Caroline B.
Cheffe de marques
Un agenda de prise de rendez-vous pour cabinet ou praticien
La solution de prise de rendez-vous pour cabinet ou praticien que nous développons connaît la durée de chaque motif, les heures que vous gardez pour vous, et la personne que votre client vient voir. Le créneau qu'elle propose part déjà de la bonne base.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Le temps d'un praticien se vend une fois, à l'heure dite
Un cabinet vend le temps d’une personne nommée. Ce temps se consomme à l’heure dite : un mardi après-midi resté vide est perdu pour de bon. Un site qui ouvre des créneaux sans connaître vos règles remplit votre semaine de rendez-vous mal taillés.
La règle qui manque en premier est celle de la durée. Une première visite, un contrôle rapide et un dossier complet occupent des temps différents, et votre client découvre votre nomenclature au moment de réserver. Il prend le créneau qu’il trouve, arrive pour autre chose, et le retard pris en milieu de matinée tient jusqu’au soir. Votre accueil rappelle alors, redemande le motif, redéplace, et refait à la main le travail que la réservation devait éviter.
Les autres règles viennent de ce qu’une grille d’horaires ignore. Des places restent gardées pour ceux qui appellent le matin même. Les consultations du mardi se tiennent à une adresse, celles du jeudi à une autre, avec une route entre les deux. Un rendez-vous long ne se pose jamais juste avant la pause. Chaque exception se tient de tête, par la personne qui décroche.
Restent les heures que vous ne voyez jamais. Une annulation de dernière minute en libère une sans que personne le remarque, comme les autres situations que vous reconnaîtrez plus bas. Un visiteur trouve votre première place dans plusieurs semaines et referme la page sans laisser de trace. Ces pertes se lisent au bout de l’année sur votre chiffre. Un système de réservation et de prise de rendez-vous porte ces décisions à votre place, dès lors qu’il a été écrit sur votre organisation réelle.
Vous vous reconnaissez ?
Ce qui décide un cabinet à reprendre la main sur son agenda
Votre agenda de la semaine dernière en contient deux ou trois.
Le créneau réservé ne dure pas ce que la visite demande
Votre client a coché le premier motif de la liste. Il arrive avec un dossier qui prend le double, et les rendez-vous suivants attendent.
Une heure rendue la veille reste vide le lendemain
L'annulation arrive la veille au soir. Le créneau se rouvre sur le site, personne ne le voit, et vous le passez à rattraper du courrier.
Votre prochaine date libre est loin, une plus proche se libère
Plusieurs personnes attendent leur tour sur une date lointaine. Une place s'ouvre jeudi prochain et repart au public, qui la prend avant elles.
Votre agenda accepte des nouveaux venus que vous ne pouvez plus prendre
Vous êtes complet pour la saison. Le site continue d'ouvrir des premières visites, et votre secrétariat les décommande une par une.
Le second cabinet et la route entre les deux n'existent nulle part
Votre client réserve tôt le matin à une adresse, juste après à l'autre. Les deux créneaux étaient libres, et le trajet restait à compter.
Le remplaçant arrive, son agenda se recrée à la main
Vous partez en congés. Quelqu'un reprend vos rendez-vous, avec ses horaires et ses motifs, et tout se ressaisit avant son premier jour.
Chacune de ces situations se règle par une décision que personne n’a encore écrite nulle part. La présentation du cabinet, des associés et des domaines d’intervention relève d’un site internet pour cabinet ou profession libérale, et se conçoit avec la réservation plutôt qu’après elle. Nous les mettons à plat avant d’ouvrir le moindre écran.
NOS SERVICES
Votre organisation de cabinet, traduite en réglages d'agenda
Un cabinet de santé, une étude, un praticien qui exerce seul : chacun en retient quelques-unes, celles qui collent à sa façon de recevoir.
Motifs de rendez-vous et durées associées
Le client annonce ce qui l'amène, et la durée du créneau en découle.
Un agenda par praticien
Chacun garde ses horaires, ses motifs et ses règles, et le client choisit la personne qu'il vient voir.
Plages gardées et fenêtre de réservation
Une partie des heures reste hors du site, et vous fixez jusqu'où le public peut réserver dans le futur.
Suivi réservé en une série
Une suite de séances se pose en un geste, avec la même personne, aux jours qui conviennent au client.
Marge entre deux rendez-vous
Le temps de remise en état ou de saisie se réserve avec le créneau, invisible au client.
Plusieurs adresses et temps de route
Chaque lieu porte ses jours d'ouverture, ses motifs et l'équipement qui s'y trouve.
Rappel qui porte ce qu'il faut préparer
Le message envoyé avant la date porte les pièces, la préparation et l'adresse rattachées à ce motif.
Créneau rendu proposé aux dates lointaines
Une heure libérée part vers les clients placés plus tard, et le premier qui accepte avance le sien.
Ouverture ou fermeture aux nouveaux dossiers
Le cabinet accueille tout le monde, personne, ou les seules personnes déjà venues.
Rendez-vous à distance compté à part
La visite à distance porte sa propre durée et ses propres plages, avec son lien de connexion.
Écran de prise de rendez-vous pour votre accueil
Ce que votre équipe pose au téléphone descend dans le même agenda, par une réservation connectée à un agenda.
Absences répétées et conditions de retour
Les rendez-vous non honorés se comptent par client, et la réservation en ligne se referme pour ceux que vous désignez.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
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Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
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Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
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Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
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Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Quelle règle votre accueil applique-t-il de tête depuis des années ?
Parlez-nous-en. Nous vous dirons ce qu’un agenda développé peut tenir à votre place.
Le travail qui précède l'ouverture de votre agenda
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Nous relevons les raisons pour lesquelles vos clients viennent, avec le temps que chaque cas prend réellement, celui que vous constatez plutôt que celui que vous annoncez. Ce relevé sort de vos derniers mois d'agenda et fixe le vocabulaire du reste du projet.
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Vos habitudes deviennent des conditions applicables : quelle part de la semaine reste hors du site, à quelle avance une date s'ouvre, qui obtient une première visite, quel délai ferme une annulation. Chaque valeur porte votre arbitrage, et rien ne se code tant qu'elles ne sont pas toutes posées.
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Votre visiteur veut une date, pas un catalogue. Nous dessinons le chemin le plus court entre son motif et son créneau confirmé, sur téléphone d'abord, puis l'écran depuis lequel votre accueil fait la même chose avec le client au bout du fil.
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Le calcul qui attribue un créneau sort en premier, puisque la durée, le lieu et le praticien en découlent. La mise en service se fait ensuite praticien par praticien : le premier agenda ouvre seul, ses rendez-vous à venir y sont repris avant l'ouverture, et votre accueil les compare à son écran habituel avant que le deuxième suive.
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Trois chiffres remontent chaque semaine : les heures restées vides, les créneaux rendus, les visiteurs repartis sans date. Ils désignent les plages à ouvrir plus largement et les durées à revoir. Cette lecture hebdomadaire relève d'un contrat de maintenance et d'évolution, à part du forfait qui a ouvert l'agenda.
Les questions d'un cabinet avant de mettre son agenda en ligne
Le travail porte d’abord sur la liste elle-même. Un motif écrit dans les mots du client, avec une phrase qui dit quand le prendre, corrige l’essentiel. Nous ajoutons deux ou trois questions courtes au moment du choix, dont les réponses orientent vers le bon créneau ou vers votre accueil. Quand l’erreur passe quand même, votre équipe change le motif depuis son écran, la durée se recalcule et le client reçoit la correction.
.C’est un réglage, ouvert ou fermé par praticien selon votre saison. Fermé, votre page continue de recevoir les personnes que vous connaissez déjà et oriente les autres vers ce que vous décidez : une demande à laisser, une liste à rappeler quand vous rouvrez, ou votre prochaine période d’accueil. Un code que vous transmettez ouvre en plus des créneaux invisibles au public, pour les personnes que vous acceptez au cas par cas.
.Le même agenda reçoit les deux. Votre équipe travaille sur un écran distinct, qui lui montre les heures gardées et lui laisse dépasser une durée quand la situation l’exige. Le créneau part une seule fois, quelle que soit la porte par laquelle il se prend. Un télésecrétariat externe se raccorde au même endroit, avec un accès limité à ce que vous lui confiez.
.Deux ou trois règles ne justifient pas un développement. Le calcul change quand ces règles obligent votre équipe à travailler à côté de l’outil : un cahier tenu en parallèle pour les personnes à rappeler, une plage que quelqu’un rouvre à la main chaque lundi. Chiffrez le temps que ces à-côtés prennent sur votre semaine, et la décision se prend d’elle-même. Ce relevé se fait avec vous, avant tout chiffrage. À l’inverse, quand votre site actuel vous convient et que seul le rendez-vous y manque, la question devient celle d’un module de prise de rendez-vous pour site existant, plutôt qu’une réservation développée sur mesure.
.Son agenda se crée à partir du vôtre, sur la période que vous ouvrez. Il hérite de vos motifs, garde ceux qu’il assure, referme les autres, et pose ses propres horaires. Les rendez-vous déjà placés lui reviennent, avec leur motif d’origine. Au terme de la période, votre agenda reprend la main seul.
.Le lieu se choisit avant la date, ou se déduit du motif quand une prestation existe à un seul endroit, avec pour chaque adresse les jours d’ouverture, les motifs et l’équipement déjà posés dans la grille ci-dessus. Le temps de route se déclare une fois, et le système garde cet écart entre deux créneaux pris sur des adresses différentes.
.Le nom, le motif et l’historique de vos clients ne circulent pas plus loin que ce que chaque écran a besoin de savoir : votre accueil voit ce qu’il doit poser au téléphone, chaque praticien voit ses propres rendez-vous, un confrère voit ou ne voit pas ceux de l’autre selon ce que vous avez décidé. Ces droits se fixent avec vous au démarrage du projet, praticien par praticien. L’hébergement se choisit sur le même principe, une infrastructure dédiée à ce type de données, retenue avec vous avant l’ouverture du premier agenda. En cas de panne ou d’incident, les rendez-vous déjà pris restent consultables et votre accueil reprend la main au téléphone le temps que la ligne se rétablisse.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Ce qui se joue autour du créneau réservé
La même prestation, deux durées selon qui la demande
La durée d’un rendez-vous dépend du motif, et aussi de la personne en face. Une première venue prend le temps de reprendre l’historique, de poser le cadre et d’expliquer la suite. La même prestation, pour quelqu’un que vous suivez depuis des années, tient dans la moitié du temps. Un agenda qui ignore cette différence donne le même créneau aux deux, et laisse le praticien absorber l’écart.
Un système qui sait qui réserve sait aussi quelle durée appliquer. Une personne identifiée obtient la version courte, un visiteur inconnu la version longue, sur le même motif et sans intervention. Le mécanisme vaut au-delà du temps : certains motifs ne s’ouvrent qu’à des personnes déjà venues, d’autres seulement à celles qui ne le sont jamais. Même calcul, appliqué à l’accès plutôt qu’à la durée.
L’écran que voit un visiteur quand tout est complet
Un agenda chargé finit par afficher un écran sans créneau disponible. Ce qu’il propose décide de ce que devient le visiteur : il repart chez le confrère d’à côté sans que personne sache qu’il est venu, ou il laisse quelque chose. Trois sorties s’y écrivent : la prochaine date réellement ouverte, un autre praticien du cabinet, une autre adresse quand il en existe une seconde.
Restent ceux qui ne peuvent pas attendre. Une demande courte, avec le motif et ce qui presse, part chez l’accueil, qui tranche et ouvre une plage gardée. Les autres laissent leurs coordonnées et repartent avec une date lointaine. Chacune de ces demandes se compte, et ce compteur dit si les heures ouvertes suffisent.
Une personne, une fiche, un historique
Un rendez-vous se rattache à quelqu’un, et ce quelqu’un peut exister deux fois dans vos dossiers : une fiche créée au téléphone, une autre créée en ligne sous une orthographe différente. L’agenda affiche alors deux historiques pour la même personne, et l’un des deux manque au moment où le praticien en a besoin.
Le rapprochement se règle à la prise de rendez-vous, jamais après. Le formulaire demande de quoi reconnaître un dossier existant, propose le rattachement dès qu’il trouve une correspondance, et l’accueil fusionne le reste. La même question porte sur qui réserve pour qui : un parent pour son enfant, une assistante pour son dirigeant, un proche pour quelqu’un qui ne réserve pas lui-même. Chacun garde son compte, chaque rendez-vous porte le nom de la personne reçue, et le rappel part à celle qui doit venir.
Dans un cabinet de groupe, qui voit quoi et qui pose quoi
Deux praticiens qui partagent une adresse gardent parfois deux agendas étanches. Le partage se décide au départ, parce qu’il descend ensuite dans chaque écran du projet. Un associé peut voir les rendez-vous d’un confrère, ou seulement ses heures occupées. L’accueil peut poser un rendez-vous pour tout le cabinet, ou pour les seuls praticiens dont il tient le planning. Un collaborateur qui part emporte ou laisse l’historique des personnes qu’il a reçues.
Ces réponses varient d’un cabinet à l’autre et se traduisent en droits d’accès. Le même arbitrage porte sur ce que le client voit : le nom de chaque praticien, ou la première disponibilité du cabinet. Ces droits se dessinent au démarrage d’un projet de site de réservation en ligne, et rejoignent ce que porte une application métier pour cabinet médical quand le dossier de vos clients vit dans le même outil.
Le rendez-vous se prend à votre adresse
Un annuaire mutualisé héberge votre agenda sur son propre nom de domaine. Il vous met devant des gens qui cherchent un praticien sans vous connaître, ce qu’un site ne fait pas seul, et il garde en échange le point d’entrée : c’est son adresse que vos clients enregistrent, et ses règles de présentation qui décident de ce qu’ils voient de vous.
Une réservation développée vit à votre adresse, dans vos pages. Ce qu’elle gagne en visites reste attaché à votre nom, et le passage d’un prestataire à l’autre laisse vos clients au même endroit. Le code et les données qui la font tourner vous appartiennent. Les deux tiennent ensemble : l’annuaire pour être trouvé, votre propre agenda pour tous ceux qui reviennent.
