Caroline B.
Cheffe de marques
Inscription et souscription en ligne
Le parcours applique vos conditions d'accès et vos grilles tarifaires question après question, et vos gestionnaires reçoivent une demande complète plutôt qu'un mail à retraiter. C'est ce que nous construisons dans une souscription en ligne sur-mesure.
15 ans
d'expérience
250+
missions réalisées
+30
projets en activité
100%
sur-mesure
Ils nous font confiance
LE CONSTAT
Ce que votre formulaire d'inscription laisse à traiter derrière lui
Beaucoup d’inscriptions passent aujourd’hui par un formulaire en ligne. Il pose des questions et il transmet des réponses. Le reste du travail revient à vos équipes.
Vos règles, elles, vivent ailleurs. Qui a droit à quelle offre, quel justificatif correspond à quelle situation, quel tarif s’applique à quel profil : tout cela tient dans un tableur et dans la mémoire des personnes qui traitent les demandes depuis des années. Chaque demande reçue attend donc qu’un gestionnaire applique ces règles, une par une, dans l’ordre où elles arrivent.
Ce fonctionnement convient à des volumes modestes. Il devient coûteux dès qu’ils augmentent, parce que le temps de traitement suit le nombre de demandes sans jamais baisser. Renforcer l’équipe sur une période chargée règle la question le temps de la période, et elle revient identique la fois suivante.
Les heures de gestion sont la part du coût que vous mesurez déjà. Le reste se voit moins : le temps que vous mettez à répondre pendant que la personne se renseigne ailleurs, les demandes qui s’arrêtent en cours de route sans que vous sachiez lesquelles ni pourquoi, et des gens compétents occupés à recopier. Reprendre ces gestes un par un et décider lesquels reviennent au parcours, c’est le sujet de dématérialiser un parcours d’adhésion. Ce chantier fait partie des plateformes sur-mesure que nous développons pour vos clients et vos adhérents.
Vous vous reconnaissez ?
Ce que vos équipes font encore à la main après chaque inscription
Un parcours d’adhésion construit autour d’un formulaire simple montre ses limites sur ces cinq points.
Chaque demande est saisie deux fois
Le formulaire transmet les réponses telles quelles, sans les confronter à vos règles d'éligibilité ni à votre grille tarifaire. Quelqu'un les reporte ensuite dans l'outil de gestion pour appliquer ces règles à la main, et ce second passage introduit des erreurs que le premier n'avait pas.
Les pièces arrivent illisibles ou périmées
Un justificatif photographié de travers, un document dépassé, un fichier au mauvais format. Chaque cas déclenche un échange par mail, et la demande repart en attente.
Changer un tarif demande une intervention extérieure
Une grille évolue, un justificatif s'ajoute, une condition d'accès se durcit. Le formulaire garde l'ancienne version tant qu'un prestataire n'a pas repris le sujet.
L'éligibilité se vérifie une fois le dossier arrivé
Le candidat remplit tout, dépose ses pièces, puis apprend qu'il sort de vos conditions. Vos équipes traitent des demandes écartées d'avance.
Le contrat se prépare dans un traitement de texte
Quelqu'un ouvre un modèle, y reporte les informations saisies, relit, envoie. Le document revient ensuite signé sur papier scanné.
Quatre de ces cinq situations se règlent au même endroit, dans la conception du formulaire lui-même. Un champ qui apparaît uniquement pour les profils concernés, une liste de justificatifs qui se recalcule à chaque réponse, une étape qui se saute quand elle n’a plus d’objet : l’outil porte cette complexité à la place de vos équipes. La cinquième, le changement de tarif, se règle ailleurs : depuis l’écran d’administration de vos règles, sans repasser par un développement. La conception de ce type de formulaire, avec ses branches et ses champs conditionnels, est traitée sur créer un formulaire d’inscription complexe.
NOS SERVICES
Le détail d'un tunnel d'inscription développé sur-mesure
Chaque fonction listée ici existe indépendamment des autres et s'ajoute au moment où elle devient utile.
Formulaire multi-étapes
La saisie se découpe en étapes courtes, et une demande interrompue se retrouve intacte à la reprise.
Règles d'éligibilité et de tarification
Le parcours calcule le tarif et vérifie les conditions d'accès pendant la saisie, à partir des réponses déjà données.
Dépôt et contrôle des pièces
Chaque justificatif est vérifié au dépôt, et le souscripteur sait immédiatement s'il doit en fournir un autre. Le fichier reste hébergé de façon chiffrée, accessible aux seuls gestionnaires habilités à traiter le dossier.
Contrat généré et signé en ligne
Contrat, conditions et mandat partent en signature depuis la dernière étape et reviennent classés au bon endroit. Le détail de cette partie contractuelle est traité sur souscription avec signature électronique.
Écran d'administration de vos règles
Vos équipes modifient les tarifs, les justificatifs exigés, les conditions d'accès et les textes affichés, depuis un écran dédié.
Espace de traitement des demandes
Vos gestionnaires voient arriver les demandes, changent leur statut, valident, refusent avec un motif ou réclament un complément.
Écriture dans votre logiciel de gestion
Le dossier signé s'inscrit dans votre logiciel métier, votre outil commercial ou votre base adhérents, au format qu'ils attendent.
Paiement et prélèvement
Le souscripteur règle son premier versement et met en place son prélèvement, et le paiement se rattache tout seul à sa demande. Les coordonnées bancaires transitent uniquement par le prestataire de paiement retenu, jamais conservées sur nos serveurs.
Nos dernières réalisations
Toutes nos réalisations 4,8
CE QU'ILS EN DISENT
Nous avons aidé des dizaines de clients dans leur transformation digitale
-
Equipe très à l'écoute, dynamique, réactive, de très bons conseils, très pro, à la fois très techniques mais qui sait aussi se mettre à la place de personnes non averties.
-
Laurence V.
Directrice Marketing
Nous ne pouvons que nous féliciter de notre choix d'agence web : une équipe sympathique, à l'écoute, professionnelle, rigoureuse, technique... présente tout en respectant nos contraintes.
-
Mirela O.
Reponsable Marketing
À l'écoute, disponibles et très créatifs, ils comprennent rapidement les besoins de leurs clients et leurs conseils sont opportuns.
-
Tiffany V.
Responsable Communication
Bonne compréhension des enjeux et attentes, couplée à de la créativité : tout est fluide. J'apprécie leur accompagnement, leur prise en charge et la disponibilité des équipes.
Parlons de vos inscriptions avant de parler d'outil
Prenez un cas récent, de la première question posée au candidat jusqu’au contrat classé.
Notre façon de mener un projet d'inscription en ligne
-
Nous cartographions vos règles réelles, celles qui sont écrites et celles que vos gestionnaires appliquent d'habitude. Nous posons ce que le parcours tranche seul, ce qui remonte à un humain, et ce que votre outil de gestion doit recevoir en sortie.
-
Nous découpons la démarche en étapes et nous la faisons manipuler par vos gestionnaires, puis par des personnes extérieures à l'entreprise. L'ordre des questions et le moment où les justificatifs sont réclamés se corrigent sur cette maquette, pendant qu'il est encore facile de tout changer.
-
Un souscripteur qui commence sur son téléphone doit pouvoir aller jusqu'à la signature sans changer d'appareil. Nous dessinons donc chaque écran dans les deux formats, à vos couleurs, en soignant ce que voit quelqu'un dont le justificatif vient d'être refusé.
-
Nous développons le parcours, l'espace de traitement de vos gestionnaires et l'écran d'administration de vos règles, puis nous raccordons l'ensemble à votre outil de gestion. Nous déroulons ensuite des demandes réelles de bout en bout, justificatifs compris, avant l'ouverture au public.
-
Nous regardons combien de personnes vont au bout de chaque étape et nous corrigeons ce qui bloque, dans le cadre du forfait déjà chiffré et sans coût additionnel. Vos équipes tiennent les règles à jour de leur côté. Une évolution qui touche la structure du parcours elle-même se traite en revanche via un contrat de maintenance et d'évolution, hors du périmètre chiffré à l'origine du projet.
Les questions que soulève un projet d'inscription en ligne
Votre formulaire actuel continue de tourner pendant que le nouveau se construit à côté. Nous ouvrons d’abord une seule famille de demandes, celle qui mobilise le plus vos gestionnaires, et les autres arrivent comme avant. Ce premier périmètre tourne en conditions réelles, avec de vrais volumes et de vrais justificatifs, et c’est lui qui dicte le rythme du reste. Ce rythme se cale au cadrage selon l’ampleur des règles à reprendre, sur une durée qui va en général de quelques semaines à quelques mois. Le projet complet, qui enchaîne plusieurs périmètres de ce type, s’inscrit dans un ordre de grandeur plus large, chiffré précisément au cadrage.
.Trois, selon ce que l’éditeur accepte d’ouvrir. Certains logiciels savent recevoir des données envoyées par un autre outil, et le dossier s’y inscrit directement. D’autres acceptent uniquement des imports de fichiers, auquel cas nous produisons le fichier attendu, au format attendu, sur un rythme convenu avec vos équipes. Les derniers restent fermés, et le dossier complet vit alors dans l’espace de traitement que nous développons, vos gestionnaires ne reportant chez l’éditeur que ce qui doit absolument y figurer. Ce type de raccordement est le sujet de faire dialoguer vos outils.
.Le signataire reçoit un code sur son téléphone, ou présente sa pièce d’identité quand votre activité demande une vérification plus poussée. Chaque geste est ensuite horodaté : ouverture du document, lecture, validation. Le prestataire de signature que vous retenez restitue ces traces dans un fichier attaché au contrat, et vos gestionnaires le retrouvent depuis la fiche de la personne, des années après. Le choix du niveau de vérification se fait avec vous au cadrage, à partir de ce que vos partenaires et vos assureurs exigent déjà sur papier.
.Les personnes à qui vous donnez ce droit, depuis l’écran d’administration. Nous ouvrons ce droit par profil, au responsable de l’offre et aux gestionnaires que vous désignez. Chaque modification est datée et porte le nom de son auteur, et la version précédente reste consultable. Les dossiers déjà commencés se terminent sous les règles en vigueur au moment de leur ouverture, ce qui vous évite d’expliquer à un souscripteur pourquoi son tarif a bougé pendant qu’il remplissait son dossier.
.Il reste enregistré, à l’étape exacte où le souscripteur s’est arrêté. Vous voyez ce qu’il a renseigné et ce qui manque encore pour aller au bout. Le parcours lui envoie une relance avec un lien qui le ramène là où il en était, et vos gestionnaires peuvent le rappeler quand l’enjeu le mérite. Une demande restée sans suite se clôt d’elle-même après le délai que vous fixez, et les justificatifs déjà déposés suivent la règle de conservation que vous avez retenue.
.Regardez ce que vos équipes ajoutent autour de lui. Un outil de formulaire du marché traite très bien une inscription où tout le monde répond aux mêmes questions et où les justificatifs se rangent sans contrôle. Le basculement se mesure au travail que vos équipes ajoutent autour de lui : un tableur ouvert à côté pour calculer, un fichier partagé pour suivre l’avancement, une boîte mail qui sert de liste d’attente. Ce sont ces contournements que nous listons avec vous en premier, avant de parler du moindre développement.
. POUR ALLER PLUS LOIN
Ce qui fait tenir un parcours de souscription dans la durée
Découper un parcours long sans perdre le souscripteur
Une adhésion réclame beaucoup d’informations, et l’ordre dans lequel vous les réclamez pèse autant que leur nombre. Nous ouvrons par ce qui engage peu et qualifie beaucoup, en gardant pour la fin ce qui suppose d’aller chercher un document dans un tiroir.
Chaque étape validée s’enregistre, comme pour toute demande interrompue en cours de route. Un récapitulatif complet s’affiche avant la validation finale, avec la possibilité de revenir sur n’importe quelle réponse sans tout reprendre.
Le découpage se mesure ensuite. Le parcours enregistre où les gens s’arrêtent, étape par étape, et vous voyez laquelle mérite d’être raccourcie, reformulée ou déplacée. Vous tranchez sur des demandes réelles, une fois l’outil ouvert au public.
Demander les bonnes pièces, au bon moment
La liste des pièces varie selon le profil. Un travailleur indépendant, un salarié et une entreprise ne fournissent pas les mêmes documents, et la liste affichée gagne à se limiter à ce qui concerne chacun. La liste se recalcule à partir des réponses déjà données, si bien que chacun voit uniquement ce qui le concerne.
Le contrôle intervient au dépôt, pendant que la personne est encore devant son écran, avec le document devant elle. Le fichier illisible, le justificatif dont la date de validité est dépassée, le nom qui ne correspond pas à celui saisi : l’écran affiche le motif du refus et ce qu’il faut fournir à la place. Chaque refus traité sur place est un aller-retour de moins pour vos gestionnaires.
Un justificatif manquant peut laisser la demande avancer. Le parcours continue, le justificatif est marqué comme attendu, et une relance part au bout du délai que vous avez fixé. Le détail de ce mécanisme est traité sur inscription avec dépôt de pièces justificatives.
Le contrat se fabrique pendant la saisie
Les informations saisies alimentent directement le document contractuel : identité, garanties choisies, montant, date d’effet, mentions qui changent selon l’offre retenue. Le souscripteur lit son contrat rempli à son nom, dans la continuité de sa saisie, et signe sans changer d’écran.
Le contrat s’accompagne d’autres documents. Récapitulatif, conditions applicables, mandat de prélèvement, attestation : tout se génère à partir des mêmes données saisies, ce qui supprime les divergences entre deux documents d’une même adhésion. L’ensemble part au souscripteur, se classe à son nom et reste ouvert à vos gestionnaires. Une fois cette étape franchie, la relation se poursuit dans un espace client, où l’adhérent retrouve ses documents sans vous écrire. La fabrication de ces documents est détaillée sur parcours avec génération de contrat PDF.
Ce que la mutuelle, l’assurance et la formation demandent de différent
Une adhésion de mutuelle se joue sur le foyer : ayants droit à rattacher, dates d’effet à caler sur la fin d’un contrat précédent, radiation à justifier. Vous gérez des personnes liées entre elles, pas un souscripteur isolé. Une erreur de rattachement se répercute alors sur plusieurs fiches à la fois, jamais sur une seule, ce qui change la façon de contrôler un dossier avant validation. Le cas est développé sur parcours d’adhésion pour mutuelle.
En assurance, c’est le risque qui commande. Le questionnaire conditionne les garanties proposées et le tarif, certaines réponses envoient le dossier en examen manuel, et la démarche s’interrompt alors proprement et le dossier revient à un conseiller. Le souscripteur voit où en est sa demande pendant cette reprise en main humaine, plutôt que de rester sans nouvelles. Ce fonctionnement est traité sur souscription en ligne pour assurance.
Un organisme de formation, lui, croise trois choses à la fois. Un candidat, une session avec ses places et ses prérequis, un financeur qui n’est pas toujours le candidat : chacun des trois peut bloquer les deux autres, et la convention à produire pour l’employeur dépend des trois. Une place qui se libère après un désistement doit revenir dans les sessions ouvertes sans qu’un gestionnaire ait à y repenser. Le sujet est repris sur inscription en ligne pour organisme de formation.
Vos dossiers signés restent lisibles en dehors du parcours
Un adhérent qui vous écrit longtemps après sa signature pose toujours la même question : qu’est-ce que j’ai signé exactement. Y répondre suppose de rouvrir son contrat tel qu’il était ce jour-là, et de le rouvrir vite.
Nous produisons donc chaque contrat et chaque justificatif dans des formats que n’importe quel poste ouvre sans logiciel particulier, et l’export complet se déclenche depuis votre espace de traitement, sans nous solliciter. Cette exigence oriente des choix techniques dès le cadrage, et elle vaut pour le code du tunnel d’inscription lui-même, qui vous revient avec le reste.
