apparaître les contenus que deux services revendiquent tous les deux.
-
Nous soumettons le plan à des salariés de plusieurs services, avec des recherches précises à effectuer. Une rubrique que personne n'ouvre au bon moment change de nom ou de place avant que le développement commence.
-
Nous dessinons les modèles de page sur lesquels vos contributeurs travailleront, aux couleurs de l'entreprise. Trois suffisent au démarrage : une fiche procédure, une page de service et une actualité. Chacun fixe ce que le rédacteur doit remplir, et ce qu'il peut laisser de côté.
-
Nous développons l'outil, importons les fichiers retenus et rattachons chacun à sa rubrique et à son responsable. La recette se fait avec vos contributeurs, sur leurs propres contenus.
-
Nous ouvrons l'intranet à un premier service, formons vos responsables de rubrique, puis suivons les contenus dont l'échéance de relecture arrive. Ce suivi entre dans le contrat de maintenance et d'évolution, distinct du forfait initial.
Vos questions sur le déroulé, la charge et le calendrier
Le calendrier tient moins à l’outil qu’au volume de contenus à reprendre et au temps que vos services peuvent consacrer à l’écriture : un projet resserré sur un seul service se compte en semaines, un chantier qui couvre plusieurs directions s’étale sur plusieurs mois, un point que nous affinons dès le cadrage. La question du budget se traite en parallèle, nous la détaillons sur notre page combien coûte un intranet sur-mesure.
.Vos services écrivent, parce qu’ils sont les seuls à connaître la règle en vigueur chez vous. Nous fournissons le cadre : les gabarits, la longueur attendue et l’ordre des rubriques à remplir en premier. Une part de ces contenus existe déjà sous une autre forme, un mail de consigne ou un document interne, et se transposent en une page sans repartir de zéro.
.Non, et c’est même l’inverse qui fonctionne : nous sélectionnons en regardant les dates de dernière consultation et en interrogeant les services, plutôt que de tout reprendre. Un intranet qui reprend tout redevient le dossier partagé que vous cherchiez à remplacer.
.C’est le réflexe le plus courant, et celui qui coûte le plus cher à corriger une fois en ligne : vos salariés cherchent un sujet, pas un service. Votre organisation reste visible ailleurs, dans l’annuaire et sur les pages de chaque direction, sans commander la navigation.
.Les deux ont des contenus à publier, et aucun des deux ne détient l’ensemble du sujet. Ce qui compte est qu’une personne soit nommée pour trancher les arbitrages de rubriques, avec un mandat écrit du dirigeant. Son service d’origine importe moins que sa capacité à obtenir une réponse d’une direction qui tarde. Les projets qui s’enlisent sont ceux où cette personne n’existe pas.
.La charge se concentre sur trois moments et sur peu de personnes. Le recensement mobilise un interlocuteur par service, le temps de lister ce qu’il publie et à quelle fréquence. L’écriture des contenus de départ demande davantage, et se répartit entre les services qui détiennent la matière. Le test du plan de navigation, lui, tient dans une réunion avec une poignée de salariés. Nous calons ces moments avec vous au cadrage, pour qu’ils tombent en dehors de vos périodes de pointe.
.Un intranet se construit sur ce qui est en place aujourd’hui. Il lit votre annuaire existant pour les comptes et les rattachements, et affiche des liens vers vos autres applications. Le jour où l’un de ces outils change, le raccordement se refait sur ce seul point. Attendre la fin d’un autre chantier revient à laisser vos contenus internes circuler par mail une année de plus.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Les décisions qui font tenir un intranet dans la durée
Le plan de rubriques se teste avant le premier écran développé
Le plan de rubriques est le vrai livrable de conception d’un intranet. Tout le reste, l’habillage comme le développement, se construit dessus.
Un test fait apparaître ce qu’aucune réunion interne ne révèle : deux rubriques dont personne ne distingue la frontière, une entrée de menu qui attire les recherches destinées à sa voisine, un sujet que les salariés vont chercher ailleurs que là où il est rangé. Corriger ces points sur un schéma prend une réunion. Les corriger après la mise en ligne demande de déplacer des pages, de refaire des liens et de réapprendre le chemin à tout l’effectif.
Le nom d’une rubrique décide de ce que vos salariés y trouvent
Les libellés d’un intranet portent souvent le vocabulaire interne des services qui les ont proposés. Une rubrique « Ressources documentaires » ou « Vie de l’entreprise » couvre beaucoup de choses et n’appelle personne. Le salarié qui cherche son attestation employeur ne l’ouvrira pas.
Le principe qui fonctionne consiste à nommer les rubriques avec les mots que vos salariés emploient entre eux, y compris quand ces mots vous semblent trop familiers ou trop précis. Le moteur de recherche interne rattrape une partie des écarts, à condition d’être alimenté par les termes réels : les mots saisis dans la barre de recherche pendant les premières semaines montrent exactement ce que vos équipes cherchent et sous quel nom. Ces relevés servent à renommer les rubriques et à ajouter les synonymes qui manquaient.
Ce que le premier service doit trouver en ligne
L’intranet ne s’ouvre pas à toute l’entreprise le même jour. Un premier service l’utilise seul, et ce qu’il remonte oriente le périmètre ouvert ensuite.
Ce premier périmètre se choisit sur un critère simple : les questions que ce service pose le plus souvent au reste de l’entreprise. Une poignée de rubriques qui portent une information juste, tenue à jour et introuvable ailleurs installe l’habitude. Des rubriques ouvertes avec une page d’attente produisent l’effet inverse. Les salariés font le tour, ne trouvent rien, et ne reviennent pas d’eux-mêmes.
Le contenu se périme plus vite que vous ne le relisez
Le contenu d’un intranet vieillit sans prévenir : une procédure change, un référent quitte l’entreprise, un formulaire est remplacé. Une page périmée fait plus de dégâts qu’une page absente, parce qu’un salarié l’applique de bonne foi.
La parade tient dans une échéance fixée au moment où la page est écrite, calibrée sur la nature du contenu : quelques mois pour une consigne opérationnelle qui suit les conditions du terrain, un an pour un document de référence stable. Ce calibrage se fait page par page pendant la reprise des contenus, quand le rédacteur a encore le sujet en tête. Les échéances arrivées à terme alimentent ensuite les points de suivi prévus au contrat de maintenance et d’évolution.
Les consignes de sécurité et les formulaires internes veulent un hébergement assumé
La question de l’installation se pose dès que la page évoque des consignes de sécurité et des formulaires que tout le monde ne doit pas lire. Trois solutions coexistent selon vos contraintes : un prestataire d’hébergement basé en France, vos propres serveurs, ou l’environnement que votre service informatique a déjà retenu pour vos autres outils. Ce choix relève de vous, pas de nous, et il se pose avant le premier gabarit, pas après la mise en ligne.
L’ouverture de session suit la même logique : elle s’appuie sur le compte que chaque salarié utilise déjà pour ses autres outils, sans identifiant ni mot de passe propre à retenir. Un changement de poste ou un départ se traduit directement dans cet accès, sans étape supplémentaire à programmer de notre côté.
L’annuaire et les documents RH portent des données personnelles de vos salariés, ce qui se traite en même temps que l’hébergement, pas après. Chaque rubrique n’ouvre l’accès qu’aux personnes qui en ont un usage réel, et l’échéance de relecture sert aussi à revoir ce qui doit rester consultable ou repasser en archive. Cette organisation se cale avec votre DPO ou le service qui en tient lieu chez vous, quand il existe.
Ce que le projet vous laisse
Le code, les contenus rédigés et l’arborescence vous appartiennent, et s’exportent sans intermédiaire. Ce que cette propriété change au quotidien est développé sur notre page portail intranet.
